Khi người đại diện theo pháp luật duy nhất của công ty qua đời, chủ sở hữu công ty, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị (tuỳ loại hình) cử người khác làm người đại diện theo pháp luật, rồi công ty đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh. Công ty không cần chờ toà án hay thủ tục thừa kế xong mới cử người mới, trừ khi người mất cũng chính là chủ sở hữu duy nhất.
Rắc rối thật thường đến từ chỗ người mất kiêm nhiều vai: vừa là giám đốc, vừa là chủ tịch hội đồng thành viên, vừa là người giữ con dấu và token chữ ký số. Phần dưới tách từng vai ra, chỉ rõ cơ quan nào có quyền cử người thay ở mỗi loại công ty, ai đứng ra triệu tập họp và ai ký thông báo thay đổi khi chính người có quyền ký đã mất.
Vì sao luật bắt công ty luôn có người đại diện
Người đại diện theo pháp luật là người nhân danh công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện công ty khi làm việc với cơ quan nhà nước, với toà án, trọng tài. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Thiếu người này, về lý thuyết công ty vẫn tồn tại nhưng không ai ký được hợp đồng, nhận được thông báo, hay đứng ra trước cơ quan thuế.
Luật đã dự liệu chuyện người đại diện không thể tiếp tục: khi người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành án phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hoặc bị toà án cấm đảm nhiệm chức vụ, thì cơ quan có thẩm quyền của công ty cử người khác. Nói cách khác, việc thay người đại diện là thẩm quyền sẵn có của công ty, không phải đặc ân phải xin.
Vấn đề còn lại là xác định đúng cơ quan có thẩm quyền và bảo đảm cơ quan đó còn hoạt động được khi một thành viên chủ chốt vừa mất.
Ai cử người đại diện mới ở từng loại công ty
Bảng tóm theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; điều lệ công ty có thể quy định chi tiết hơn và cần được đọc kèm.
| Loại công ty | Ai cử người thay | Khó khăn hay gặp |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên, chủ là tổ chức | Tổ chức chủ sở hữu ra quyết định | Ít vướng, vì chủ sở hữu vẫn còn |
| TNHH một thành viên, chủ là cá nhân, người mất là giám đốc thuê | Chủ sở hữu ra quyết định | Ít vướng |
| TNHH một thành viên, chủ là cá nhân và chính người đó mất | Người thừa kế sau khi trở thành chủ sở hữu | Phải chờ xác định người thừa kế, xem bài về chủ công ty TNHH một thành viên qua đời |
| TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Người mất thường là chủ tịch hội đồng thành viên, phải chọn người triệu tập họp |
| Công ty cổ phần | Hội đồng quản trị (hoặc theo điều lệ) | Người mất thường là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc |
| Công ty hợp danh | Các thành viên hợp danh đều là người đại diện | Thường còn thành viên hợp danh khác, nhưng tư cách thành viên của người mất xử lý riêng |
Doanh nghiệp tư nhân không nằm trong bảng vì chủ doanh nghiệp tư nhân luôn là người đại diện theo pháp luật; chủ mất thì phải đi theo đường thừa kế để có chủ mới.
Khi người mất là chủ tịch: ai triệu tập họp để cử người thay
Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Luật Doanh nghiệp 2020 dự liệu trường hợp chủ tịch hội đồng thành viên chết, mất tích hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ mà không có người được uỷ quyền: một trong số các thành viên hội đồng thành viên triệu tập họp các thành viên còn lại để bầu một người tạm làm chủ tịch, theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành, cho đến khi hội đồng thành viên có quyết định mới.
Công ty cổ phần. Cơ chế tương tự: khi chủ tịch hội đồng quản trị chết, mất tích hoặc không thể làm nhiệm vụ mà không có người được uỷ quyền, các thành viên hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ giữ chức chủ tịch theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành, cho đến khi có quyết định mới.
