Chi nhánh không thể "đổi tên" thành công ty, vì chi nhánh không có tư cách pháp nhân mà chỉ là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Muốn chi nhánh trở thành công ty riêng, bạn phải lập một pháp nhân mới bằng một trong ba đường: tách công ty, góp vốn lập công ty con, hoặc để người quản lý chi nhánh lập công ty và mua lại hoạt động. Sau đó mới chấm dứt hoạt động chi nhánh.
Câu hỏi này hay đến từ doanh nghiệp có chi nhánh ở tỉnh khác đã lớn, có khách hàng riêng, đội ngũ riêng, và người phụ trách muốn tự chủ hơn. Bài so ba đường theo những tiêu chí thực tế, rồi liệt kê việc phải làm để khép chi nhánh mà không bỏ sót.
Vì sao chi nhánh không tự đổi thành công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Chi nhánh có mã số đơn vị phụ thuộc, có thể có con dấu, tài khoản ngân hàng, hạch toán riêng, nhưng tài sản của chi nhánh vẫn là tài sản của doanh nghiệp và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi nghĩa vụ chi nhánh phát sinh.
Vì vậy không có thủ tục nào biến chi nhánh thành pháp nhân bằng cách thay đổi đăng ký. Pháp nhân mới phải được thành lập theo một trong các hình thức luật cho phép, sau đó tài sản, hợp đồng, người lao động gắn với chi nhánh được chuyển sang, và chi nhánh cũ được chấm dứt.
Hiểu điểm này giúp bạn tránh một lỗi phổ biến: tiếp tục ký hợp đồng mới dưới tên chi nhánh trong lúc chờ công ty mới, rồi đến khi đóng chi nhánh thì không rõ hợp đồng đó thuộc ai. Từ ngày quyết định chuyển, mọi hợp đồng mới nên được tính sẵn đơn vị kế thừa.
Một hệ quả khác: vì doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho mọi nghĩa vụ của chi nhánh, việc chi nhánh ra riêng không làm những nghĩa vụ đã phát sinh tự biến mất. Chúng chỉ đổi người gánh khi có cơ chế pháp lý cho phép, như thoả thuận với chủ nợ hoặc quy tắc kế thừa khi tách.
Ba con đường để đưa chi nhánh ra riêng
Tách công ty. Công ty thông qua nghị quyết tách, chuyển phần tài sản, hợp đồng, người lao động gắn với chi nhánh sang công ty được tách; một số thành viên hoặc cổ đông chuyển sang làm chủ công ty mới. Phù hợp khi người phụ trách chi nhánh đã là thành viên, cổ đông và muốn sở hữu phần đó. Hai công ty liên đới với nợ cũ, trừ thoả thuận với chủ nợ.
Góp vốn lập công ty con. Công ty mẹ lập công ty con ở địa phương của chi nhánh, góp vốn bằng tiền hoặc tài sản đang dùng ở chi nhánh, rồi chuyển hợp đồng và người lao động sang với sự đồng ý của họ. Phù hợp khi công ty muốn giữ quyền kiểm soát nhưng cần pháp nhân riêng ở địa phương.
Người khác lập công ty và mua lại hoạt động. Người quản lý chi nhánh hoặc nhà đầu tư tự lập công ty mới, sau đó mua tài sản, nhận chuyển giao hợp đồng và tuyển lại người lao động từ chi nhánh theo các hợp đồng mua bán riêng. Đây thực chất là bán một phần hoạt động kinh doanh, cần định giá, hợp đồng mua bán và cam kết rõ ràng giữa hai bên.
Chọn đường theo bốn câu hỏi
Bảng dưới giúp bạn khoanh vùng nhanh. Mỗi tình huống thật có thể có thêm yếu tố làm đổi lựa chọn.
| Câu hỏi | Tách công ty | Công ty con | Bán cho công ty mới |
|---|---|---|---|
| Ai làm chủ công ty mới? | Thành viên, cổ đông chuyển sang | Công ty mẹ | Người mua |
| Nợ cũ của chi nhánh? | Liên đới hai công ty, trừ thoả thuận | Ở lại công ty mẹ, trừ khi chuyển giao | Ở lại công ty bán, trừ khi người mua nhận |
| Người lao động? | Theo phương án sử dụng lao động | Đồng ý chấm dứt và ký mới | Đồng ý chấm dứt và ký mới |
| Công ty mẹ còn kiểm soát? | Không, trừ khi vẫn là thành viên chung | Có | Không |
Nếu chi nhánh đang có quyền sử dụng đất, khoản vay riêng, hợp đồng dài hạn giá trị lớn hoặc người phụ trách chi nhánh và chủ công ty có bất đồng, hãy hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc mời luật sư xem phương án trước khi chọn đường.
