Vốn điều lệ của công ty sinh ra từ chia hoặc tách được hình thành chủ yếu từ phần tài sản, quyền và nghĩa vụ được chuyển sang theo phương án, chứ không phải tiền các thành viên bỏ thêm. Vì vậy con số này phải bám vào bảng phân chia tài sản đã được thông qua, và phải khớp với phần vốn góp hoặc cổ phần mà mỗi người nhận ở công ty mới.
Ngoài vốn, công ty mới còn ba câu hỏi đăng ký phải trả lời: đặt tên gì để không trùng và không gây nhầm lẫn với công ty cũ, đặt trụ sở ở đâu khi còn dùng chung mặt bằng, và ai làm người đại diện theo pháp luật. Bài đi lần lượt từng câu, kèm những lỗi làm hồ sơ bị trả.
Vốn điều lệ công ty mới đến từ đâu
Ở công ty thành lập bình thường, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản các thành viên cam kết góp. Ở công ty sinh ra từ chia, tách, phần lớn tài sản đó đã nằm sẵn trong công ty cũ và được chuyển sang theo nghị quyết. Mỗi thành viên hoặc cổ đông nhận phần vốn góp, cổ phần ở công ty mới tương ứng với phần họ đã có ở công ty cũ, theo cách thức chuyển đổi ghi trong nghị quyết.
Điều đó dẫn tới một ràng buộc kế toán: tổng giá trị tài sản thuần (tài sản trừ nghĩa vụ) chuyển sang công ty mới phải đủ để làm nền cho vốn điều lệ đã đăng ký. Đăng ký vốn điều lệ cao hơn nhiều so với tài sản thuần thực nhận nghĩa là có một phần vốn chưa ai góp; đăng ký thấp hơn thì phần chênh phải được hạch toán ở đâu đó, thường là vào các khoản vốn chủ sở hữu khác. Cách hạch toán cụ thể là việc của kế toán và người tư vấn thuế; điều bạn cần nắm là con số đăng ký không được chọn tuỳ hứng.
Nếu các thành viên muốn công ty mới có vốn lớn hơn phần tài sản được chuyển sang, họ có thể cam kết góp thêm. Khi đó hồ sơ phải phân biệt phần vốn hình thành từ việc chia, tách và phần góp mới, cùng thời hạn góp đủ phần mới theo luật. Đơn giản nhất là làm tuần tự: đăng ký công ty mới với vốn bằng phần được chuyển sang, ổn định rồi mới tăng vốn.
Ví dụ giả định: chia công ty B thành hai
Công ty B (công ty TNHH hai thành viên, vốn điều lệ hai tỷ đồng, hai thành viên góp đều) chia thành công ty B1 và B2. Số liệu dưới đây hoàn toàn là ví dụ giả định để minh hoạ cách các con số phải khớp với nhau.
| Khoản | Công ty B1 | Công ty B2 | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tài sản nhận | Một tỷ sáu trăm triệu | Một tỷ bốn trăm triệu | Theo bảng phân giao tài sản |
| Nghĩa vụ nhận | Sáu trăm triệu | Bốn trăm triệu | Theo bảng phân giao nợ, đã có thoả thuận với chủ nợ |
| Tài sản thuần | Một tỷ | Một tỷ | Tài sản trừ nghĩa vụ |
| Vốn điều lệ đăng ký | Một tỷ | Một tỷ | Khớp tài sản thuần |
| Chủ sở hữu | Thành viên thứ nhất | Thành viên thứ hai | Chia theo cách mỗi người sang một công ty |
Trong ví dụ, mỗi công ty mới trở thành công ty TNHH một thành viên vì chỉ có một chủ. Nếu muốn giữ cả hai người ở cả hai công ty, phương án sẽ khác, và vốn của mỗi người ở mỗi công ty phải được tính lại theo tỷ lệ đã thoả thuận.
Khi tài sản thuần hai bên không bằng nhau trong khi vốn cũ hai người góp đều, phần chênh cần một cơ chế bù rõ ràng trong nghị quyết, bằng tiền hoặc bằng nhận thêm nghĩa vụ. Thiếu cơ chế này là nguồn tranh chấp phổ biến nhất sau khi chia.
