Trong khoảng thời gian chưa có người đại diện theo pháp luật mới, công ty vẫn phải trả lương, thực hiện hợp đồng đã ký và giữ đúng hạn với cơ quan nhà nước; những việc này làm được nếu có uỷ quyền cụ thể còn dùng được hoặc cơ chế nội bộ, còn ký hợp đồng mới, vay, bán tài sản thì nên dừng lại.
Khoảng trống thường kéo dài từ vài ngày đến vài tuần với công ty có hội đồng, nhưng có thể nhiều tháng với công ty một chủ. Bài này không bàn chuyện ai được cử làm người mới, mà trả lời câu hỏi thực tế của kế toán, trưởng phòng, người nhà: sáng mai mở cửa, việc nào làm tiếp, việc nào gác lại, và làm sao để sau này không ai trách mình làm vượt quyền.
Việc nào vẫn làm, việc nào nên chờ
Phân loại dưới đây dựa trên nguyên tắc: duy trì nghĩa vụ đã có thì được ưu tiên, tạo ra nghĩa vụ mới thì chờ người có thẩm quyền. Mỗi công ty cần đối chiếu điều lệ và các uỷ quyền đang có.
| Nhóm việc | Ví dụ | Khuyến nghị | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thực hiện hợp đồng đã ký | Giao hàng theo đơn đã chốt, nhận hàng đã đặt | Làm tiếp | Hợp đồng ràng buộc công ty, không ràng buộc riêng người đã mất |
| Trả lương, đóng bảo hiểm | Lương tháng, bảo hiểm xã hội | Ưu tiên làm | Cần người có quyền ký chứng từ chi hoặc lệnh chuyển tiền |
| Nộp tờ khai, báo cáo định kỳ | Tờ khai thuế, báo cáo lao động | Làm đúng hạn | Thường qua chữ ký số của công ty, xem phần chữ ký số |
| Thu tiền khách | Khách chuyển khoản theo hoá đơn cũ | Nhận bình thường | Tiền vào tài khoản công ty không bị ảnh hưởng |
| Ký hợp đồng mới | Đơn hàng lớn, hợp đồng thuê mới | Chờ | Trừ khi có uỷ quyền cụ thể còn hiệu lực |
| Vay, bảo lãnh, thế chấp | Giải ngân khoản vay mới | Chờ | Ngân hàng thường cũng tự dừng |
| Bán tài sản, thanh lý | Bán xe, máy móc | Chờ | Rủi ro bị coi là tẩu tán |
Nhóm "làm tiếp" vẫn cần người có thẩm quyền ký ở một số khâu. Nếu không có ai, hãy ghi nhận nghĩa vụ bằng văn bản nội bộ và báo cho bên kia biết sẽ thực hiện khi có người đại diện mới, thay vì im lặng.
Ai trong công ty còn ký được, và ký đến đâu
Người đại diện theo pháp luật khác (nếu có). Công ty có từ hai người đại diện thì người còn lại tiếp tục ký trong phạm vi quyền được phân chia theo điều lệ. Đây là tình huống dễ nhất.
Người được uỷ quyền nhân danh công ty. Trưởng chi nhánh, phó giám đốc, kế toán trưởng có giấy uỷ quyền cụ thể. Vì người được đại diện là công ty, có quan điểm cho rằng uỷ quyền vẫn còn hiệu lực; tuy vậy đối tác và ngân hàng thường muốn có văn bản xác nhận lại. Ký trong đúng phạm vi uỷ quyền, đừng mở rộng.
Kế toán trưởng. Ký trên chứng từ kế toán với tư cách kế toán trưởng, không thay được chữ ký của người đại diện. Một chứng từ chi cần hai chữ ký thì thiếu chữ ký người đại diện vẫn là thiếu.
Người nhà của người đã mất. Không có thẩm quyền nào chỉ vì quan hệ gia đình, trừ khi họ đồng thời là thành viên, chủ sở hữu, hoặc được công ty cử.
Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị. Có thể ra nghị quyết cho phép một người cụ thể thực hiện một số việc trong lúc chờ đăng ký người đại diện mới. Đây là cách sạch nhất để có người ký tạm.
Lương và bảo hiểm: đừng để người lao động gánh khoảng trống
Người lao động không có lỗi gì trong chuyện người đại diện qua đời. Bộ luật Lao động 2019 không coi việc người đại diện của người sử dụng lao động chết là căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Nghĩa vụ trả lương đúng hạn vẫn còn nguyên. Trả chậm thì có thể phát sinh nghĩa vụ đền bù theo luật lao động.
