Tách công ty là làm hai thủ tục đăng ký cùng lúc: đăng ký doanh nghiệp cho công ty được tách, và đăng ký thay đổi cho công ty bị tách ở những nội dung bị ảnh hưởng như vốn điều lệ, thành viên hoặc cổ đông. Cả hai cùng dựa trên một nghị quyết tách, và con số ở hai bộ hồ sơ phải khớp nhau tới từng đồng.
Khác với chia, công ty cũ không biến mất. Nó giữ tên, mã số, con dấu, tài khoản, giấy phép, và tiếp tục sống với phần tài sản còn lại. Chính vì vậy nhiều người làm tách khá chủ quan, rồi vấp ở chỗ ít ai ngờ: vốn điều lệ sau tách không khớp, danh sách thành viên cũ chưa cập nhật, hợp đồng tưởng đã chuyển mà đối tác chưa hề đồng ý. Bài này đi theo đúng những chỗ đó.
Ba cách sắp xếp thành viên, cổ đông khi tách
Một phần thành viên hoặc cổ đông ra đi cùng phần vốn của họ. Một số thành viên, cổ đông cùng phần vốn góp hoặc cổ phần tương ứng chuyển sang công ty được tách, và phần vốn, cổ phần tương ứng của họ ở công ty bị tách giảm đi. Đây là cách thường dùng khi các nhóm chủ muốn mỗi bên giữ một mảng kinh doanh riêng mà vẫn để lại công ty gốc cho nhóm còn lại.
Tất cả thành viên hoặc cổ đông cùng có mặt ở công ty được tách. Tất cả thành viên, cổ đông cùng phần vốn tương ứng chuyển sang công ty được tách theo phương án. Kết quả là hai công ty có cùng một nhóm chủ, chia nhau tài sản và hoạt động. Cách này hợp khi muốn cô lập một mảng có rủi ro riêng hoặc cần pháp nhân riêng để xin giấy phép, gọi vốn.
Kết hợp hai cách trên. Luật cho phép phối hợp, ví dụ một số thành viên chỉ ở công ty được tách, số khác có mặt ở cả hai. Càng phối hợp thì bảng phân chia vốn càng cần được kế toán tính kỹ, vì mỗi dòng thay đổi đều phải hiện lên trong hồ sơ đăng ký thay đổi của công ty bị tách.
Nghị quyết tách: phần nào khác với nghị quyết chia
Thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết của nghị quyết tách đi theo quy tắc của việc tổ chức lại công ty, giống như chia. Nội dung thì có vài điểm riêng mà bạn nên ghi thật cụ thể. Thứ nhất, tên và trụ sở của công ty bị tách, tên dự kiến của công ty được tách. Thứ hai, cách thức tách, tức chọn một trong ba cách sắp xếp vừa nêu, kèm danh sách thành viên, cổ đông và phần vốn ở cả hai công ty sau tách.
Thứ ba, giá trị tài sản, quyền và nghĩa vụ chuyển sang công ty được tách, lập thành phụ lục chi tiết. Thứ tư, phương án sử dụng lao động cho nhóm người chuyển đi. Thứ năm, thời hạn thực hiện. Và cuối cùng, cách giải quyết nghĩa vụ chưa thanh toán: luật mặc định hai công ty cùng liên đới, nếu muốn phân giao khác thì phải có thoả thuận với chủ nợ, khách hàng và người lao động liên quan.
Giống như chia, nghị quyết tách phải được gửi tới tất cả chủ nợ và thông báo tới người lao động trong thời hạn luật định ngắn sau khi thông qua. Đừng nghĩ rằng vì công ty cũ vẫn còn nên chủ nợ không cần biết. Chủ nợ có quyền đánh giá việc tài sản rời khỏi công ty có ảnh hưởng tới khả năng trả nợ hay không, và thông báo đầy đủ là cách bảo vệ chính bạn trước cáo buộc tẩu tán tài sản.
