Thủ tục chia công ty gồm năm chặng: lập phương án chia, thông qua nghị quyết hoặc quyết định chia, gửi nghị quyết cho chủ nợ và thông báo cho người lao động, đăng ký doanh nghiệp cho các công ty mới, rồi khép lại công ty bị chia. Phần nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ là một đoạn ở giữa; phần tốn thời gian nhất nằm ở trước và sau đó.
Bài này viết cho công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần quy mô nhỏ và vừa đang tính chia làm hai hay ba. Bạn sẽ thấy thứ tự việc, ai ký, giấy tờ cần có, và những chỗ hồ sơ thường bị vấp. Mức lệ phí, thời hạn giải quyết và mẫu biểu cụ thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn, nên bạn đối chiếu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc hỏi thẳng Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở trước khi nộp.
Chặng 1: dựng phương án chia trên giấy trước khi họp
Phương án chia là bản kế hoạch nội bộ, chưa phải văn bản nộp đi đâu, nhưng mọi bước sau đều dựa vào nó. Một phương án đủ dùng thường trả lời được: chia thành mấy công ty, tên dự kiến, loại hình, trụ sở, ngành nghề của từng công ty; thành viên hoặc cổ đông nào sang công ty nào với phần vốn bao nhiêu; tài sản nào, hợp đồng nào, khoản nợ nào về đâu; người lao động nào về công ty nào.
Cách làm thực tế là lập ba bảng phân giao: bảng tài sản, bảng nghĩa vụ, bảng hợp đồng và giấy phép. Mỗi dòng ghi rõ hiện trạng, giấy tờ chứng minh, giá trị sổ sách và công ty nhận. Kế toán cần chốt sổ tại một ngày cụ thể để mọi người cùng nhìn một bộ số liệu. Nếu không chốt ngày, các con số sẽ trôi trong lúc họp và cuộc họp biến thành cuộc cãi nhau về số dư.
Ở bước này cũng nên xác định sớm những thứ không tự đi theo được: giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện, chứng chỉ gắn với pháp nhân, quyền sử dụng đất phải đăng ký biến động, khoản vay có điều khoản cấm tổ chức lại khi chưa được ngân hàng đồng ý. Đánh dấu chúng trong bảng để biết việc nào phải xin, việc nào phải báo, việc nào phải chờ.
Chặng 2: thông qua nghị quyết hoặc quyết định chia
Thẩm quyền quyết định chia thuộc về chủ sở hữu ở công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hội đồng thành viên ở công ty hai thành viên trở lên và đại hội đồng cổ đông ở công ty cổ phần. Tổ chức lại công ty là loại việc cần tỷ lệ biểu quyết cao hơn việc thường; theo Luật Doanh nghiệp 2020, nếu điều lệ không quy định khác, hội đồng thành viên cần số thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp trở lên tán thành, còn đại hội đồng cổ đông cần từ 65% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp trở lên. Điều lệ của bạn có thể đặt mức khác, nên mở điều lệ ra đọc trước.
Nội dung nghị quyết chia không được viết chung chung. Luật yêu cầu nó có các nội dung chủ yếu: tên, địa chỉ trụ sở của công ty bị chia; tên các công ty sẽ thành lập; nguyên tắc và thủ tục chia tài sản; phương án sử dụng lao động; cách thức, thủ tục, thời hạn và điều kiện chuyển đổi phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty bị chia sang các công ty mới; nguyên tắc giải quyết các nghĩa vụ của công ty bị chia; thời hạn thực hiện việc chia. Ba bảng phân giao ở chặng 1 nên được đính kèm làm phụ lục.
Biên bản họp phải ghi đủ người dự, tỷ lệ biểu quyết, ý kiến khác nhau nếu có. Thành viên hoặc cổ đông bỏ phiếu không tán thành việc tổ chức lại có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần của mình; phần này nên được tính trước trong phương án, vì một yêu cầu mua lại bất ngờ có thể làm lệch toàn bộ bảng phân chia vốn.
