Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty bỏ đi, không liên lạc được, chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị có thể cử người khác ngay mà không phải chờ toà án tuyên bố mất tích. Ngược lại, nếu người biến mất là chủ doanh nghiệp tư nhân hay chủ duy nhất của công ty một thành viên, không ai khác có thẩm quyền thay, và gia đình hoặc người có quyền lợi phải đi qua các thủ tục dân sự về người vắng mặt.
Hai tình huống bề ngoài giống nhau, cửa đóng, điện thoại tắt, nhân viên không biết hỏi ai, nhưng lối ra pháp lý khác hẳn. Phần dưới phân biệt "mất liên lạc" với "mất tích" theo nghĩa luật, các thủ tục toà án có thể dùng, việc công ty cần làm trong những ngày đầu, và cách giữ quyền lợi cho nhân viên, chủ nợ lẫn chính người vắng mặt.
Mất liên lạc, vắng mặt và mất tích: ba khái niệm khác nhau
Mất liên lạc. Là tình trạng thực tế: không gọi được, không đến công ty, không trả lời tin nhắn. Chưa có hệ quả pháp lý nào gắn với nó. Người đó vẫn có đầy đủ quyền và nghĩa vụ, có thể quay lại bất cứ lúc nào.
Vắng mặt tại nơi cư trú. Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi một người biệt tích từ sáu tháng liền trở lên, người có quyền, lợi ích liên quan có thể yêu cầu toà án thông báo tìm kiếm người vắng mặt và áp dụng biện pháp quản lý tài sản của người đó.
Bị toà án tuyên bố mất tích. Khi một người biệt tích hai năm liền trở lên, đã áp dụng đầy đủ biện pháp thông báo, tìm kiếm mà vẫn không có tin tức xác thực là còn sống hay đã chết, toà án có thể tuyên bố người đó mất tích theo yêu cầu của người có quyền, lợi ích liên quan.
Bị tuyên bố đã chết. Là bước xa hơn nữa, với điều kiện thời gian dài hơn theo Bộ luật Dân sự. Chỉ khi có quyết định này, tài sản của người đó mới được giải quyết như di sản thừa kế.
Điều đáng nhớ. Với công ty có tư cách pháp nhân, ba mốc pháp lý trên gần như không cần thiết để thay người đại diện. Với doanh nghiệp tư nhân, chúng lại là con đường gần như duy nhất.
Công ty có pháp nhân: cử người khác, không cần chờ toà
Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê "mất tích" trong các trường hợp công ty cử người khác làm người đại diện theo pháp luật, đồng thời có quy định cho trường hợp người đại diện duy nhất vắng mặt ở Việt Nam quá một thời hạn mà không uỷ quyền cho ai. Quan trọng hơn, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc và người đại diện vốn là thẩm quyền thường xuyên của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị. Họ có thể ra quyết định miễn nhiệm người đã bỏ đi và cử người mới mà không cần chứng minh người đó "mất tích" theo nghĩa toà án.
Trường hợp người bỏ đi đồng thời là chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, các thành viên còn lại dùng cơ chế bầu chủ tịch tạm theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành. Nếu người bỏ đi giữ phần vốn lớn đến mức thiếu họ thì cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành, cần đọc kỹ điều lệ về triệu tập lần hai, lần ba, vì luật cho phép hạ điều kiện ở các lần triệu tập sau.
Khi họp, nên lưu bằng chứng về việc đã liên lạc mà không được: tin nhắn, thư điện tử, thư bảo đảm gửi về địa chỉ đăng ký. Những bằng chứng này giúp nghị quyết đứng vững nếu sau này người bỏ đi quay lại và phản đối.
Doanh nghiệp tư nhân và công ty một thành viên: các công cụ dân sự có thể dùng
Khi người biến mất là chủ duy nhất, không có tầng quản trị nào thay được. Bảng dưới nêu các công cụ theo Bộ luật Dân sự 2015 và tố tụng dân sự; chi tiết thủ tục bạn đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi toà án có thẩm quyền.