Cách giải quyết nhanh nhất ở công ty có hội đồng là ra nghị quyết riêng cho khoản chi lương và bảo hiểm, giao một người cụ thể ký chứng từ và làm việc với ngân hàng cho mục đích này. Ngân hàng có thể yêu cầu thêm giấy tờ; nên mang theo nghị quyết, biên bản họp và bản sao giấy chứng tử.
Ở công ty một chủ chưa xác định được người thừa kế, việc trả lương có thể phải chờ. Khi đó nên thông báo bằng văn bản cho người lao động về lý do, dự kiến thời gian, và xác nhận số lương đang nợ. Người lao động cũng nên giữ bảng chấm công, phiếu lương, để có căn cứ khi đòi. Sự minh bạch ở bước này thường quyết định việc nhân viên ở lại hay bỏ đi.
Hoá đơn, tờ khai và chữ ký số
Phần lớn tờ khai thuế, hoá đơn điện tử, hồ sơ bảo hiểm xã hội hiện nay được ký bằng chữ ký số của công ty. Chứng thư chữ ký số cấp cho công ty, nhưng thiết bị và mã PIN thường do người đại diện hoặc kế toán giữ. Về kỹ thuật, nhân viên vẫn có thể cắm token và ký; về pháp lý, việc ký phải được người có thẩm quyền cho phép.
Nếu trước đây người đại diện đã giao bằng văn bản cho kế toán dùng chữ ký số để nộp tờ khai, xuất hoá đơn, việc này có thể tiếp tục trong phạm vi đã giao, vì người được đại diện là công ty. Nếu chỉ giao bằng miệng, nên có nghị quyết hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền trong công ty xác nhận lại trước khi tiếp tục dùng cho việc quan trọng.
Một điểm hay bị bỏ qua là hoá đơn đã xuất trước ngày người đại diện mất vẫn hợp lệ, khách hàng không cần đề nghị xuất lại. Hoá đơn xuất sau đó vẫn mang tên, mã số thuế của công ty; điều cần bảo đảm chỉ là người bấm ký có căn cứ để làm việc đó. Nếu chưa có căn cứ, hoãn xuất vài ngày và báo khách còn hơn là xuất rồi sau này phải giải trình.
Những vấn đề kỹ thuật như đổi thông tin trên chứng thư, cấp lại khi đổi người đại diện thuộc mảng chữ ký số; còn quy định cụ thể về khai thuế, hoá đơn khi đổi người đại diện thuộc mảng thuế. Với mỗi hạn nộp sắp tới, cách an toàn là hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý về tình huống của công ty.
Lịch ba mươi ngày đầu cho người giữ việc tạm
Một lịch đơn giản giúp người giữ việc tạm không bỏ sót:
- Ngày một đến ba: lập biên bản kiểm kê tiền, con dấu, chữ ký số, hồ sơ; báo ngân hàng; liệt kê hạn sắp đến trong ba mươi ngày.
- Ngày ba đến bảy: thông báo cho người lao động, khách hàng, nhà cung cấp chính; xin nghị quyết hoặc văn bản cho phép tạm thời nếu công ty có hội đồng.
- Tuần thứ hai: trả lương, nộp các tờ khai đến hạn bằng cách được phép; hoãn các hợp đồng mới; ghi sổ mọi khoản thu chi.
- Tuần thứ ba: hoàn tất hồ sơ cử người đại diện mới, nộp đăng ký thay đổi.
- Tuần thứ tư: khi có giấy xác nhận, cập nhật ngân hàng, chữ ký số, cơ quan thuế, bảo hiểm, đối tác; bàn giao toàn bộ sổ sách cho người đại diện mới kèm báo cáo những việc đã làm trong thời gian tạm.
Với công ty một chủ đang chờ thừa kế, lịch dài hơn nhiều; vẫn nên giữ đúng ba bước đầu và ghi chép đầy đủ, để chủ mới tiếp nhận mà không phải truy lại.
Những việc có hạn chót dễ bị quên
Giấy phép con và chứng chỉ sắp hết hạn. Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, chứng nhận cơ sở đủ điều kiện, chứng chỉ của nhân sự chủ chốt có thời hạn riêng. Hồ sơ gia hạn thường cần chữ ký người đại diện; nếu hạn rơi vào khoảng trống, hãy hỏi cơ quan cấp phép về cách xử lý và lưu lại văn bản trả lời.
