Khi chủ tịch hội đồng quản trị công ty cổ phần qua đời mà chưa uỷ quyền cho ai, các thành viên hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ giữ chức chủ tịch theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành, cho đến khi hội đồng quản trị có quyết định mới. Nếu số thành viên hội đồng quản trị giảm xuống dưới mức luật hoặc điều lệ cho phép, công ty phải triệu tập đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung.
Công ty cổ phần có cấu trúc quản trị nhiều tầng hơn công ty trách nhiệm hữu hạn, nên một sự ra đi đột ngột kéo theo nhiều câu hỏi: ai triệu tập, ai làm người đại diện, cổ phần của người mất có được tính khi biểu quyết không, công ty đại chúng phải công bố gì. Phần dưới đi qua từng câu theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Ba vai mà một người thường giữ cùng lúc
Ở nhiều công ty cổ phần vừa và nhỏ, người sáng lập đồng thời là cổ đông lớn, chủ tịch hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật, đôi khi kiêm luôn giám đốc. Khi người đó mất, ba câu hỏi cần tách riêng: ai thay vị trí chủ tịch, ai làm người đại diện theo pháp luật, và số cổ phần của người mất được xử lý ra sao.
Câu thứ nhất do hội đồng quản trị giải quyết. Câu thứ hai do hội đồng quản trị giải quyết nếu điều lệ giao cho giám đốc hoặc chủ tịch làm người đại diện; nếu điều lệ quy định khác thì theo điều lệ. Câu thứ ba là chuyện thừa kế cổ phần, thuộc gia đình người mất và quy định về cổ đông; bài này chỉ nhắc ở mức ảnh hưởng tới biểu quyết.
Tách ba câu hỏi giúp công ty không phải đợi chuyện thừa kế cổ phần, thường kéo dài, mới cử được người điều hành. Cũng nên nhớ chức danh chủ tịch gắn với nhiệm kỳ hội đồng quản trị: người được bầu thay chỉ giữ chức trong phần còn lại của nhiệm kỳ, trừ khi hội đồng hoặc đại hội có quyết định khác theo điều lệ.
Trình tự bầu chủ tịch tạm và cử người đại diện
Các bước dưới theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; điều lệ có thể chi tiết hơn về triệu tập và tỷ lệ.
- Kiểm tra xem chủ tịch đã uỷ quyền bằng văn bản cho thành viên nào thực hiện nhiệm vụ trong lúc vắng chưa. Nếu có, người đó tạm thực hiện, nhưng uỷ quyền gắn với người đã mất nên công ty vẫn cần bầu chủ tịch mới.
- Một thành viên hội đồng quản trị gửi thông báo mời họp các thành viên còn lại. Với cuộc họp này, nhiều điều lệ cho phép thành viên bất kỳ triệu tập khi chủ tịch không thể làm.
- Cuộc họp bầu một thành viên làm chủ tịch theo đa số thành viên còn lại tán thành.
- Nếu người mất là người đại diện theo pháp luật, cuộc họp đồng thời cử người đại diện mới theo điều lệ, thường là chủ tịch mới hoặc giám đốc.
- Chủ tịch mới ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (nếu có) và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.
- Cập nhật ngân hàng, chữ ký số và các cơ quan liên quan khi có giấy xác nhận.
Biên bản họp nên ghi rõ căn cứ: chủ tịch đã qua đời (thông tin giấy chứng tử), không có uỷ quyền hoặc uỷ quyền đã hết tác dụng, tỷ lệ tán thành. Đây là tài liệu đầu tiên ngân hàng và cơ quan đăng ký sẽ đọc.
Khi nào phải triệu tập đại hội đồng cổ đông
Số thành viên hội đồng quản trị giảm quá mức. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu hội đồng quản trị triệu tập họp đại hội đồng cổ đông bất thường khi số thành viên hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba so với điều lệ, hoặc giảm xuống dưới số tối thiểu luật quy định. Luật hiện hành đặt số thành viên hội đồng quản trị tối thiểu là ba; công ty chỉ có đúng ba thành viên mà mất một người là đã rơi xuống dưới mức tối thiểu.