| Công cụ | Khi nào dùng | Ai yêu cầu | Hệ quả với doanh nghiệp |
|---|---|---|---|
| Văn bản uỷ quyền có sẵn | Chủ đã uỷ quyền trước khi đi | Người được uỷ quyền tự dùng | Người được uỷ quyền làm trong phạm vi được giao |
| Thông báo tìm kiếm người vắng mặt và quản lý tài sản | Biệt tích từ sáu tháng liền | Người có quyền, lợi ích liên quan (vợ chồng, con, chủ nợ, người lao động…) | Toà án có thể giao tài sản cho người quản lý; người quản lý giữ gìn, không được bán trừ trường hợp luật cho phép |
| Tuyên bố mất tích | Biệt tích hai năm liền và đã tìm kiếm | Người có quyền, lợi ích liên quan | Tài sản tiếp tục được quản lý; vợ hoặc chồng có thể xin ly hôn |
| Tuyên bố đã chết | Điều kiện thời gian dài hơn theo luật | Người có quyền, lợi ích liên quan | Tài sản giải quyết như di sản; doanh nghiệp đi theo đường thừa kế |
Trong thời gian chưa có quyết định của toà, doanh nghiệp tư nhân về cơ bản bị treo: không ai đủ thẩm quyền ký hợp đồng mới, đổi người đại diện hay giải thể. Đây là lý do một văn bản uỷ quyền lập sẵn có giá trị lớn đến vậy.
Việc cần làm trong mười ngày đầu khi người đại diện biến mất
Dù là loại hình nào, những việc giữ gìn dưới đây nên làm ngay:
- Xác minh an toàn của người đó trước tiên: liên hệ gia đình, bệnh viện, báo công an khu vực nếu có dấu hiệu bất thường. Biến mất có thể vì tai nạn chứ không phải bỏ trốn.
- Lập biên bản hiện trạng tại trụ sở: con dấu, hồ sơ, máy tính, token chữ ký số, tiền mặt, có ít nhất hai người chứng kiến.
- Báo ngân hàng nơi công ty có tài khoản để ngân hàng lưu ý các giao dịch bất thường, nhất là giao dịch qua ngân hàng điện tử.
- Rà soát xem người đó đã làm gì trước khi đi: rút tiền, ký hợp đồng lạ, vay nợ nhân danh công ty. Phát hiện bất thường thì giữ nguyên chứng cứ.
- Với công ty: triệu tập họp để cử người đại diện mới. Với doanh nghiệp tư nhân: tìm văn bản uỷ quyền; không có thì tham khảo người làm nghề luật về thủ tục người vắng mặt.
- Trao đổi với người lao động về lương và công việc, với khách hàng về các hợp đồng đang thực hiện.
Nếu có dấu hiệu người đó chiếm đoạt tài sản của công ty trước khi đi, đó là việc của cơ quan điều tra. Công ty trình báo và cung cấp chứng cứ; không tự ý thu giữ tài sản của người đó hay của gia đình họ.
Người lao động và chủ nợ cần làm gì để giữ quyền
Người lao động của doanh nghiệp tư nhân có chủ biến mất là nhóm thiệt nhất, vì không ai trả lương. Họ nên ghi lại thời gian làm việc, lưu hợp đồng lao động, bảng lương các tháng trước, xác nhận đóng bảo hiểm. Họ có thể đề nghị hoà giải viên lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương hỗ trợ, và là người có quyền, lợi ích liên quan để yêu cầu toà án áp dụng biện pháp quản lý tài sản của người vắng mặt.
Chủ nợ của doanh nghiệp tư nhân cũng là người có quyền, lợi ích liên quan. Khoản nợ không mất đi vì con nợ biến mất. Chủ nợ có thể khởi kiện đòi nợ, toà án sẽ xử lý theo thủ tục dành cho bị đơn vắng mặt. Với công ty có pháp nhân, chủ nợ đòi công ty như bình thường, không phụ thuộc vào việc giám đốc có mặt hay không.
Về phía người vắng mặt, pháp luật cũng bảo vệ họ: người quản lý tài sản chỉ được giữ gìn, bảo quản, không được tự ý bán. Khi người đó trở về, họ được nhận lại tài sản và các quyền của mình. Gia đình hay nhân viên không nên coi việc biến mất là cơ hội để chia nhau tài sản.
Khi người bỏ đi quay lại và không đồng ý với những gì đã làm
Chuyện này xảy ra nhiều hơn người ta nghĩ: giám đốc đi vài tháng vì nợ cá nhân, vì bất hoà với thành viên khác, rồi quay về và nói việc miễn nhiệm mình là trái điều lệ. Nghị quyết có đứng vững hay không phụ thuộc chủ yếu vào thủ tục: cuộc họp có được triệu tập đúng cách không, người vắng mặt có được gửi thông báo mời họp về đúng địa chỉ không, tỷ lệ biểu quyết có đủ không.
