Khi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân qua đời, người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật trở thành chủ sở hữu công ty hoặc thành viên công ty, và công ty phải đăng ký thay đổi tương ứng. Một người thừa kế thì công ty vẫn là một thành viên, chỉ đổi chủ. Từ hai người trở lên thì công ty phải chuyển thành TNHH hai thành viên trở lên.
Khác với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH vẫn là một pháp nhân sống tiếp sau ngày chủ mất. Nhưng ở loại một thành viên, người chủ thường kiêm luôn chủ tịch công ty và giám đốc. Mất người đó, công ty còn tư cách pháp nhân mà không còn ai có quyền quyết. Phần dưới đi qua từng tình huống: ai thành chủ, khi nào phải chuyển đổi, công ty chạy tạm ra sao, và các trường hợp đặc biệt.
Công ty không chết theo chủ, nhưng mất người cầm quyền
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tài sản của công ty tách khỏi tài sản riêng của chủ. Chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ. Khi chủ mất, cái người đó để lại cho gia đình là quyền sở hữu phần vốn điều lệ, không phải từng món tài sản trong công ty.
Điều đó có hai mặt. Mặt tốt: tài khoản, hợp đồng, giấy phép, nhân viên vẫn thuộc về công ty, không bị cuốn vào chuyện chia di sản như doanh nghiệp tư nhân. Mặt khó: ở công ty một thành viên, mọi quyết định lớn như sửa điều lệ, bổ nhiệm giám đốc, thay người đại diện theo pháp luật, thông qua báo cáo tài chính đều thuộc chủ sở hữu. Chủ mất mà chưa có chủ mới, không ai có thẩm quyền ban hành những quyết định đó.
Nếu chủ sở hữu từng thuê một giám đốc khác làm người đại diện theo pháp luật, công ty còn có người ký giấy tờ hằng ngày. Nếu chủ sở hữu tự làm giám đốc và là người đại diện duy nhất, công ty rơi vào khoảng trống ngay lập tức. Hai tình huống này cần cách xử lý khác nhau, được trình bày ở các phần sau.
Một người hay nhiều người thừa kế: công ty đi theo hướng nào
Kết quả phụ thuộc vào số người nhận phần vốn và việc họ có muốn giữ hay không.
| Tình huống | Hướng xử lý theo nguyên lý luật | Việc phải đăng ký |
|---|---|---|
| Một người thừa kế duy nhất nhận toàn bộ | Người đó trở thành chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên | Đăng ký thay đổi chủ sở hữu, kèm thay người đại diện nếu cần |
| Nhiều người thừa kế cùng nhận | Họ trở thành thành viên, công ty có từ hai thành viên trở lên | Đăng ký chuyển đổi sang TNHH hai thành viên trở lên |
| Nhiều người thừa kế nhưng thoả thuận để một người nhận cả phần vốn | Người đó là chủ sở hữu mới | Đăng ký thay đổi chủ sở hữu trên cơ sở văn bản thoả thuận |
| Người thừa kế là tổ chức (theo di chúc) | Tổ chức trở thành chủ sở hữu hoặc thành viên | Đăng ký thay đổi tương ứng, có người đại diện phần vốn |
| Không có người thừa kế, từ chối nhận hoặc bị truất quyền | Phần vốn giải quyết theo pháp luật dân sự | Tuỳ hướng xử lý cuối cùng của phần vốn |
Trường hợp gia đình muốn bán phần vốn cho người ngoài thay vì giữ, việc đó vẫn phải đi qua bước xác định người thừa kế trước, vì chỉ người có quyền sở hữu mới bán được. Hồ sơ cụ thể của từng hướng đăng ký, bạn đối chiếu văn bản hiện hành tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.
Thứ tự công việc từ ngày chủ mất đến khi có chủ mới
Thứ tự dưới đây giúp tránh việc làm trước làm sau rồi phải làm lại:
- Giữ nguyên hiện trạng: niêm phong hoặc lập biên bản bàn giao con dấu, hồ sơ, sổ kế toán, thiết bị chữ ký số, có ít nhất hai người chứng kiến.
- Thông báo cho ngân hàng nơi công ty mở tài khoản rằng chủ sở hữu kiêm người đại diện đã mất, để tránh giao dịch không hợp lệ bằng thiết bị của người mất.
