Khi doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bị bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản mà việc đó ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động; bên hiện tại và bên kế tiếp cùng có trách nhiệm thực hiện phương án đã thông qua. Đây là nghĩa vụ của Bộ luật Lao động 2019, độc lập với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Phương án sử dụng lao động cũng được nhắc tới khi doanh nghiệp cắt giảm vì thay đổi cơ cấu, công nghệ hay lý do kinh tế. Bài này không bàn trường hợp cắt giảm đó mà chỉ đi vào tình huống doanh nghiệp đổi hình hài hoặc đổi chủ, nơi có một vấn đề riêng: có hai người sử dụng lao động cùng dính vào một bản phương án, và thời điểm lập phương án phải khớp với tiến độ thương vụ.
Vì sao tái tổ chức doanh nghiệp cần một phương án riêng
Trong một thương vụ sáp nhập hay bán doanh nghiệp, người lao động là bên duy nhất không ngồi ở bàn đàm phán. Bên bán muốn thoát nghĩa vụ, bên mua muốn bộ máy gọn, cả hai đều có lý do kinh tế chính đáng. Nếu không có một văn bản bắt buộc, người lao động chỉ biết số phận mình khi thương vụ đã xong. Phương án sử dụng lao động là cơ chế pháp luật đặt ra để buộc hai bên trả lời câu hỏi về con người trước khi hoàn tất, và trả lời bằng văn bản.
Điểm đặc thù ở đây là nghĩa vụ không chỉ rơi vào một chủ thể. Luật quy định người sử dụng lao động hiện tại và người sử dụng lao động kế tiếp có trách nhiệm thực hiện phương án đã được thông qua. Như vậy, bên mua hay công ty nhận sáp nhập không thể lấy lý do phương án do chủ cũ lập để đứng ngoài. Ngược lại, bên bán cũng không thể đẩy hết cho bên mua bằng một câu trong hợp đồng mua bán.
Với trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, luật đặt trách nhiệm lập phương án lên người sử dụng lao động trước đó. Lý do dễ hiểu: bên này đang quản lý người lao động, có đủ dữ liệu, và là bên quyết định bán. Trong thực tế, bên mua thường tham gia soạn vì họ là người biết sau này cần bao nhiêu người.
Nội dung chính của một phương án sử dụng lao động
Bộ luật Lao động liệt kê những nhóm nội dung phương án phải có. Diễn đạt lại theo ngôn ngữ thường ngày, một phương án đầy đủ cần trả lời được các câu sau:
- Ai tiếp tục làm việc, ai được đưa đi đào tạo lại để tiếp tục làm việc: danh sách và số lượng.
- Ai nghỉ hưu: người đã đủ điều kiện hưởng lương hưu trong giai đoạn tái tổ chức.
- Ai chuyển sang làm không trọn thời gian, nếu có.
- Ai phải chấm dứt hợp đồng lao động: danh sách, số lượng và căn cứ.
- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án; với tái tổ chức thì "các bên liên quan" thường chính là người sử dụng lao động kế tiếp.
- Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án, ví dụ khoản dự phòng để trả trợ cấp mất việc làm, chi phí đào tạo lại.
Một phương án chỉ có câu chung chung như "sẽ sắp xếp hợp lý toàn bộ lao động" là phương án chưa đạt. Phần danh sách là phần quan trọng nhất, vì nó cho từng người biết mình nằm ở đâu. Khi danh sách chưa chốt được tên, ít nhất phải chốt được tiêu chí và số lượng theo từng nhóm.
Ai làm gì với phương án trong từng loại thương vụ
Vai trò của các bên khác nhau tuỳ thương vụ. Bảng dưới gom những gì thường gặp; khi thương vụ có cấu trúc phức tạp, các bên nên ghi phân công vào văn bản riêng.