Hai bộ hồ sơ chạy song song
Bảng dưới tách riêng việc của từng công ty. Thành phần hồ sơ chi tiết và mẫu biểu bạn đối chiếu hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
| Việc | Công ty được tách (mới) | Công ty bị tách (cũ) |
|---|---|---|
| Loại thủ tục | Đăng ký doanh nghiệp lần đầu | Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp |
| Giấy tờ gốc | Hồ sơ theo loại hình chọn: giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ pháp lý của người góp vốn | Thông báo thay đổi vốn điều lệ, thành viên hoặc cổ đông, người đại diện nếu đổi |
| Giấy tờ chung | Nghị quyết hoặc quyết định tách, biên bản họp | Cùng nghị quyết tách, biên bản họp |
| Nơi nộp | Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở công ty được tách | Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty bị tách đặt trụ sở |
| Kết quả | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số mới | Thông tin đăng ký được cập nhật, giữ mã số cũ |
Nếu hai công ty đặt trụ sở ở hai tỉnh, thành khác nhau, hai bộ hồ sơ được xử lý ở hai Phòng Đăng ký kinh doanh khác nhau. Khi đó càng cần thống nhất số liệu trước khi nộp, vì không có ai đối chiếu giúp bạn giữa hai nơi.
Thứ tự nộp cụ thể, như có phải chờ công ty được tách có giấy chứng nhận rồi mới đăng ký thay đổi cho công ty bị tách hay không, có thể khác nhau theo hướng dẫn từng thời kỳ; hãy hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh trước để khỏi nộp sai lượt.
Vốn điều lệ sau tách: chỗ hay lệch nhất
Khi thành viên hoặc cổ đông mang phần vốn sang công ty được tách, vốn điều lệ của công ty bị tách giảm tương ứng. Con số giảm phải khớp ba nơi: nghị quyết tách, hồ sơ đăng ký thay đổi của công ty bị tách, và vốn điều lệ ghi trong hồ sơ của công ty được tách. Lệch một nơi là hồ sơ bị yêu cầu sửa.
Nguyên nhân lệch thường gặp là lẫn giữa vốn điều lệ và giá trị tài sản. Ví dụ giả định: công ty A có vốn điều lệ ba tỷ đồng, ba thành viên góp đều. Một thành viên muốn tách ra cùng xưởng in có giá trị sổ sách một tỷ hai trăm triệu đồng. Phần vốn của thành viên đó trong vốn điều lệ là một tỷ, còn tài sản mang theo lại lớn hơn. Phương án phải nói rõ phần chênh xử lý thế nào: thành viên đó bù tiền, nhận thêm nghĩa vụ nợ tương ứng, hay các bên chấp nhận điều chỉnh tỷ lệ. Nếu không, các thành viên ở lại sẽ thấy mình thiệt và nghị quyết rất dễ bị khiếu nại.
Cũng cần nhớ rằng giảm vốn điều lệ do tách là một trường hợp riêng, khác với giảm vốn bằng cách hoàn trả tiền cho thành viên. Tuy vậy, chủ nợ vẫn được bảo vệ bằng quy tắc liên đới, nên đừng vì vốn điều lệ công ty cũ giảm mà coi như trách nhiệm cũ cũng giảm theo.
Liên đới nghĩa vụ sau tách và cách phân giao hợp lệ
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty bị tách và công ty được tách phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị tách, trừ trường hợp công ty bị tách, công ty được tách, chủ nợ, khách hàng và người lao động của công ty bị tách có thoả thuận khác. Liên đới nghĩa là chủ nợ có thể đòi toàn bộ khoản nợ ở bất kỳ công ty nào, rồi các công ty tự thanh toán lại cho nhau theo phương án.
Muốn công ty được tách không phải gánh nợ cũ, cách hợp lệ duy nhất là có thoả thuận với từng chủ nợ liên quan. Thoả thuận nên bằng văn bản, nêu rõ khoản nợ nào, ai trả, chủ nợ đồng ý không đòi công ty kia. Một dòng trong nghị quyết nội bộ ghi "công ty được tách không chịu nợ cũ" không ràng buộc chủ nợ chưa ký.
Ngược lại, nếu bạn là thành viên ở lại công ty bị tách, hãy chú ý chiều kia: công ty được tách mang theo hợp đồng và khách hàng, nhưng nếu nó vi phạm nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng cũ thì công ty bị tách vẫn có thể bị đòi. Vì vậy phương án nên có điều khoản hoàn trả giữa hai công ty và cơ chế cung cấp thông tin cho nhau trong một khoảng thời gian sau tách.
