Khi chủ doanh nghiệp tư nhân qua đời, người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật thoả thuận với nhau để một người trong số họ làm chủ doanh nghiệp; không thoả thuận được thì phải đăng ký chuyển đổi thành công ty hoặc giải thể doanh nghiệp. Đó là ba lối ra mà Luật Doanh nghiệp 2020 để lại, và gia đình nào cũng phải chọn một trong ba.
Phần khó nằm ở khoảng thời gian giữa ngày mất và ngày có chủ mới trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong khoảng đó cửa hàng vẫn phải mở, nhân viên vẫn chờ lương, nhà cung cấp vẫn gọi đòi tiền. Phần dưới giải thích vì sao doanh nghiệp tư nhân "kẹt" nặng hơn công ty, ba lối ra cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị, và những việc nên làm ngay để tài sản không thất thoát.
Vì sao doanh nghiệp tư nhân kẹt hơn công ty khi chủ mất
Doanh nghiệp tư nhân là loại hình do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nó không có tư cách pháp nhân. Nói dễ hiểu: về mặt pháp lý, doanh nghiệp và ông chủ gần như là một. Tiền trong tài khoản doanh nghiệp, hàng trong kho, chiếc xe tải đứng tên doanh nghiệp, tất cả rốt cuộc đều là tài sản của người chủ.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần thì khác: công ty là một pháp nhân riêng, người chết chỉ để lại phần vốn góp hoặc cổ phần. Công ty vẫn còn đó, vẫn còn hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị để cử người điều hành tạm. Doanh nghiệp tư nhân không có tầng nào như vậy. Người chủ đồng thời là người đại diện theo pháp luật (trừ khi đã thuê giám đốc, nhưng giám đốc thuê vẫn chỉ làm theo uỷ quyền của chủ). Chủ mất, cả bộ máy quyết định mất theo.
Hệ quả là toàn bộ doanh nghiệp trở thành một phần của di sản. Muốn ai đó đứng ra làm chủ hợp pháp thì trước hết phải xác định được ai là người thừa kế và họ đã thống nhất với nhau ra sao. Đây là lý do chuyện của doanh nghiệp tư nhân luôn dính chặt với thủ tục thừa kế trong gia đình, còn công ty thì có thể vận hành tạm trước khi chuyện thừa kế xong xuôi.
Ba lối ra theo Luật Doanh nghiệp và điều kiện của từng lối
Bảng dưới đặt ba hướng cạnh nhau. Nội dung theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
| Lối ra | Khi nào dùng | Điều kiện chính | Kết quả |
|---|---|---|---|
| Một người thừa kế làm chủ doanh nghiệp tư nhân | Gia đình thống nhất giao cho một người | Có văn bản xác nhận quyền thừa kế và thoả thuận giữa những người thừa kế; người đó không đang làm chủ doanh nghiệp tư nhân khác, không là chủ hộ kinh doanh hay thành viên hợp danh | Giữ mã số doanh nghiệp, đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân |
| Chuyển đổi thành công ty | Nhiều người muốn cùng giữ, không ai chịu làm chủ một mình | Những người thừa kế cùng góp phần di sản vào công ty mới chuyển đổi, cam kết kế thừa nghĩa vụ | Công ty TNHH hoặc cổ phần kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân |
| Giải thể | Không ai muốn tiếp tục, hoặc nợ nhiều | Thanh toán hết nợ và nghĩa vụ trước khi xoá tên | Doanh nghiệp chấm dứt, tài sản còn lại chia theo thừa kế |
| Không có người thừa kế hoặc tất cả từ chối | Trường hợp hiếm | Xử lý theo pháp luật dân sự về di sản không người nhận | Không còn chủ hợp pháp để vận hành tiếp |
Lối thứ nhất có một bẫy hay bị bỏ qua: luật chỉ cho mỗi cá nhân làm chủ một doanh nghiệp tư nhân, và chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hay thành viên hợp danh. Nếu người con được cả nhà chọn đang đứng tên một hộ kinh doanh khác, người đó phải xử lý hộ kinh doanh kia trước, hoặc gia đình chọn lối chuyển đổi thành công ty.
