Hồ sơ chia, tách công ty bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung chủ yếu vì ba nhóm lỗi: nghị quyết không đủ nội dung hoặc sai thẩm quyền, số liệu giữa các giấy tờ không khớp nhau, và thông tin của công ty mới không đúng quy tắc đăng ký. Phần lớn những lỗi này tự soát được trước khi nộp nếu bạn biết nhìn vào đâu.
Khi hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Mỗi lần như vậy là thêm một vòng chỉnh sửa, ký lại, nộp lại, trong khi công ty cũ và công ty mới cùng ở trạng thái lửng lơ. Bài này gom các lỗi theo nhóm, kèm cách soát. Thành phần hồ sơ và mẫu biểu chính xác bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nhóm lỗi 1: nghị quyết chia, tách
Sai người quyết định. Công ty TNHH một thành viên do chủ sở hữu quyết định; hai thành viên trở lên do hội đồng thành viên; công ty cổ phần do đại hội đồng cổ đông. Có hồ sơ nộp nghị quyết hội đồng quản trị cho việc chia công ty cổ phần, đây là sai thẩm quyền và không sửa được bằng cách bổ sung chữ ký.
Không đủ tỷ lệ biểu quyết. Tổ chức lại công ty cần tỷ lệ tán thành cao hơn việc thường theo luật hoặc điều lệ. Lỗi hay gặp là tính tỷ lệ trên tổng số vốn của cả công ty thay vì trên số dự họp theo đúng cách luật quy định, hoặc ngược lại khi điều lệ quy định khác.
Thiếu nội dung chủ yếu. Nghị quyết chỉ ghi "đồng ý chia công ty thành hai", không có tên công ty mới, nguyên tắc chia tài sản, phương án sử dụng lao động, cách chuyển đổi phần vốn hoặc cổ phần, nguyên tắc giải quyết nghĩa vụ, thời hạn thực hiện.
Biên bản họp không khớp nghị quyết. Biên bản ghi tỷ lệ biểu quyết, danh sách người dự hoặc nội dung khác với nghị quyết. Hai văn bản phải nói cùng một chuyện, cùng ngày, cùng con số.
Chữ ký không đủ hoặc sai người ký. Biên bản cần chữ ký của chủ toạ và thư ký cuộc họp theo luật và điều lệ; nghị quyết ký bởi người có thẩm quyền. Uỷ quyền dự họp phải có văn bản uỷ quyền hợp lệ đính kèm hồ sơ nội bộ.
Nhóm lỗi 2: số liệu không khớp giữa các giấy tờ
Vốn điều lệ công ty mới lệch với phần vốn trong nghị quyết. Nghị quyết ghi thành viên A chuyển sang công ty mới phần vốn sáu trăm triệu, còn tờ khai công ty mới ghi vốn điều lệ một tỷ mà không giải thích phần còn lại đến từ đâu.
Vốn công ty bị tách sau tách không bằng vốn cũ trừ phần chuyển đi. Đây là phép trừ đơn giản nhưng hay sai khi có nhiều thành viên chuyển với nhiều mức khác nhau, hoặc khi cùng lúc có người góp thêm.
Tỷ lệ sở hữu tổng không bằng một trăm phần trăm. Do làm tròn số hoặc quên một thành viên nhỏ trong danh sách thành viên, danh sách cổ đông.
Thông tin cá nhân lệch giữa các giấy tờ. Số định danh cá nhân, họ tên có dấu, địa chỉ liên lạc khác nhau giữa nghị quyết, danh sách thành viên và giấy tờ pháp lý cá nhân. Sau khi chuyển sang dùng số định danh cá nhân, nhiều hồ sơ vẫn ghi số chứng minh nhân dân cũ.
Nhóm lỗi 3: thông tin công ty mới
Tên công ty mới là chỗ hay vướng nhất. Tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, kể cả với chính công ty bị tách, sẽ bị yêu cầu đổi. Thêm số thứ tự, chữ cái hay từ "mới" vào sau tên cũ thường không đủ để phân biệt theo quy tắc đặt tên. Tra cứu trước trên hệ thống và chuẩn bị tên dự phòng là cách tiết kiệm nhất.