Khi nào tách chưa chắc là lựa chọn tốt
Tách hợp lý khi mảng cần ra riêng có tài sản, con người và khách hàng tương đối độc lập. Nếu mảng đó dùng chung gần như mọi thứ với phần còn lại, từ kho, kế toán, xe giao hàng tới tài khoản bán hàng trên sàn thương mại điện tử, thì sau khi tách hai công ty sẽ phải ký với nhau hàng loạt hợp đồng dịch vụ nội bộ, và mỗi hợp đồng là một chỗ phát sinh câu hỏi về giá giao dịch, hoá đơn, trách nhiệm khi có sự cố.
Tách cũng không phải công cụ để làm sạch một công ty đang có tranh chấp lớn hoặc đang bị thanh tra, kiểm tra. Nghĩa vụ liên đới vẫn còn, và việc chuyển tài sản ra khỏi công ty trong lúc đang có vụ việc rất dễ bị nhìn như hành vi tẩu tán. Trong tình huống đó, hãy giải quyết xong vụ việc hoặc ít nhất có ý kiến của luật sư về rủi ro trước khi tách.
Cuối cùng, nếu điều bạn thật sự cần chỉ là một điểm bán hàng hoặc một văn phòng ở tỉnh khác, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh rẻ và nhanh hơn nhiều. Chỉ khi cần một pháp nhân riêng, chủ sở hữu riêng hoặc giấy phép riêng thì tách mới đáng công sức bỏ ra.
Việc làm ngay sau khi có kết quả đăng ký
Có giấy chứng nhận rồi, phần việc thật mới bắt đầu. Danh sách dưới giúp bạn không bỏ sót:
- Lập biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ, công cụ dụng cụ từ công ty bị tách sang công ty được tách, có chữ ký người đại diện hai bên.
- Ký phụ lục hoặc hợp đồng lao động mới với người lao động chuyển đi, chuyển đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội.
- Gửi văn bản tới khách hàng, nhà cung cấp, bên cho thuê về đơn vị kế thừa từng hợp đồng; xin đồng ý ở những hợp đồng có điều khoản hạn chế chuyển giao.
- Đăng ký biến động tài sản phải đăng ký như quyền sử dụng đất, phương tiện.
- Xin hoặc điều chỉnh giấy phép con cho công ty được tách nếu ngành nghề có điều kiện.
- Cập nhật thông tin với ngân hàng và cơ quan thuế; phần thuế làm cùng kế toán theo hướng dẫn của cụm chuyên về thuế.
- Cập nhật sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông của công ty bị tách cho khớp với đăng ký mới.
Câu hỏi thường gặp
Công ty bị tách có phải đổi con dấu không?
Không bắt buộc, vì công ty bị tách vẫn giữ tên và mã số. Công ty được tách tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình theo Luật Doanh nghiệp 2020. Chỉ khi công ty bị tách đổi tên trong cùng đợt thì mới cần làm lại con dấu.
Có thể tách một công ty TNHH một thành viên thành hai công ty cùng một chủ không?
Được. Với công ty một chủ, chủ sở hữu quyết định tách và có thể giữ quyền sở hữu cả công ty bị tách lẫn công ty được tách. Hai công ty là hai pháp nhân riêng, vẫn liên đới với nghĩa vụ cũ của công ty bị tách theo luật, trừ khi thoả thuận được với chủ nợ.
Tách xong thì người đại diện theo pháp luật của công ty cũ có làm luôn ở công ty mới được không?
Luật không cấm một người làm người đại diện theo pháp luật ở nhiều doanh nghiệp, trừ một số chức danh và loại hình có hạn chế riêng. Tuy nhiên hãy cân nhắc chuyện xung đột lợi ích khi hai công ty giao dịch với nhau hoặc phải thanh toán lại cho nhau phần nghĩa vụ liên đới.
Chủ nợ có thể phản đối việc tách không?
Luật không trao cho chủ nợ quyền phủ quyết việc tách, nhưng chủ nợ được bảo vệ bằng quy tắc liên đới và có thể khởi kiện nếu cho rằng việc tách nhằm tẩu tán tài sản, trốn tránh nghĩa vụ. Hợp đồng tín dụng thường có điều khoản buộc doanh nghiệp xin ý kiến ngân hàng trước khi tổ chức lại.
Tách công ty có được làm hoàn toàn trực tuyến không?
Đăng ký doanh nghiệp hiện nay chủ yếu nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, có thể dùng chữ ký số hoặc tài khoản định danh theo hướng dẫn. Nhưng các việc như họp thông qua nghị quyết, bàn giao tài sản, đăng ký đất đai và ký lại hợp đồng vẫn phải làm thật ngoài hệ thống.