Hồ sơ đấu thầu, chào giá đang mở. Hồ sơ đã nộp do người đại diện cũ ký vẫn là của công ty. Nếu bên mời thầu yêu cầu bổ sung, làm rõ hoặc ký hợp đồng trong giai đoạn này, cần người có thẩm quyền mới; báo sớm cho bên mời thầu để tránh bị loại vì lý do thủ tục.
Lô hàng nhập khẩu đang về. Thủ tục hải quan thường đi qua chữ ký số của công ty và đại lý làm thủ tục. Hàng nằm cảng lâu phát sinh phí lưu kho; nên kiểm tra ngay uỷ quyền đang có với đại lý hải quan.
Hợp đồng thuê mặt bằng sắp đáo hạn. Gia hạn là hợp đồng mới hoặc phụ lục mới, cần người có thẩm quyền. Nên đề nghị chủ nhà xác nhận bằng văn bản cho công ty ở tiếp theo điều kiện cũ trong thời gian chờ.
Bảo vệ chính mình khi bạn là người giữ việc tạm
Người ở lại thường là kế toán hoặc trợ lý lâu năm. Vài nguyên tắc giúp bạn không thành người chịu trách nhiệm thay:
- Mọi việc làm đều có căn cứ: nghị quyết, uỷ quyền, hoặc văn bản đồng ý của người có quyền.
- Không ký thay chữ ký của người đã mất, không ghi lùi ngày.
- Ghi sổ nhật ký công việc: ngày, việc, căn cứ, người chứng kiến.
- Gửi báo cáo định kỳ cho thành viên, cổ đông hoặc gia đình người mất về tình hình tiền và công việc.
- Khi được yêu cầu làm việc vượt phạm vi, xin văn bản trước, không làm theo lời nói.
Nếu công ty đang có tranh chấp nội bộ, các bên kéo bạn về phía mình, hãy giữ vai trò trung lập và chỉ làm những việc giữ gìn có căn cứ. Khi người đại diện mới nhận việc, bàn giao kèm nhật ký và chứng từ là cách khép lại trách nhiệm của bạn trong giai đoạn tạm một cách rõ ràng nhất.
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng có quyền huỷ hợp đồng vì giám đốc bên bán đã mất không?
Thông thường là không. Hợp đồng ký giữa hai công ty, người đại diện chỉ là người thay mặt ký. Khi người đó mất, công ty vẫn là bên của hợp đồng và vẫn phải thực hiện. Trừ khi hợp đồng có điều khoản gắn với cá nhân người đó, như hợp đồng dịch vụ đòi chính người đó thực hiện.
Kế toán có được dùng token chữ ký số của công ty để nộp tờ khai sau khi giám đốc mất không?
Chứng thư chữ ký số cấp cho công ty, nên việc ký tờ khai nhân danh công ty có thể tiếp tục nếu kế toán đã được giao bằng văn bản hoặc được cơ quan có thẩm quyền trong công ty cho phép. Nên có văn bản xác nhận lại và hỏi cơ quan thuế với những tờ khai quan trọng.
Công ty có bị phạt vì nộp chậm thông báo thay đổi người đại diện do đang chờ họp không?
Thời hạn đăng ký thay đổi được tính từ ngày có quyết định thay đổi, không tính từ ngày người cũ mất. Tuy vậy kéo dài quá lâu không cử người mới có thể ảnh hưởng nghĩa vụ khác của công ty. Hãy họp sớm và nộp đúng hạn sau khi có quyết định.
Lương tháng này của nhân viên có thể trả bằng tiền mặt trong két không?
Có thể nếu có người được phép chi và có chứng từ đầy đủ: bảng lương, phiếu chi, chữ ký nhận của người lao động, biên bản kiểm kê tiền trước và sau khi chi. Thiếu căn cứ thì dù chi đúng người, đúng số, người chi vẫn khó giải trình về sau.
Nhà cung cấp đòi tiền hàng đã giao, công ty có phải trả ngay không?
Nghĩa vụ trả tiền đến hạn vẫn còn. Nếu công ty có người được phép ký chi thì nên trả đúng hạn. Nếu chưa có, nên gửi văn bản cho nhà cung cấp nêu rõ tình trạng, xác nhận khoản nợ và dự kiến thời gian thanh toán, để tránh phát sinh lãi chậm trả và tranh chấp.