- Gia đình làm thủ tục khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản đối với phần vốn trong công ty. Việc này theo thủ tục thừa kế, thường làm tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Có văn bản xác nhận quyền thừa kế rồi, chủ mới (hoặc các thành viên mới) ra quyết định về người đại diện theo pháp luật, chức danh quản lý và điều lệ.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ sở hữu hoặc chuyển đổi loại hình tại Phòng Đăng ký kinh doanh, hoặc nộp trực tuyến.
- Cập nhật mẫu chữ ký tại ngân hàng, chữ ký số, thông tin với cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội, báo cho khách hàng và nhà cung cấp.
Thuế khi đổi chủ sở hữu (thu nhập từ nhận thừa kế phần vốn, khai thông tin người nộp thuế) thuộc mảng thuế; phần này nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm nghề thuế trước khi nộp hồ sơ.
Công ty chạy tạm thế nào khi chưa có chủ mới
Nếu có giám đốc thuê là người đại diện. Giám đốc tiếp tục điều hành công việc kinh doanh hằng ngày theo hợp đồng lao động và điều lệ. Việc vượt thẩm quyền giám đốc (bán tài sản lớn, vay vốn, sửa điều lệ) phải chờ chủ mới.
Nếu chủ tự làm giám đốc và là người đại diện duy nhất. Không ai có quyền ký nhân danh công ty theo nghĩa đầy đủ. Những uỷ quyền cụ thể chủ đã ký trước khi mất (cho kế toán trưởng, trưởng chi nhánh) có còn dùng được không là vấn đề cần xem từng văn bản, vì người được đại diện là công ty chứ không phải cá nhân người chủ.
Ưu tiên nghĩa vụ không thể chờ. Lương, bảo hiểm của người lao động, hạn nộp tờ khai thuế, hạn hợp đồng với khách. Nên trao đổi thẳng với đối tác và cơ quan liên quan, có văn bản thông báo tình trạng của công ty.
Không ký mới, không bán tài sản. Trong khoảng trống, nhân viên hay người nhà tự ý ký hợp đồng mới nhân danh công ty có thể bị coi là giao dịch không có thẩm quyền, người ký phải tự chịu trách nhiệm nếu công ty không chấp thuận sau đó.
Việc của gia đình và việc của công ty: đừng trộn hai sổ
Sổ của gia đình. Gồm giấy chứng tử, xác định người thừa kế, khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản, nghĩa vụ cá nhân người mất để lại như khoản bảo lãnh cá nhân, khoản vay tiêu dùng. Phần vốn trong công ty chỉ là một dòng trong danh mục di sản.
Sổ của công ty. Gồm hợp đồng, công nợ, lương, thuế, giấy phép, tài khoản ngân hàng của pháp nhân. Những thứ này không được đem ra chia như đồ trong nhà. Hàng trong kho, xe đứng tên công ty, tiền trong tài khoản công ty vẫn là của công ty sau ngày chủ mất.
Chỗ hai sổ chạm nhau. Khoản tiền chủ cho công ty mượn, khoản công ty còn nợ chủ, tài sản cá nhân chủ cho công ty dùng mà không có hợp đồng. Mỗi khoản nên được kế toán liệt kê riêng, có chứng từ, để gia đình biết đâu là di sản, đâu là tài sản của công ty.
Vì sao phải tách sớm. Người nhà quen gọi công ty là "của bố", dễ lấy tiền công ty trả chi phí tang lễ hay chia nhau. Làm vậy là rút tài sản pháp nhân không có căn cứ, sau này người thừa kế khác hoặc chủ nợ của công ty có thể đặt câu hỏi.
Tình huống đặc biệt: người thừa kế chưa thành niên, ở nước ngoài, hoặc anh em bất hoà
Nếu người thừa kế là trẻ chưa thành niên, quyền của chủ sở hữu được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật của trẻ, thường là cha hoặc mẹ còn lại, hoặc người giám hộ. Người đại diện cho trẻ không được dùng phần vốn của trẻ vào giao dịch gây thiệt cho trẻ. Gia đình thường thuê hoặc cử một người trưởng thành làm giám đốc để công ty có người điều hành thực sự.
Nếu người thừa kế đang ở nước ngoài, họ vẫn nhận được phần vốn, nhưng giấy tờ ký ở nước ngoài phải làm đúng thủ tục (chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hoá lãnh sự khi cần, dịch thuật). Đồng thời luật đòi công ty luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, nên chủ mới ở nước ngoài phải cử người trong nước làm đại diện hoặc uỷ quyền đúng cách.