Chuẩn bị gì trước khi chọn đường
Trước khi bàn đường nào, hãy có trong tay một bức tranh đầy đủ về chi nhánh. Kế toán lập báo cáo riêng của chi nhánh tại một ngày chốt: tài sản đang dùng, hàng tồn, công nợ phải thu và phải trả phát sinh từ chi nhánh. Bộ phận nhân sự lập danh sách người lao động đang làm ở chi nhánh, loại hợp đồng, thời gian làm việc, các khoản đang treo. Người phụ trách chi nhánh liệt kê hợp đồng đang thực hiện, giấy phép cấp cho chi nhánh, mặt bằng đang thuê.
Kế đến là câu hỏi về con người: người phụ trách chi nhánh có phải thành viên, cổ đông của công ty không, có muốn và có khả năng làm chủ không, công ty mẹ có muốn tiếp tục giữ quyền kiểm soát không. Câu trả lời ở đây quyết định phần lớn lựa chọn giữa ba đường.
Cuối cùng là yếu tố ngân hàng và chủ nợ. Nếu công ty đang có khoản vay mà tài sản bảo đảm nằm ở chi nhánh, hoặc chi nhánh có những nhà cung cấp lớn bán chịu, cần biết trước họ sẽ phản ứng thế nào. Một cuộc gặp sớm với ngân hàng có thể quyết định đường nào khả thi về mặt thời gian.
Khép chi nhánh sau khi công ty mới đã hoạt động
Dù đi đường nào, chi nhánh cũ cũng phải được chấm dứt đúng thủ tục. Trình tự thường gặp:
- Hoàn tất chuyển giao: tài sản, hợp đồng, người lao động của chi nhánh đã sang công ty mới hoặc đã được xử lý.
- Thanh toán hoặc phân giao xong các khoản nợ phát sinh từ hoạt động chi nhánh, có văn bản xác nhận với chủ nợ.
- Làm thủ tục với cơ quan thuế để đóng mã số đơn vị phụ thuộc, theo hướng dẫn của bên tư vấn thuế.
- Chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động thuộc chi nhánh, chuyển đơn vị tham gia nếu họ sang công ty mới.
- Đóng tài khoản ngân hàng của chi nhánh sau khi đã chuyển hết số dư và báo khách hàng đổi thông tin thanh toán.
- Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở, theo hướng dẫn hiện hành.
- Thu hồi con dấu của chi nhánh, lưu trữ hồ sơ chứng từ của chi nhánh theo thời hạn luật định.
Thứ tự giữa bước thuế và bước đăng ký có thể thay đổi theo hướng dẫn từng thời kỳ; hỏi trước nơi tiếp nhận để không phải nộp lại.
Những điểm dễ sót khi chuyển chi nhánh
Hợp đồng thuê mặt bằng của chi nhánh thường đứng tên công ty, có ghi tên chi nhánh. Công ty mới muốn tiếp tục ở đó phải ký lại hoặc ký phụ lục ba bên với chủ nhà. Tiền đặt cọc cũng cần được ghi rõ chuyển cho ai, nếu không khi trả mặt bằng sau này sẽ không biết ai được nhận lại.
Giấy phép con cấp cho chi nhánh, như giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm của một cơ sở, gắn với công ty và địa điểm. Khi chủ thể đổi sang công ty mới, thường phải xin lại hoặc làm thủ tục điều chỉnh. Hỏi trước cơ quan cấp phép để biết công ty mới có được hoạt động trong lúc chờ không.