Lối thứ hai thường hợp với gia đình đông anh chị em, ai cũng có phần nhưng không ai muốn gánh trách nhiệm vô hạn. Khi đã là công ty, mỗi người chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp với nghĩa vụ phát sinh về sau.
Trình tự làm thủ tục khi chọn một người thừa kế làm chủ
Đây là lối được chọn nhiều nhất ở cửa hàng, xưởng nhỏ do cha mẹ để lại. Thứ tự hợp lý như sau:
- Xin giấy chứng tử và tập hợp giấy tờ của doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các giấy phép con, sổ sách, hợp đồng đang chạy, sổ tài khoản.
- Xác định người thừa kế: có di chúc thì theo di chúc, không có thì theo hàng thừa kế. Việc này thuộc thủ tục thừa kế trong gia đình, thường làm qua tổ chức hành nghề công chứng.
- Lập văn bản thoả thuận phân chia hoặc văn bản khai nhận di sản, trong đó ghi rõ người được giao làm chủ doanh nghiệp tư nhân. Những người thừa kế còn lại ký đồng ý.
- Người được chọn chuẩn bị thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân, bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân, bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp.
- Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trước đây cơ quan này thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Nhận kết quả, rồi cập nhật lần lượt: ngân hàng, chữ ký số, cơ quan thuế, giấy phép con, hợp đồng với đối tác.
Thuế (quyết toán phần đã phát sinh dưới tên chủ cũ, cập nhật thông tin người nộp thuế) là mảng riêng, bạn làm việc với cơ quan thuế quản lý hoặc người làm nghề thuế. Token chữ ký số của chủ cũ cũng cần xử lý riêng, không dùng tiếp để ký thay.
Nợ của doanh nghiệp sau khi chủ mất: ai chịu, chịu tới đâu
Nợ không mất theo người chết. Khoản nợ nhà cung cấp, nợ vay ngân hàng, lương còn nợ nhân viên vẫn còn nguyên. Vì doanh nghiệp tư nhân không tách khỏi chủ, đó là nghĩa vụ tài sản mà người chết để lại.
Người thừa kế trả trong phạm vi di sản. Theo Bộ luật Dân sự 2015, người hưởng thừa kế thực hiện nghĩa vụ tài sản do người chết để lại trong phạm vi di sản nhận được, trừ khi có thoả thuận khác. Nghĩa là tài sản riêng của người con không tự động bị kéo vào để trả nợ cũ của cha.
Đứng tên chủ mới là nhận trách nhiệm vô hạn cho phần sau. Từ lúc một người thừa kế đăng ký làm chủ doanh nghiệp tư nhân, nghĩa vụ phát sinh từ đó trở đi do người này chịu bằng toàn bộ tài sản của mình, như mọi chủ doanh nghiệp tư nhân khác. Vì vậy cần kiểm kê nợ kỹ trước khi nhận.
Thanh toán trước, chia sau. Di sản phải dùng để thanh toán các nghĩa vụ của người chết trước khi chia. Gia đình chia hàng, chia tiền trong tài khoản rồi mới biết có khoản nợ lớn là tình huống dễ dẫn đến tranh chấp với chủ nợ.
Trong lúc chờ có chủ mới, cửa hàng vận hành thế nào
Khoảng trống này có thể kéo dài nhiều tuần, thậm chí vài tháng nếu gia đình chưa thống nhất. Nếu chủ đã thuê một người làm giám đốc, người đó vẫn quản lý công việc hằng ngày trong phạm vi được giao, nhưng nên tránh ký những giao dịch lớn, vì quyền của giám đốc thuê bắt nguồn từ người chủ đã mất và giá trị của các uỷ quyền này sau ngày mất là vấn đề còn nhiều cách hiểu.
Nếu không có ai được uỷ quyền, cách an toàn là thu hẹp hoạt động ở mức giữ gìn: bán hàng tồn theo giá đã niêm yết, thu tiền có chứng từ rõ ràng, ghi sổ đầy đủ, không ký hợp đồng mới, không vay mới, không bán tài sản cố định. Mọi khoản chi lớn nên có sự đồng ý bằng văn bản của tất cả những người thừa kế, dù chỉ là một tờ giấy viết tay có chữ ký.