Nếu anh em bất hoà, không ai chịu ký văn bản thoả thuận, công ty sẽ treo ở trạng thái không có chủ hợp pháp cho đến khi có kết quả giải quyết tranh chấp thừa kế. Đây là lúc nên mời người làm nghề luật vào sớm, cả để giữ tài sản công ty lẫn để bảo đảm công ty không vi phạm nghĩa vụ với người lao động và Nhà nước trong thời gian chờ.
Giấy tờ nên chuẩn bị sẵn để đỡ đi lại
Danh sách dưới không thay cho thành phần hồ sơ chính thức, nhưng là những thứ gần như lúc nào cũng cần:
- Bản sao giấy chứng tử của chủ sở hữu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và điều lệ hiện hành của công ty.
- Văn bản khai nhận di sản hoặc thoả thuận phân chia di sản có công chứng, ghi rõ phần vốn trong công ty.
- Giấy tờ pháp lý cá nhân của người thừa kế và của người dự kiến làm người đại diện mới.
- Quyết định của chủ sở hữu mới hoặc nghị quyết của hội đồng thành viên mới về người đại diện, chức danh quản lý.
- Điều lệ sửa đổi nếu chuyển sang hai thành viên trở lên.
- Danh sách hợp đồng, tài khoản, giấy phép con đang đứng tên công ty để cập nhật sau khi có kết quả.
Có danh sách này từ tuần đầu, gia đình sẽ biết thiếu gì để làm song song, thay vì chờ xong việc này mới phát hiện thiếu việc khác.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên có phải giải thể khi chủ sở hữu chết không?
Không. Công ty có tư cách pháp nhân và tiếp tục tồn tại. Phần vốn của chủ sở hữu được chuyển cho người thừa kế, công ty đăng ký thay đổi chủ sở hữu hoặc chuyển đổi loại hình. Giải thể chỉ là một lựa chọn nếu người thừa kế không muốn tiếp tục kinh doanh.
Ba anh em cùng thừa kế thì có bắt buộc phải lên công ty hai thành viên không?
Nếu cả ba cùng nhận phần vốn thì công ty có nhiều chủ, phải chuyển thành công ty TNHH hai thành viên trở lên. Nếu ba người thoả thuận để một người nhận toàn bộ phần vốn và bù cho hai người kia bằng tài sản khác, công ty giữ nguyên loại một thành viên.
Giám đốc thuê có quyền tự cử mình làm chủ tịch công ty tạm thời không?
Không. Giám đốc thuê là người quản lý do chủ sở hữu bổ nhiệm, không có quyền của chủ sở hữu. Việc bổ nhiệm chủ tịch, sửa điều lệ, thay người đại diện chỉ chủ sở hữu mới làm được. Giám đốc chỉ điều hành công việc thường ngày trong phạm vi đã được giao.
Chủ sở hữu mất mà công ty đang nợ ngân hàng thì người thừa kế có phải trả bằng tiền riêng không?
Khoản vay là nợ của công ty, công ty tiếp tục trả bằng tài sản của công ty. Người thừa kế nhận phần vốn chứ không nhận nợ của công ty làm nợ riêng. Riêng khoản chủ sở hữu bảo lãnh cá nhân cho công ty thì là nghĩa vụ của người chết, giải quyết trong phạm vi di sản.
Có thể nộp hồ sơ đổi chủ sở hữu trước khi công chứng văn bản thừa kế không?
Không nên. Phòng Đăng ký kinh doanh cần giấy tờ chứng minh quyền thừa kế hợp pháp của người được ghi là chủ mới. Nộp khi chưa có văn bản này thường bị yêu cầu bổ sung, mất thêm thời gian. Hãy hoàn tất phần thừa kế trước rồi mới nộp đăng ký thay đổi.
Trong lúc chờ, nhân viên có bị mất việc không?
Hợp đồng lao động là với công ty, không phải với cá nhân chủ sở hữu. Chủ mất không làm hợp đồng lao động chấm dứt. Công ty vẫn phải trả lương và đóng bảo hiểm, và người quản lý còn lại cần trao đổi rõ với nhân viên về tình hình trong thời gian chờ có chủ mới.