Đặt tên công ty mới: tránh trùng và tránh gây nhầm lẫn
Tên công ty mới phải tuân theo quy tắc đặt tên doanh nghiệp chung: không trùng, không gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc, không dùng từ ngữ bị cấm. Rắc rối riêng của chia, tách là người ta thường muốn giữ "họ" của tên cũ để khách hàng nhận ra, kiểu thêm chữ cái, số thứ tự hoặc địa danh vào sau tên gốc.
Ở trường hợp tách, công ty bị tách vẫn đang dùng tên gốc, nên tên công ty được tách chỉ khác vài ký hiệu rất dễ bị coi là gây nhầm lẫn. Ở trường hợp chia, khi công ty bị chia chưa chấm dứt thì tên của nó vẫn còn trên hệ thống. Bạn nên tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước, chuẩn bị hai, ba phương án tên và hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh nếu phân vân.
Tên cũng liên quan tới nhãn hiệu. Nếu tên gốc của công ty đã được đăng ký làm nhãn hiệu, quyền với nhãn hiệu không tự động đi theo tên doanh nghiệp mới. Việc ai giữ nhãn hiệu sau chia, tách nên được ghi trong phương án và làm thủ tục riêng với cơ quan sở hữu trí tuệ; phần này bạn có thể đọc thêm ở các trang chuyên về nhãn hiệu.
Trụ sở công ty mới: dùng chung mặt bằng có được không
Trụ sở chính phải có địa chỉ xác định, liên lạc được, gồm số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, tên xã, phường, đặc khu và tỉnh, thành phố theo đơn vị hành chính hiện hành. Sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp, địa chỉ không còn cấp huyện; nếu giấy tờ thuê nhà của bạn vẫn ghi địa chỉ theo đơn vị cũ, hãy chuẩn hoá theo tên xã, phường mới khi kê khai.
Nhiều công ty mới sau khi tách vẫn ở chung toà nhà, chung xưởng với công ty bị tách trong thời gian đầu. Luật không cấm hai doanh nghiệp đăng ký trụ sở trong cùng một toà nhà, nhưng mỗi công ty cần có quyền sử dụng hợp pháp phần diện tích của mình. Cách thường làm là công ty cũ cho công ty mới thuê lại hoặc ký hợp đồng thuê ba bên với chủ nhà. Đọc kỹ hợp đồng thuê gốc: nhiều hợp đồng cấm cho thuê lại khi chưa được chủ nhà đồng ý.
Không được dùng căn hộ chung cư có chức năng để ở làm trụ sở. Nếu một bên định chuyển về nhà riêng để giảm chi phí, hãy kiểm tra trước loại nhà đó có được dùng làm địa chỉ trụ sở hay không.
Người đại diện, người quản lý và các chức danh cần chọn
Người đại diện theo pháp luật. Mỗi công ty mới phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, theo điều lệ của chính công ty đó. Trong giai đoạn chuyển tiếp, người này ký hàng loạt biên bản bàn giao với công ty cũ, nên nên chọn người nắm rõ phương án.
Chủ tịch, giám đốc hoặc tổng giám đốc. Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần hội đồng thành viên và chủ tịch; công ty cổ phần cần hội đồng quản trị hoặc mô hình quản trị khác theo luật. Các chức danh này được bầu hoặc bổ nhiệm ngay khi thông qua điều lệ công ty mới.
Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Không phải nội dung đăng ký doanh nghiệp nhưng cần có ngay từ ngày đầu, vì công ty mới phải ghi nhận tài sản, nghĩa vụ chuyển sang theo đúng bảng phân giao.
Người được uỷ quyền làm việc với ngân hàng và cơ quan thuế. Nên chỉ định sớm để mở tài khoản, đăng ký chữ ký mẫu và xử lý các thủ tục thuế đầu kỳ; phần thuế bạn nhờ người chuyên trách tư vấn.
Ngành nghề và giấy phép của công ty mới
Công ty mới tự kê khai ngành nghề kinh doanh theo hệ thống ngành kinh tế hiện hành. Nguyên tắc dễ nhớ: công ty mới nhận về hoạt động nào, hợp đồng nào thì ngành nghề phải bao được hoạt động đó. Nếu công ty được tách nhận mảng phân phối thiết bị y tế nhưng quên đăng ký ngành bán buôn tương ứng, các hợp đồng nhận về sẽ nằm ngoài phạm vi đã đăng ký và bạn phải làm thêm một lượt đăng ký thay đổi.
Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đăng ký ngành nghề chỉ là bước đầu. Giấy phép con, chứng chỉ, giấy chứng nhận đủ điều kiện thường gắn với pháp nhân được cấp, nên công ty mới phải tự đáp ứng điều kiện và xin cấp, hoặc làm thủ tục điều chỉnh theo quy định riêng của từng ngành. Thời gian chờ có thể dài hơn thời gian đăng ký doanh nghiệp rất nhiều.
Vì vậy, khi lập phương án, hãy liệt kê mọi giấy phép đang có ở công ty cũ, ghi rõ cái nào ở lại, cái nào công ty mới phải xin, và hỏi trước cơ quan cấp phép về khả năng chuyển tiếp. Đừng để công ty mới vận hành mảng có điều kiện trong khi giấy phép vẫn đứng tên công ty khác.
Lỗi thường gặp ở phần thông tin công ty mới
Đây là những lỗi khiến hồ sơ công ty mới bị yêu cầu sửa, gom từ thực tế làm hồ sơ:
- Vốn điều lệ công ty mới không khớp với phần vốn góp, cổ phần mà nghị quyết đã chia cho từng người.
- Ghi tỷ lệ sở hữu ở công ty mới theo cảm tính mà không có cách tính dựa trên phần vốn ở công ty cũ.
- Tên công ty mới chỉ khác tên công ty bị tách một ký tự hoặc một số thứ tự.
- Địa chỉ trụ sở vẫn ghi theo đơn vị hành chính đã bị sắp xếp lại.
- Người đại diện theo pháp luật ghi trong hồ sơ khác với người được bầu trong biên bản họp của công ty mới.
- Ngành nghề đăng ký thiếu mảng hoạt động mà công ty mới nhận về từ công ty cũ, khiến hợp đồng nhận về không khớp phạm vi kinh doanh.
- Không ghi rõ phần vốn nào hình thành từ việc chia, tách và phần nào cam kết góp thêm.
Mỗi lỗi nghe nhỏ, nhưng chỉ cần một lỗi là cả bộ hồ sơ phải nộp lại, kéo dài khoảng thời gian công ty cũ và công ty mới cùng treo. Đọc chéo hồ sơ với chính nghị quyết trước khi bấm nộp là cách rẻ nhất để tránh.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới sau khi chia có bắt buộc cùng loại hình với công ty cũ không?
Không bắt buộc. Công ty mới có thể là công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, miễn là đáp ứng điều kiện của loại hình đó về số lượng thành viên, cổ đông và cơ cấu quản lý. Ví dụ công ty hai thành viên chia ra mỗi người một công ty thì mỗi công ty mới thường là TNHH một thành viên.
Có phải chứng minh đã góp đủ vốn khi đăng ký công ty mới từ việc chia, tách không?
Hồ sơ đăng ký không yêu cầu nộp chứng từ góp vốn theo kiểu ký quỹ, nhưng phần vốn hình thành từ việc chia, tách phải có căn cứ là tài sản thực sự chuyển sang theo biên bản bàn giao. Phần góp thêm bằng tiền thì phải góp trong thời hạn luật định và hạch toán đúng.
Có được dùng lại tên viết tắt của công ty cũ không?
Tên viết tắt cũng phải không trùng, không gây nhầm lẫn với tên viết tắt của doanh nghiệp khác đã đăng ký. Khi công ty bị chia đã chấm dứt tồn tại, khả năng dùng lại cao hơn, nhưng hãy tra cứu trên hệ thống đăng ký và chuẩn bị phương án dự phòng.
Công ty mới có được kế thừa năm thành lập của công ty cũ để làm hồ sơ năng lực không?
Về pháp lý, công ty mới có ngày thành lập riêng. Kinh nghiệm, hợp đồng đã thực hiện của công ty cũ có thể được dẫn chiếu trong một số trường hợp tuỳ quy định của từng lĩnh vực, như đấu thầu. Bạn nên hỏi cơ quan hoặc bên mời thầu cụ thể thay vì tự ghi năm thành lập cũ.
Trụ sở công ty mới có bắt buộc cùng tỉnh với công ty cũ không?
Không bắt buộc. Công ty mới có thể đặt trụ sở ở bất kỳ tỉnh, thành nào, và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở đó. Chỉ lưu ý rằng một số giấy phép, tài sản và người lao động gắn với địa phương cũ có thể kéo theo thủ tục phức tạp hơn.