Thời hạn triệu tập. Luật đặt thời hạn để hội đồng quản trị triệu tập kể từ khi phát sinh sự kiện; quá hạn mà không triệu tập thì ban kiểm soát hoặc cổ đông theo tỷ lệ luật định có quyền thay hội đồng triệu tập. Đối chiếu con số cụ thể trong luật và điều lệ hiện hành.
Nội dung cần đưa vào chương trình. Bầu bổ sung thành viên hội đồng quản trị, và nếu cần, sửa điều lệ về người đại diện hoặc số lượng thành viên.
Khi không cần đại hội. Nếu số thành viên còn lại vẫn đủ ngưỡng, hội đồng quản trị chỉ bầu chủ tịch mới và có thể chờ đại hội thường niên để bầu bổ sung. Tuy vậy, chỉ còn hai thành viên thì mọi nghị quyết cần sự đồng thuận cả hai, dễ bế tắc.
Cổ phần của người mất trong các cuộc họp
Cổ phần của người mất là di sản. Người thừa kế trở thành cổ đông khi thủ tục thừa kế xong và công ty ghi nhận vào sổ đăng ký cổ đông. Trong thời gian chờ, số cổ phần này về nguyên tắc chưa có ai đủ tư cách biểu quyết, trừ khi những người thừa kế đã có văn bản khai nhận, thoả thuận phân chia và uỷ quyền cho một người đại diện.
Điều này ảnh hưởng mạnh tới đại hội đồng cổ đông nếu người mất nắm tỷ lệ lớn. Điều kiện tiến hành họp tính theo tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông dự họp, nên một khối cổ phần lớn chưa có người đại diện có thể khiến đại hội lần đầu không đủ điều kiện. Luật cho phép triệu tập lần hai, lần ba với điều kiện thấp dần; công ty cần lên lịch cho cả kịch bản này.
Ngược lại, gia đình người mất cũng có quyền lợi chính đáng: được biết tình hình công ty, được thông báo các cuộc họp khi đã được ghi nhận là cổ đông. Công ty nên giữ liên lạc minh bạch với gia đình thay vì tranh thủ khoảng trống để thay đổi lớn, vì các quyết định đó dễ bị khởi kiện huỷ về sau.
Ban kiểm soát và cổ đông nhỏ trong giai đoạn chuyển tiếp
Giai đoạn ngay sau khi chủ tịch mất là lúc quyền lực trong công ty dịch chuyển nhanh nhất, nên cũng là lúc cơ chế giám sát cần làm việc. Nếu công ty có ban kiểm soát, ban này có quyền kiểm tra tính hợp lệ của việc triệu tập, của nghị quyết hội đồng quản trị, và có thể đề nghị triệu tập đại hội đồng cổ đông khi thấy cần. Với công ty theo mô hình có uỷ ban kiểm toán thuộc hội đồng quản trị, vai trò này nằm ở thành viên độc lập.
Cổ đông nhỏ có quyền được thông tin, được xem biên bản và nghị quyết theo luật và điều lệ, và cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ tỷ lệ luật định trở lên có quyền yêu cầu triệu tập đại hội đồng cổ đông trong một số trường hợp. Khi thấy hội đồng quản trị còn lại ra các quyết định lớn mà không đưa ra đại hội, cổ đông nên yêu cầu thông tin bằng văn bản trước khi tính đến khởi kiện.
Phía hội đồng quản trị, minh bạch sớm là cách giảm tranh chấp: thông báo cho cổ đông về sự kiện, về chủ tịch tạm và về lịch họp đại hội nếu có. Một thông báo đầy đủ trong tuần đầu thường tránh được hàng loạt thắc mắc và nghi ngờ sau đó.