Chặng 3: gửi chủ nợ, báo người lao động, làm phương án lao động
Nghị quyết chia phải được gửi đến tất cả chủ nợ và thông báo đến người lao động trong một thời hạn ngắn kể từ ngày thông qua. Thời hạn cụ thể bạn đối chiếu luật hiện hành; điều quan trọng hơn là có bằng chứng đã gửi. Gửi bằng văn bản có xác nhận nhận, thư bảo đảm hoặc thư điện tử tới địa chỉ đã dùng trong hợp đồng, và lưu lại toàn bộ.
Song song, công ty phải xây dựng phương án sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019: danh sách người tiếp tục làm việc ở từng công ty mới, người được đào tạo lại, người làm không trọn thời gian, người nghỉ hưu, người phải chấm dứt hợp đồng, cùng nguồn tài chính bảo đảm chi trả. Phương án phải được trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và công bố cho người lao động biết.
Người sử dụng lao động kế tiếp, tức các công ty mới, phải tiếp tục sử dụng số lao động hiện có theo phương án và tiến hành sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động. Thời gian người lao động đã làm ở công ty bị chia không vì thế mà mất đi; cách tính nối tiếp cho từng khoản quyền lợi bạn đối chiếu quy định hiện hành và ghi rõ trong phụ lục hợp đồng. Phần quyền lợi chi tiết của người lao động trong các đợt tổ chức lại được bàn kỹ ở mục người lao động của trang này; ở đây chỉ nhấn mạnh rằng thiếu phương án lao động là lý do rất hay khiến việc chia bị khiếu nại sau đó.
Chặng 4: đăng ký doanh nghiệp cho các công ty mới
Mỗi công ty mới sinh ra từ việc chia được đăng ký như một doanh nghiệp thành lập mới, kèm giấy tờ chứng minh nguồn gốc từ việc chia. Trình tự thường gặp như sau, chi tiết thành phần hồ sơ bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành:
- Các thành viên hoặc cổ đông của từng công ty mới thông qua điều lệ, bầu hoặc bổ nhiệm chủ tịch, giám đốc hoặc tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký cho từng công ty mới theo loại hình: giấy đề nghị đăng ký, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức góp vốn.
- Kèm nghị quyết hoặc quyết định chia, biên bản họp thông qua việc chia của công ty bị chia.
- Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi công ty mới đặt trụ sở, thường qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu có; khi hồ sơ hợp lệ, công ty mới được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với mã số mới.
- Lặp lại cho đủ các công ty mới trong phương án. Nên nộp gần nhau để khoảng thời gian "chồng lớp" giữa công ty cũ và các công ty mới ngắn nhất có thể.
Trước đây việc đăng ký doanh nghiệp do Sở Kế hoạch và Đầu tư quản lý; nay chức năng này đã chuyển về Sở Tài chính. Nếu bạn đang cầm một mẫu hồ sơ cũ có ghi tên cơ quan cũ, hãy cập nhật trước khi nộp.
Chặng 5: khép công ty bị chia và bàn giao thật sự
Khi các công ty mới đã được đăng ký, công ty bị chia chấm dứt tồn tại. Tình trạng pháp lý trên hệ thống đăng ký sẽ được cập nhật theo hướng dẫn hiện hành. Song song là phần thuế: quyết toán, đóng mã số thuế, xử lý hoá đơn chưa dùng. Phần này thuộc nghiệp vụ thuế, bạn nên làm cùng kế toán hoặc người tư vấn thuế, vì nó ảnh hưởng tới việc công ty mới có xuất được hoá đơn ngay hay không.
Ngoài đăng ký, có một loạt việc chuyển giao vật lý và pháp lý: lập biên bản bàn giao tài sản, công cụ, hồ sơ cho từng công ty mới; đăng ký biến động quyền sử dụng đất tại văn phòng đăng ký đất đai; đăng ký sang tên phương tiện; chuyển đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động; báo ngân hàng để đóng tài khoản cũ và mở tài khoản mới; báo khách hàng, nhà cung cấp về đơn vị kế thừa từng hợp đồng.
Nhiều doanh nghiệp coi việc nhận giấy chứng nhận mới là xong, rồi để công ty cũ "treo" thêm nhiều tháng vì chưa bàn giao hết. Thời gian treo càng dài, càng dễ phát sinh giao dịch nhầm tên, hoá đơn sai pháp nhân, khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cũ. Hãy đặt mốc bàn giao ngay trong nghị quyết và giao một người chịu trách nhiệm theo dõi tới cuối.