Tài khoản bán hàng trên mạng, trang mạng xã hội, số tổng đài, tên miền đang dùng cho chi nhánh cũng là tài sản. Ghi chúng vào bảng chuyển giao, đổi chủ thể đăng ký theo quy định của nhà cung cấp, để tránh trường hợp sau khi tách, khách vẫn liên hệ vào kênh do công ty cũ kiểm soát.
Cuối cùng là dữ liệu khách hàng. Việc chuyển danh sách khách hàng sang pháp nhân khác phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; với khách là cá nhân, nên có cơ chế thông báo và tôn trọng quyền của họ.
Ví dụ giả định: chi nhánh ở Đà Nẵng của một công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh
Công ty E có trụ sở ở Thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh ở Đà Nẵng chuyên phân phối thiết bị văn phòng cho khu vực miền Trung. Người phụ trách chi nhánh đồng thời là thành viên góp vốn của công ty. Sau vài năm, hai bên thống nhất để chi nhánh thành công ty riêng do người phụ trách làm chủ, công ty E vẫn cung cấp hàng cho công ty mới.
Đường phù hợp ở đây là tách công ty: người phụ trách mang phần vốn của mình sang công ty được tách ở Đà Nẵng, cùng hàng tồn, xe giao hàng, hợp đồng với khách miền Trung và đội ngũ chi nhánh theo phương án sử dụng lao động. Khoản nợ nhà cung cấp phát sinh tại chi nhánh được thoả thuận chuyển sang công ty mới, có xác nhận của nhà cung cấp. Sau khi công ty mới đi vào hoạt động, công ty E làm thủ tục chấm dứt chi nhánh. Quan hệ cung cấp hàng giữa hai công ty từ đây là quan hệ mua bán giữa hai pháp nhân, cần hợp đồng riêng.
Nếu người phụ trách chi nhánh không phải thành viên của công ty E, đường tách sẽ không dùng được theo cách trên. Khi đó hai bên thường chọn giữa công ty con, với người phụ trách được mời góp một phần vốn, và đường bán hoạt động cho công ty do người phụ trách tự lập. Đường thứ hai cần định giá hàng tồn, tài sản, và một hợp đồng mua bán ghi rõ hợp đồng nào được chuyển giao, khách hàng nào công ty E cam kết không cạnh tranh trong một thời gian hợp lý, cùng trách nhiệm bảo hành với hàng đã bán trước đó.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh có tự đứng ra thành lập công ty được không?
Không. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân nên không thể là chủ sở hữu hay thành viên của công ty khác. Chính doanh nghiệp có chi nhánh mới có quyền góp vốn lập công ty, còn người phụ trách chi nhánh nếu muốn làm chủ thì tham gia với tư cách cá nhân.
Có thể giữ mã số của chi nhánh cho công ty mới không?
Không. Mã số đơn vị phụ thuộc của chi nhánh gắn với doanh nghiệp chủ quản. Công ty mới được cấp mã số doanh nghiệp riêng, còn mã số của chi nhánh bị đóng khi chi nhánh chấm dứt hoạt động.
Đóng chi nhánh trước rồi mới lập công ty mới có được không?
Về pháp lý thì được, nhưng hoạt động kinh doanh sẽ bị gián đoạn: khách hàng không có ai ký hợp đồng, người lao động không có người sử dụng lao động. Thông thường nên lập công ty mới, chuyển giao xong rồi mới đóng chi nhánh.
Người lao động ở chi nhánh có buộc phải chuyển sang công ty mới không?
Nếu đi đường tách công ty, việc chuyển theo phương án sử dụng lao động, người không được bố trí được hưởng chế độ theo quy định. Nếu đi đường công ty con hoặc bán cho công ty mới, cần sự đồng ý của từng người để chấm dứt hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới.
Chi nhánh ở tỉnh khác đã sáp nhập tên tỉnh thì làm hồ sơ ghi địa chỉ thế nào?
Ghi theo tên đơn vị hành chính hiện hành sau sắp xếp, gồm xã hoặc phường và tỉnh hoặc thành phố mới. Nếu thông tin đăng ký chi nhánh trên hệ thống còn ghi địa chỉ cũ, hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh về việc cập nhật trước khi nộp hồ sơ chấm dứt.