Địa chỉ trụ sở phải ghi theo đơn vị hành chính hiện hành: xã, phường hoặc đặc khu và tỉnh, thành phố sau sắp xếp. Hồ sơ vẫn ghi theo đơn vị hành chính cũ, hoặc ghi lẫn hai kiểu, dễ bị yêu cầu chỉnh. Nếu hợp đồng thuê ghi địa chỉ cũ, vẫn kê khai theo địa chỉ mới và lưu giấy tờ chứng minh hai địa chỉ là một.
Ngành nghề kinh doanh phải chọn theo hệ thống ngành kinh tế hiện hành, ghi đúng mã cấp bốn. Với ngành nghề có điều kiện hoặc ngành mà nhà đầu tư nước ngoài bị hạn chế, Phòng Đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu làm rõ. Người đại diện theo pháp luật ghi trong hồ sơ phải đúng với người được bầu hoặc bổ nhiệm trong biên bản họp của công ty mới.
Với công ty mới có thành viên hoặc cổ đông là tổ chức, hồ sơ cần thêm giấy tờ pháp lý của tổ chức và văn bản cử người đại diện theo uỷ quyền. Nếu có thành viên là nhà đầu tư nước ngoài, thủ tục có thể cần thêm bước liên quan đến đầu tư; hãy kiểm tra trước để không nộp thiếu.
Ví dụ giả định: một bộ hồ sơ tách bị yêu cầu sửa hai lần
Công ty H là công ty TNHH ba thành viên, vốn điều lệ ba tỷ đồng. Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết tách, theo đó thành viên thứ ba mang phần vốn chín trăm triệu sang công ty được tách. Lần nộp đầu, hồ sơ công ty được tách ghi vốn điều lệ một tỷ vì thành viên thứ ba định góp thêm một trăm triệu bằng tiền, nhưng nghị quyết không hề nhắc khoản góp thêm. Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu làm rõ nguồn hình thành vốn.
Lần nộp thứ hai, công ty sửa vốn công ty mới về chín trăm triệu cho khớp nghị quyết, nhưng hồ sơ đăng ký thay đổi của công ty H lại ghi vốn sau tách là hai tỷ một trăm triệu, vì kế toán lấy số theo bản nháp phương án cũ. Hồ sơ tiếp tục bị yêu cầu sửa. Chỉ một bảng tính đối chiếu vốn trước và sau, làm một lần trước khi nộp, đã tránh được cả hai vòng.
Bài học từ ví dụ: mọi con số về vốn phải xuất phát từ cùng một bảng, và bảng đó phải là phiên bản đã được thông qua, không phải bản nháp. Muốn góp thêm vốn thì hoặc ghi vào nghị quyết, hoặc để sang một lần đăng ký tăng vốn riêng sau khi tách xong.
Những thiếu sót không làm hồ sơ bị trả nhưng gây rắc rối sau
Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký, không thẩm định thay bạn mọi chuyện khác. Có những thiếu sót hồ sơ vẫn qua, nhưng để lại rủi ro lớn hơn nhiều so với một lần bị trả.
Điển hình là không có bằng chứng đã gửi nghị quyết cho chủ nợ và thông báo cho người lao động. Khi có tranh chấp, công ty khó chứng minh mình đã làm đúng nghĩa vụ. Thứ hai là phương án sử dụng lao động có trên giấy nhưng chưa trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nơi có tổ chức này. Thứ ba là chưa có văn bản đồng ý của ngân hàng trong khi hợp đồng tín dụng yêu cầu, dẫn tới nguy cơ bị thu hồi nợ trước hạn.
Thứ tư là tài sản phải đăng ký như đất, xe, phần vốn góp ở doanh nghiệp khác chưa được chuyển, nên trên giấy tờ vẫn đứng tên công ty đã chấm dứt. Hãy đưa những đầu việc này vào cùng danh sách soát, dù chúng không nằm trong bộ hồ sơ nộp đi.
Quy trình tự soát trong một buổi
Một buổi soát có cấu trúc thường bắt được phần lớn lỗi. Nên có ít nhất hai người: một người đọc, một người đối chiếu.