Chỗ hay vấp khi làm thủ tục chia
Từ kinh nghiệm của người làm hồ sơ, đây là những lỗi gặp lặp đi lặp lại:
- Nghị quyết không ghi nguyên tắc giải quyết nghĩa vụ, chỉ ghi chia tài sản, khiến chủ nợ không biết đòi ai.
- Tổng vốn điều lệ các công ty mới không khớp với cách chia phần vốn góp, cổ phần đã ghi trong nghị quyết.
- Không đủ tỷ lệ biểu quyết theo điều lệ vì quên tính thành viên vắng mặt có uỷ quyền.
- Tên công ty mới trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty bị chia và các doanh nghiệp đang hoạt động.
- Không có bằng chứng đã gửi nghị quyết cho chủ nợ, đến khi có tranh chấp thì không chứng minh được.
- Ngành nghề có điều kiện được đăng ký ở công ty mới nhưng chưa ai tính chuyện xin lại giấy phép con, công ty mới hoạt động khi chưa đủ điều kiện.
- Người lao động được chuyển sang công ty mới mà không ký phụ lục hoặc hợp đồng mới, khiến hồ sơ bảo hiểm xã hội lệch đơn vị.
Mỗi lỗi trên đều sửa được, nhưng sửa sau khi đã nộp tốn thời gian gấp nhiều lần so với soát trước. Một buổi soát chéo giữa kế toán, người làm hồ sơ và người đại diện của từng nhóm thành viên thường đủ để bắt phần lớn chúng.
Câu hỏi thường gặp
Chia công ty có phải đăng báo hay công bố công khai không?
Việc đăng ký công ty mới được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định chung. Riêng nghị quyết chia thì luật yêu cầu gửi tới chủ nợ và thông báo tới người lao động; công ty đại chúng còn có nghĩa vụ công bố thông tin riêng theo pháp luật chứng khoán.
Công ty mới có được giữ ngành nghề y như công ty bị chia không?
Mỗi công ty mới tự đăng ký ngành nghề của mình, có thể giống hoặc khác công ty bị chia. Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc đăng ký ngành nghề không thay cho giấy phép con; công ty mới phải tự đáp ứng điều kiện và xin cấp theo quy định của ngành đó.
Có cần định giá tài sản khi chia không?
Luật không buộc mọi trường hợp phải thuê tổ chức thẩm định giá, nhưng giá trị tài sản chuyển sang công ty mới phải được các thành viên hoặc cổ đông thống nhất và phản ánh trong sổ sách. Khi tài sản lớn, có quyền sử dụng đất hoặc có người không đồng ý, định giá độc lập giúp tránh tranh cãi về sau.
Trong lúc chờ công ty mới được cấp giấy, công ty cũ có được ký hợp đồng mới không?
Công ty bị chia vẫn tồn tại cho tới khi các công ty mới được đăng ký, nên về mặt pháp lý vẫn ký được. Tuy vậy, hợp đồng mới ký trong giai đoạn này phải được đưa vào phương án phân giao, nếu không sẽ không rõ công ty nào kế thừa. Tốt nhất hạn chế ký mới trong thời gian chuyển tiếp.
Một thành viên không đồng ý chia thì có chặn được việc chia không?
Nếu nghị quyết đạt tỷ lệ biểu quyết theo luật và điều lệ, một thành viên phản đối không chặn được. Người phản đối có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần, và có quyền yêu cầu huỷ nghị quyết nếu trình tự, nội dung vi phạm luật hoặc điều lệ.
Chia công ty xong thì giấy phép con của công ty cũ có dùng được cho công ty mới không?
Thông thường giấy phép con gắn với pháp nhân được cấp, nên khi công ty bị chia chấm dứt, công ty mới phải tự xin lại hoặc làm thủ tục điều chỉnh tuỳ quy định của từng ngành. Hãy hỏi cơ quan cấp phép ngay từ lúc lập phương án để biết thời gian chờ.