Nếu người quay lại là thành viên hoặc cổ đông, họ có thể yêu cầu toà án hoặc trọng tài huỷ nghị quyết trong một thời hạn luật định nếu cho rằng trình tự, thủ tục họp hoặc nội dung nghị quyết vi phạm luật, điều lệ. Đây là lý do mọi bước gửi thông báo nên có bằng chứng, như thư bảo đảm có báo phát, thư điện tử về địa chỉ đã đăng ký, tin nhắn có lưu lại.
Với doanh nghiệp tư nhân, người quay lại vẫn là chủ. Nếu trong thời gian vắng có người được toà án giao quản lý tài sản, người đó phải giao lại tài sản và báo cáo việc quản lý. Những gì được làm đúng phạm vi quyết định của toà án thì người chủ phải chấp nhận; những gì vượt phạm vi thì người làm phải tự chịu trách nhiệm.
Phòng trước: văn bản nên có sẵn trong mọi doanh nghiệp một người
Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào một người duy nhất, mấy thứ dưới đây giúp tránh cảnh treo nhiều tháng:
- Văn bản uỷ quyền dự phòng cho một người tin cậy, ghi rõ phạm vi và điều kiện sử dụng, lập và chứng thực theo đúng hình thức.
- Điều lệ (với công ty) có quy định rõ cách cử người đại diện tạm khi người đại diện duy nhất không liên lạc được.
- Hai người đại diện theo pháp luật thay vì một, nếu quy mô cho phép.
- Danh mục tài khoản, mật khẩu hệ thống quản trị, hợp đồng quan trọng, lưu ở nơi an toàn mà một người khác có thể mở trong tình huống khẩn cấp.
- Thoả thuận trong gia đình về người sẽ đứng ra giữ doanh nghiệp nếu chủ không thể điều hành.
Phần chuẩn bị người kế nhiệm và uỷ quyền trong lúc vắng có bài riêng ở danh mục kế nhiệm người đại diện theo pháp luật.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc nghỉ không báo trước, không bàn giao thì công ty có cần chờ sáu tháng mới cử người mới không?
Không. Mốc sáu tháng là điều kiện để yêu cầu toà án thông báo tìm kiếm người vắng mặt, dùng cho tài sản cá nhân của người đó. Công ty có quyền miễn nhiệm và cử giám đốc mới bất cứ lúc nào theo điều lệ, rồi đăng ký thay đổi người đại diện.
Chủ doanh nghiệp tư nhân bỏ đi thì vợ có tự quản lý doanh nghiệp được không?
Không tự động. Người vợ cần văn bản uỷ quyền của chồng, hoặc quyết định của toà án giao quản lý tài sản của người vắng mặt. Phần tài sản chung vợ chồng trong doanh nghiệp vẫn là của người vợ, nhưng việc điều hành doanh nghiệp nhân danh chủ cần căn cứ pháp lý riêng.
Người đại diện bỏ đi mang theo con dấu thì công ty làm gì?
Công ty có thể làm con dấu mới theo quy chế quản lý con dấu và thông báo rộng rãi rằng con dấu cũ không còn giá trị. Việc cũng nên được trình báo nếu có dấu hiệu dùng con dấu để giao dịch trái phép. Ghi rõ thời điểm con dấu bị mang đi để làm căn cứ sau này.
Nhân viên có thể khởi kiện đòi lương khi chủ doanh nghiệp tư nhân mất liên lạc không?
Có. Người lao động có thể yêu cầu hoà giải viên lao động hỗ trợ, rồi khởi kiện tại toà án. Toà án có thủ tục xử lý khi bị đơn vắng mặt. Người lao động cũng có thể là người yêu cầu toà án áp dụng biện pháp quản lý tài sản của người vắng mặt.
Khi người bị tuyên bố mất tích trở về thì những gì đã làm trong thời gian vắng có bị huỷ không?
Người trở về được nhận lại tài sản do người quản lý giao lại. Các quyết định hợp lệ của công ty trong thời gian đó, như cử người đại diện mới, vẫn giữ giá trị. Riêng tài sản đã bị xử lý theo quyết định của toà án thì giải quyết theo quy định của Bộ luật Dân sự.