Phần vốn của người mất trong cuộc họp. Nếu người mất cũng là thành viên góp vốn, phần vốn đó đang chờ người thừa kế. Trong lúc chưa xác định xong, cách tính tỷ lệ dự họp và biểu quyết cần đọc kỹ điều lệ; nếu số thành viên còn lại không đủ điều kiện tiến hành họp theo điều lệ, nên tham khảo người làm nghề luật trước khi ra nghị quyết.
Ghi biên bản cẩn thận. Biên bản họp nên nêu rõ lý do cử người mới (người đại diện đã chết, kèm thông tin giấy chứng tử), căn cứ điều lệ, tỷ lệ tán thành. Đây là tài liệu mà ngân hàng và đối tác sẽ hỏi.
Trình tự từ cuộc họp đến khi cập nhật xong mọi nơi
Sau khi đã có cơ quan đủ thẩm quyền, công việc đi theo thứ tự:
- Họp và ra nghị quyết hoặc quyết định cử người đại diện theo pháp luật mới, kèm chức danh (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch).
- Nếu điều lệ ghi đích danh số lượng, chức danh người đại diện mà lần này thay đổi, sửa điều lệ cùng lúc.
- Người có thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, theo quy định là chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu tuỳ loại hình; khi chủ tịch cũ đã mất, người được bầu tạm làm chủ tịch ký.
- Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến. Thời hạn nộp sau khi có quyết định thay đổi được luật quy định, bạn đối chiếu văn bản hiện hành để không trễ.
- Nhận giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Cập nhật mẫu chữ ký tại ngân hàng, đổi chứng thư chữ ký số, cập nhật thông tin trên hệ thống thuế, bảo hiểm xã hội, các sàn thương mại điện tử và cổng dịch vụ công mà công ty có tài khoản.
Phần đổi chữ ký số và bàn giao token khi đổi người đại diện là mảng kỹ thuật riêng; nguyên tắc chung là không dùng tiếp thiết bị của người đã mất để ký bất cứ thứ gì sau ngày mất.
Giấy tờ người mất đã ký trước ngày mất còn giá trị không
Hợp đồng người đại diện đã ký nhân danh công ty trước khi mất vẫn ràng buộc công ty. Người ký đại diện cho công ty; khi người đó mất, công ty vẫn là bên của hợp đồng. Khách hàng không có quyền huỷ hợp đồng chỉ vì giám đốc bên kia qua đời, trừ khi hợp đồng có điều khoản riêng gắn với cá nhân người đó.
Các giấy uỷ quyền người mất đã ký nhân danh công ty (cho kế toán trưởng nộp tờ khai, cho trưởng chi nhánh ký hợp đồng nhỏ) thì cần thận trọng hơn. Bên được đại diện là công ty, nên có quan điểm cho rằng uỷ quyền vẫn còn hiệu lực đến khi công ty thu hồi. Nhưng ngân hàng, cơ quan nhà nước và đối tác thường yêu cầu văn bản mới của người đại diện mới cho chắc. Thực tế, cách gọn nhất là người đại diện mới ký lại các uỷ quyền cần thiết ngay sau khi được cử.
Văn bản ký sau ngày mất mà ghi ngày lùi về trước thì tuyệt đối không làm. Ngoài rủi ro bị tuyên vô hiệu, đó là hành vi làm sai lệch giấy tờ có thể bị xử lý nghiêm.
Những việc nên làm trong tuần đầu, trước cả khi họp
Không cần chờ có người đại diện mới mới làm các việc giữ gìn dưới đây:
- Lập biên bản bàn giao con dấu, hồ sơ pháp lý, token chữ ký số, mật khẩu hệ thống của người mất cho một người được tin cậy, có chứng kiến.
- Báo ngân hàng về tình trạng người đại diện để ngân hàng tạm dừng giao dịch dùng thông tin xác thực của người mất.
- Rà danh sách hạn phải làm trong ba mươi ngày tới: hạn nộp tờ khai, hạn thanh toán, hạn giao hàng, hạn gia hạn giấy phép.