Việc nên làm sớm nhất là thông báo cho nhân viên và các đối tác chính, kiểm kê hàng hoá, tiền mặt và giấy tờ có lập biên bản, cất giữ con dấu ở nơi có người chứng kiến. Biên bản kiểm kê ngày đầu là thứ cứu gia đình khỏi rất nhiều nghi ngờ lẫn nhau về sau.
Lỗi hay gặp làm hồ sơ bị trả hoặc gia đình mất quyền lợi
Những lỗi dưới đây gặp nhiều ở cửa hàng gia đình:
- Nộp thông báo thay đổi chủ khi chưa có văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp lệ, chỉ có giấy chứng tử và giấy cam kết trong nhà.
- Người được chọn đang làm chủ một doanh nghiệp tư nhân khác hoặc đứng tên hộ kinh doanh, hồ sơ bị trả vì vướng điều kiện.
- Một người con tự ý rút tiền từ tài khoản doanh nghiệp hoặc dùng mật khẩu ngân hàng của cha mẹ để chuyển khoản, sau đó anh em khác khởi kiện.
- Chia hàng, chia xe trước khi trả nợ, để chủ nợ phải kiện đòi từng người.
- Tiếp tục dùng token chữ ký số mang tên chủ cũ để xuất hoá đơn, ký tờ khai.
- Để quá lâu không làm gì, doanh nghiệp không báo cáo, không nộp thuế, dẫn tới bị xử lý hành chính hoặc rơi vào diện thu hồi giấy chứng nhận.
Nếu gia đình có tranh chấp về di chúc hoặc về phần ai được hưởng, phần doanh nghiệp sẽ phải chờ kết quả giải quyết tranh chấp. Lúc đó nên tìm người làm nghề luật để vừa giữ tài sản, vừa không vi phạm nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Vợ của chủ doanh nghiệp tư nhân có đương nhiên được làm chủ tiếp không?
Không đương nhiên. Người vợ là một trong những người thừa kế ở hàng thứ nhất, đồng thời có phần tài sản chung vợ chồng trong doanh nghiệp. Để làm chủ, người vợ vẫn cần thoả thuận với các người thừa kế khác và có văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp lệ trước khi đăng ký thay đổi.
Nếu người thừa kế còn nhỏ tuổi thì xử lý doanh nghiệp tư nhân thế nào?
Người chưa thành niên không tự đứng ra làm chủ doanh nghiệp được. Người giám hộ hoặc cha mẹ còn lại thay mặt trẻ trong việc thoả thuận phân chia. Gia đình thường chọn một người thành niên làm chủ, hoặc chuyển đổi thành công ty để phần của trẻ được ghi nhận là vốn góp.
Doanh nghiệp tư nhân có tự chấm dứt khi chủ mất không?
Không có cơ chế tự chấm dứt. Doanh nghiệp vẫn còn tên trên hệ thống đăng ký và vẫn có nghĩa vụ báo cáo, nộp thuế. Nếu không ai làm gì, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận, gây thêm rắc rối cho gia đình về sau.
Giám đốc thuê có được ký hợp đồng mới sau khi chủ mất không?
Đây là vùng rủi ro. Quyền của giám đốc thuê đến từ uỷ quyền của chủ doanh nghiệp tư nhân, mà uỷ quyền của cá nhân có thể chấm dứt khi người uỷ quyền chết. Giám đốc nên chỉ duy trì công việc thường ngày và chờ chủ mới hoặc văn bản đồng ý của những người thừa kế.
Chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty có giữ được tên và mã số không?
Theo nguyên tắc chuyển đổi của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty chuyển đổi kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân, và mã số doanh nghiệp được giữ. Tên có thể giữ phần tên riêng nhưng phải đổi phần loại hình. Chi tiết hồ sơ đối chiếu với Phòng Đăng ký kinh doanh.
Có thể vừa làm thủ tục thừa kế vừa giải thể doanh nghiệp cùng lúc không?
Hai việc gắn với nhau nhưng thường phải có người đại diện hợp lệ trước thì mới làm được thủ tục giải thể. Thực tế gia đình xác định người thừa kế, thanh toán nợ của doanh nghiệp, rồi mới nộp hồ sơ giải thể. Nên lập kế hoạch thứ tự với người làm nghề luật hoặc kế toán.