| Thương vụ | Bên thường đứng ra lập | Bên cùng chịu trách nhiệm thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Sáp nhập | Công ty bị sáp nhập và công ty nhận sáp nhập cùng chuẩn bị | Công ty nhận sáp nhập sau thương vụ | Xét cả người lao động của bên nhận sáp nhập nếu bị ảnh hưởng |
| Hợp nhất | Các công ty tham gia hợp nhất | Công ty hợp nhất | Phương án nên có trước khi ký hợp đồng hợp nhất |
| Chia, tách | Công ty bị chia hoặc bị tách | Các công ty mới, công ty được tách | Gắn với nội dung nghị quyết chia, tách |
| Bán doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp bán | Người mua | Luật Doanh nghiệp yêu cầu hai bên tuân thủ pháp luật lao động |
| Chuyển nhượng tài sản, nhà máy | Người sử dụng lao động trước đó | Bên nhận tài sản nếu tiếp nhận lao động | Hay gặp khi bán một xưởng, một chuỗi cửa hàng |
Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thường không ảnh hưởng việc làm vì người lao động ở nguyên chỗ; khi đó có thể không cần phương án. Nhưng nếu chuyển đổi đi kèm sắp xếp lại bộ máy làm nhiều người mất việc hoặc đổi việc, nghĩa vụ lập phương án vẫn đặt ra.
Lập lúc nào để khớp với tiến độ thương vụ
Sai lầm phổ biến là lập phương án sau khi đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Lúc đó mọi thứ đã xong, người lao động chỉ còn được thông báo. Cách làm đúng tinh thần luật là để phương án đi song song với các văn bản quyết định thương vụ: nghị quyết chia, tách có nội dung phương án sử dụng lao động; hợp đồng sáp nhập, hợp nhất cũng cần đề cập phương án này.
Một mốc thời gian hợp lý thường là: khi các bên đã thống nhất cấu trúc thương vụ và bắt đầu soạn văn bản quyết định, nhân sự hai bên ngồi lại dựng danh sách và tiêu chí. Khi văn bản quyết định được thông qua, phương án cũng được thông qua. Sau đó phương án được công khai cho người lao động trong thời hạn luật định, và chỉ khi đó các bước chấm dứt hợp đồng, nếu có, mới được tiến hành.
Với thương vụ mua bán có thoả thuận bảo mật, bên bán thường lo việc lập phương án sớm sẽ làm lộ thông tin. Đây là căng thẳng có thật. Cách xử lý phổ biến là chuẩn bị bản nháp trong nhóm nhỏ trước, rồi khi thương vụ được công bố thì tiến hành trao đổi với tổ chức đại diện người lao động và hoàn thiện. Điều không nên làm là bỏ qua bước trao đổi với lý do bảo mật.
Trình tự thông qua và thực hiện
Trình tự dưới đây tổng hợp các bước luật yêu cầu và những bước thực tế nên có. Thời hạn cụ thể của từng bước nên đối chiếu quy định hiện hành.
- Thu thập dữ liệu người lao động của các bên: hợp đồng, vị trí, thâm niên, tình trạng đặc biệt như mang thai, nuôi con nhỏ, đang tạm hoãn hợp đồng.
- Xác định nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp sau thương vụ và tiêu chí giữ lại, đào tạo lại, bố trí khác.
- Soạn phương án gồm đủ các nhóm nội dung luật yêu cầu, kèm danh sách và nguồn tài chính.
- Trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo quy định.
- Người có thẩm quyền của doanh nghiệp thông qua phương án.
- Công khai phương án cho người lao động biết trong thời hạn luật định kể từ khi được thông qua.
- Thực hiện: ký phụ lục với người tiếp tục làm việc, tổ chức đào tạo lại, giải quyết chấm dứt hợp đồng và chi trả quyền lợi cho người không được bố trí.
Khi phải chấm dứt hợp đồng với một số người theo phương án, doanh nghiệp còn phải thông báo cho cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh, nay là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, theo trình tự luật định. Chi tiết của bước chấm dứt hợp đồng thuộc mảng chấm dứt hợp đồng lao động; ở đây chỉ nhắc rằng nó phải đi sau, không đi trước phương án.
Những lỗi khiến phương án dễ bị phản đối
Chỉ có số, không có tên hay tiêu chí. Người lao động không biết mình thuộc nhóm nào thì không thể góp ý, và tổ chức đại diện cũng không thể làm việc của mình.
Bỏ quên người của bên nhận. Trong sáp nhập, bên nhận sáp nhập thường chỉ tính người từ bên bị sáp nhập, trong khi chính bộ phận của mình cũng bị trùng chức năng.