Công ty đại chúng và công ty chưa đại chúng: khác nhau ở nghĩa vụ báo
Công ty cổ phần đại chúng và công ty niêm yết có thêm nghĩa vụ công bố thông tin theo pháp luật chứng khoán. Bảng dưới chỉ nêu nguyên lý; chi tiết thời hạn và nội dung công bố bạn đối chiếu quy định hiện hành về chứng khoán.
| Nội dung | Công ty cổ phần chưa đại chúng | Công ty đại chúng, niêm yết |
|---|---|---|
| Thay đổi chủ tịch, người đại diện | Đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi người đại diện | Thêm nghĩa vụ công bố thông tin bất thường theo pháp luật chứng khoán |
| Thay đổi thành viên hội đồng quản trị | Ghi nhận nội bộ, thông báo cổ đông theo điều lệ | Công bố thông tin, cập nhật danh sách người nội bộ |
| Cổ phần của người mất | Ghi vào sổ đăng ký cổ đông khi xong thừa kế | Thủ tục chuyển quyền sở hữu qua hệ thống lưu ký chứng khoán |
| Đại hội đồng cổ đông bất thường | Theo điều lệ và Luật Doanh nghiệp | Thêm yêu cầu về công bố tài liệu họp |
Công ty đại chúng nên có người phụ trách quản trị hoặc thư ký công ty rà ngay các nghĩa vụ công bố sau sự kiện, vì chậm công bố là lỗi dễ bị xử lý.
Lỗi hay gặp trong những tuần đầu
Những lỗi dưới đây làm phát sinh tranh chấp hoặc buộc công ty làm lại:
- Giám đốc tự xưng quyền chủ tịch vì "đang điều hành", trong khi không được hội đồng quản trị bầu.
- Hội đồng quản trị còn lại ra nghị quyết vượt thẩm quyền, như quyết định phát hành thêm cổ phần làm loãng phần của gia đình người mất mà không đúng trình tự.
- Không triệu tập đại hội dù số thành viên đã giảm dưới ngưỡng, các nghị quyết sau đó bị cổ đông khởi kiện.
- Đưa người thừa kế vào họp và biểu quyết khi chưa hoàn tất thủ tục thừa kế cổ phần.
- Quên cập nhật người đại diện theo pháp luật, ngân hàng tạm dừng giao dịch kéo dài.
Phần lớn lỗi đến từ vội vàng. Một cuộc họp hội đồng quản trị có biên bản rõ ràng trong tuần đầu, cộng với lịch triệu tập đại hội nếu cần, giải quyết được gần hết.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc không phải thành viên hội đồng quản trị có được làm chủ tịch tạm không?
Không. Chủ tịch hội đồng quản trị phải được bầu trong số thành viên hội đồng quản trị. Giám đốc không phải thành viên chỉ có thể tiếp tục điều hành và, nếu điều lệ cho phép, làm người đại diện theo pháp luật. Muốn làm chủ tịch thì phải được đại hội đồng cổ đông bầu vào hội đồng trước.
Người thừa kế cổ phần của chủ tịch có đương nhiên vào hội đồng quản trị không?
Không. Thừa kế cổ phần chỉ làm người đó trở thành cổ đông. Thành viên hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu. Nếu người thừa kế nắm tỷ lệ lớn, họ có thể đề cử, ứng cử và được bầu theo đúng trình tự, chứ không tự động kế vị.
Hội đồng quản trị chỉ còn hai người, một người phản đối thì có bầu được chủ tịch không?
Nguyên tắc là đa số thành viên còn lại tán thành. Với hai người, đa số nghĩa là cả hai đồng ý, nên một người phản đối thì không bầu được. Trường hợp này nên triệu tập ngay đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên, tránh bế tắc kéo dài.
Nghị quyết do chủ tịch ký trước khi mất nhưng chưa thực hiện còn giá trị không?
Nghị quyết của hội đồng quản trị là quyết định của cơ quan quản trị, không phải của cá nhân chủ tịch. Nghị quyết đã thông qua hợp lệ vẫn giữ giá trị và được thực hiện, trừ khi hội đồng quản trị mới quyết định sửa đổi hoặc huỷ bỏ theo đúng thẩm quyền.
Công ty có cần sửa điều lệ khi đổi chủ tịch không?
Thông thường không, vì điều lệ không ghi đích danh chủ tịch. Chỉ cần sửa nếu điều lệ đang quy định số lượng, chức danh người đại diện theo pháp luật mà lần thay đổi này làm khác đi, hoặc công ty muốn bổ sung cơ chế dự phòng cho những lần sau.