- Gửi thông báo ngắn cho khách hàng và nhà cung cấp chính rằng công ty đang tiến hành cử người đại diện mới, ghi tên người liên lạc tạm thời.
- Trấn an người lao động về lương và hợp đồng; hợp đồng lao động là với công ty nên không chấm dứt vì người đại diện mất.
Những việc này không cần thẩm quyền ký nhân danh công ty theo nghĩa pháp lý, nhưng giúp tránh phần lớn thiệt hại trong khoảng trống.
Lỗi hay gặp khiến hồ sơ thay người đại diện bị trả hoặc bị nghi ngờ
Các lỗi dưới đây xuất hiện nhiều khi công ty làm hồ sơ trong lúc còn bối rối sau tang sự:
- Thông báo thay đổi vẫn để tên người đã mất ở vị trí người ký, vì mẫu cũ trong máy được dùng lại mà không sửa.
- Nghị quyết được ký bởi số thành viên không đủ điều kiện họp theo điều lệ, hoặc không có biên bản họp đi kèm.
- Người được cử làm đại diện mới đang thuộc diện không được quản lý doanh nghiệp, ví dụ đang là cán bộ, công chức hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Điều lệ ghi chủ tịch kiêm giám đốc là người đại diện duy nhất, nhưng công ty chỉ cử giám đốc mới mà không bầu chủ tịch, dẫn tới giấy tờ đá nhau.
- Quên cập nhật điều lệ khi đổi số lượng người đại diện, hồ sơ nộp lên không khớp với điều lệ đang lưu ở cơ quan đăng ký.
- Nộp chậm so với thời hạn luật định tính từ ngày có quyết định, dễ bị xử phạt hành chính.
Trước khi nộp, đọc lại điều lệ hiện hành từ đầu đến cuối phần quản trị. Phần lớn lỗi ở trên đều tránh được nếu người soạn hồ sơ biết điều lệ đang nói gì về số lượng, chức danh và cách cử người đại diện.
Câu hỏi thường gặp
Có cần chờ người thừa kế của giám đốc đã mất đồng ý thì mới cử giám đốc mới không?
Không, nếu giám đốc mất không phải chủ sở hữu duy nhất. Việc cử người đại diện thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị. Người thừa kế chỉ có tiếng nói nếu họ thừa kế phần vốn hoặc cổ phần và đã trở thành thành viên, cổ đông.
Người mất vừa là giám đốc vừa là chủ tịch hội đồng quản trị thì có phải triệu tập đại hội đồng cổ đông không?
Thường là không cần cho việc cử người đại diện, vì hội đồng quản trị còn lại có thể bầu chủ tịch tạm và cử giám đốc mới. Tuy vậy nếu số thành viên hội đồng quản trị giảm xuống quá mức điều lệ và luật cho phép, công ty phải triệu tập đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung.
Giấy chứng tử có phải nộp kèm hồ sơ thay đổi người đại diện không?
Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện không xoay quanh giấy chứng tử, mà là thông báo, nghị quyết hoặc quyết định và giấy tờ của người mới. Tuy vậy nên giữ bản sao giấy chứng tử trong hồ sơ nội bộ, vì nó là căn cứ của quyết định và ngân hàng thường hỏi.
Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc trong lúc chờ không?
Kế toán trưởng chỉ ký trong phạm vi chức danh của mình và trong phạm vi uỷ quyền cụ thể đã có. Kế toán trưởng không tự động trở thành người đại diện theo pháp luật. Những việc vượt phạm vi đó phải chờ người đại diện mới hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền trong công ty.
Nếu công ty có hai người đại diện theo pháp luật và một người mất thì sao?
Người còn lại tiếp tục làm đại diện trong phạm vi quyền đã được phân chia theo điều lệ. Công ty vẫn nên đăng ký thay đổi để cập nhật danh sách người đại diện, và cân nhắc có cử thêm người thay vị trí người đã mất hay không, tuỳ nhu cầu điều hành.