- Đặt điều lệ hiện hành của công ty lên bàn, đánh dấu điều khoản về thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết khi tổ chức lại.
- Đối chiếu nghị quyết với danh sách nội dung chủ yếu luật yêu cầu, gạch từng mục đã có.
- Đối chiếu nghị quyết với biên bản họp: ngày, người dự, tỷ lệ biểu quyết, nội dung.
- Lập một bảng tính nhỏ: vốn cũ, phần chuyển đi của từng người, vốn còn lại, vốn công ty mới; cộng trừ phải khớp tới đồng.
- Đối chiếu thông tin cá nhân trên mọi giấy tờ với giấy tờ định danh bản gốc.
- Tra cứu tên công ty mới, kiểm tra địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành, kiểm tra mã ngành.
- Kiểm tra chữ ký và người ký trên từng văn bản, đặc biệt văn bản uỷ quyền nếu người nộp không phải người đại diện.
- Cuối cùng, đọc lại toàn bộ như thể bạn là cán bộ tiếp nhận chưa từng biết công ty, hỏi: có chỗ nào phải đoán không?
Khi đã nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung
Đọc kỹ từng điểm trong thông báo, phân loại xem lỗi nào chỉ sửa trên tờ khai, lỗi nào phải ký lại văn bản nội bộ, lỗi nào phải họp lại. Lỗi về thẩm quyền hoặc tỷ lệ biểu quyết thường đòi họp lại và thông qua nghị quyết mới, khi đó việc gửi chủ nợ và thông báo người lao động cũng phải làm lại theo nghị quyết mới.
Nếu không hiểu yêu cầu, hãy liên hệ trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh để hỏi, thay vì đoán rồi nộp lại. Ghi lại nội dung trao đổi để dùng cho các lần sau. Khi sửa, đảm bảo sửa đồng bộ ở mọi giấy tờ liên quan; sửa một nơi mà quên nơi khác là nguyên nhân phổ biến của lần bị trả thứ hai.
Trong lúc chờ, hạn chế ký hợp đồng mới dưới tên công ty sắp chấm dứt hoặc sắp thay đổi, và báo trước cho các đối tác lớn về việc lịch tổ chức lại có thể chậm hơn dự kiến. Sự minh bạch này giữ được niềm tin, nhất là với ngân hàng và chủ nợ đã nhận nghị quyết.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ chia, tách có thể nộp giấy hay bắt buộc nộp trực tuyến?
Đăng ký doanh nghiệp hiện nay được khuyến khích và phổ biến là nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hình thức tiếp nhận cụ thể ở từng thời điểm bạn hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp để chuẩn bị đúng chữ ký số hoặc tài khoản định danh.
Bị trả hồ sơ có mất lệ phí không?
Quy định về lệ phí đăng ký doanh nghiệp và các trường hợp miễn, hoàn thay đổi theo từng thời kỳ. Bạn nên xem mức áp dụng hiện hành trên Cổng dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận, thay vì dựa vào thông tin cũ trên mạng.
Có thể sửa nghị quyết bằng cách viết tay bổ sung rồi ký nháy không?
Không nên. Nghị quyết có sửa chữa tay dễ bị coi là không hợp lệ hoặc gây nghi ngờ về nội dung đã thông qua. Nếu cần sửa nội dung chủ yếu, nên thông qua văn bản sửa đổi hoặc nghị quyết mới theo đúng trình tự.
Một thành viên đã ký biên bản họp nhưng sau đó không chịu ký các giấy tờ đăng ký thì sao?
Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền ký, không cần mọi thành viên ký. Riêng các giấy tờ mà cá nhân thành viên phải tự ký, như hồ sơ của công ty mới mà họ là chủ, nếu họ không hợp tác thì phương án cần được xem lại.
Hồ sơ của công ty mới hợp lệ nhưng hồ sơ thay đổi của công ty bị tách bị trả thì có ảnh hưởng không?
Có. Số liệu của hai bộ hồ sơ phải khớp, và thông tin công ty bị tách không được cập nhật thì đăng ký thể hiện hai công ty cùng có các thành viên, phần vốn trùng nhau. Hãy sửa và nộp lại ngay để hai bộ hồ sơ khớp nhau.