Không có nguồn tài chính. Một phương án ghi chấm dứt hợp đồng với hai mươi người mà không nói tiền trợ cấp lấy từ đâu, bên nào trả, là phương án khó thực hiện.
Không phân biệt nhóm được bảo vệ. Người lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ có những bảo vệ riêng; đưa họ vào danh sách chấm dứt mà không xét các bảo vệ này là rủi ro pháp lý rõ ràng.
Đổi phương án sau khi đã công khai mà không trao đổi lại. Thương vụ thay đổi là chuyện bình thường, nhưng phương án mới cần đi lại các bước trao đổi, không chỉ thay danh sách rồi dán lên bảng tin.
Ví dụ giả định: sáp nhập hai công ty vận tải
Ví dụ giả định: Công ty vận tải X ở Hải Phòng có 120 người, sáp nhập vào Công ty Y cùng thành phố có 300 người. Sau khi gộp, đội xe và tài xế của hai bên đều cần, nhưng hai phòng điều độ, hai phòng kế toán và hai bộ phận chăm sóc khách hàng trùng chức năng. Ước tính có khoảng 25 vị trí văn phòng dư ra, rải ở cả hai công ty.
Phương án của hai bên chia người thành bốn nhóm. Nhóm tài xế, phụ xe, thợ sửa chữa tiếp tục làm việc, chỉ ký phụ lục ghi nhận Công ty Y là người sử dụng lao động. Nhóm văn phòng được xét theo tiêu chí công khai gồm vị trí còn cần, kỹ năng và nguyện vọng; một số người được đào tạo lại để chuyển sang điều phối kho bãi, mảng Y đang mở rộng. Hai người đủ điều kiện nghỉ hưu trong năm được trao đổi riêng. Những người còn lại không bố trí được thuộc nhóm chấm dứt hợp đồng, có danh sách, có dự toán trợ cấp mất việc làm và ghi rõ Công ty Y chi trả từ quỹ dự phòng đã trích.
Điều đáng chú ý trong ví dụ là danh sách xét cả người của Công ty Y, không chỉ người từ X chuyển sang. Một phương án chỉ cắt người của bên bị sáp nhập trong khi bên nhận giữ nguyên dễ bị coi là thiếu khách quan, và chính người lao động của X sẽ là những người đầu tiên đặt câu hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Bán doanh nghiệp thì bên bán hay bên mua lập phương án sử dụng lao động?
Với trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, luật đặt việc lập phương án cho người sử dụng lao động trước đó, tức bên bán. Bên mua là người sử dụng lao động kế tiếp và cùng chịu trách nhiệm thực hiện phương án đã thông qua.
Thương vụ không ai bị mất việc thì có cần phương án không?
Nghĩa vụ lập phương án gắn với việc thay đổi làm ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động. Nếu thật sự không ai bị ảnh hưởng, có thể không cần. Tuy nhiên, đổi người sử dụng lao động, đổi nơi làm việc cũng là ảnh hưởng; doanh nghiệp nên đánh giá cẩn thận.
Doanh nghiệp không có công đoàn thì trao đổi với ai?
Luật yêu cầu trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Khi không có tổ chức này, doanh nghiệp vẫn nên tổ chức đối thoại trực tiếp với người lao động, lập biên bản ghi nhận ý kiến, để phương án minh bạch và dễ được chấp nhận.
Người lao động có quyền phản đối phương án không?
Người lao động góp ý qua tổ chức đại diện và qua đối thoại tại nơi làm việc. Nếu phương án được thông qua mà việc thực hiện vi phạm quyền lợi của mình, người lao động có thể khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động theo trình tự luật định.
Phương án đã thông qua có bị thay đổi được không?
Có thể thay đổi khi hoàn cảnh thương vụ thay đổi, nhưng phương án sửa đổi nên đi lại các bước trao đổi ý kiến và công khai như bản ban đầu. Thay âm thầm danh sách sau khi đã công khai dễ dẫn đến tranh chấp.
Ai trả trợ cấp mất việc cho người không được bố trí việc làm?
Người phải chấm dứt hợp đồng theo phương án được trả trợ cấp mất việc làm. Bên trả cụ thể nên ghi rõ trong phương án và trong thoả thuận giữa bên hiện tại với bên kế tiếp; dù thoả thuận thế nào, người lao động vẫn được bảo đảm nhận đủ.