Khi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên chỉ còn lại một người, công ty không tự giải thể và không mất hợp đồng hay tài sản nào. Người ở lại phải chọn: tìm thêm thành viên, hoặc đăng ký chuyển đổi thành công ty một thành viên. Để quá lâu, công ty rơi vào trường hợp phải giải thể vì không đủ số lượng thành viên tối thiểu.
Sau khi chuyển đổi, người ở lại thành chủ sở hữu duy nhất và tiếp nhận quyền quyết định đầy đủ, cùng với toàn bộ nghĩa vụ của công ty. Bài này đi qua các đường dẫn đến tình huống này, thời hạn cần để ý, cách công ty mua lại phần vốn sao cho không làm hại chủ nợ, và những gì người ở lại phải dọn trong bộ máy cũ.
Những đường khiến công ty chỉ còn một người
Đường phổ biến nhất là một thành viên chuyển nhượng toàn bộ phần vốn cho thành viên còn lại. Tiền đi giữa hai cá nhân, vốn điều lệ không đổi, công ty chỉ đổi cơ cấu sở hữu. Đường thứ hai là thành viên không tán thành một nghị quyết quan trọng và yêu cầu công ty mua lại phần vốn của mình theo quyền mà Luật Doanh nghiệp dành cho thành viên. Khi đó tiền ra từ công ty, vốn điều lệ phải giảm tương ứng nếu công ty không bán lại phần vốn đó cho người khác.
Đường thứ ba là thành viên hoàn toàn chưa góp phần vốn đã cam kết khi hết thời hạn góp vốn, nên theo Luật Doanh nghiệp đương nhiên không còn là thành viên; người góp được một phần thì chỉ còn quyền tương ứng phần đã góp. Đường thứ tư không do ai chọn: thành viên là cá nhân qua đời. Người thừa kế có thể trở thành thành viên theo quy định của luật và điều lệ; chỉ khi không ai trở thành thành viên thì công ty mới còn một người. Thủ tục khai nhận di sản của người thừa kế là việc của mảng thừa kế gia đình; ở đây chỉ quan tâm đến chuyện công ty vận hành tiếp thế nào.
Mỗi đường để lại một kiểu "dấu vết" khác nhau trong sổ sách: hợp đồng chuyển nhượng, nghị quyết và chứng từ thanh toán khi công ty mua lại, biên bản xác định phần vốn chưa góp, hoặc giấy tờ của người thừa kế. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi cần đúng loại giấy tờ tương ứng với đường mà công ty đã đi.
Thời hạn và lựa chọn của người ở lại
Luật Doanh nghiệp 2020 xếp trường hợp công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu trong sáu tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình vào nhóm trường hợp phải giải thể. Ngoài mốc đó, việc chuyển nhượng, mua lại vốn làm thay đổi thành viên còn có thời hạn đăng ký thay đổi riêng. Con số cụ thể của từng thủ tục bạn đối chiếu với văn bản hiện hành và hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở; điều quan trọng là đừng coi khoảng thời gian này là thời gian rảnh.
Người ở lại có hai lựa chọn chính. Chọn chuyển thành công ty một thành viên khi bạn muốn tự quyết, không cần người cùng góp vốn và chấp nhận một mình chịu rủi ro kinh doanh trong phạm vi vốn điều lệ. Chọn tìm thêm thành viên khi bạn cần vốn, cần người cùng điều hành, hoặc khi đối tác, ngân hàng quen làm việc với cơ cấu nhiều người. Lựa chọn thứ hai cần thời gian để tìm và kiểm tra người mới; nếu chưa kịp, nhiều công ty chuyển về một thành viên trước rồi nhận thêm người sau.
Có một lựa chọn thứ ba ít được nghĩ tới: giải thể chủ động nếu người ở lại không muốn tiếp tục một mình. Giải thể chỉ làm được khi công ty thanh toán hết nợ và nghĩa vụ tài sản, nên với công ty còn nợ, chuyển về một thành viên rồi vận hành tiếp để trả nợ thường là đường thực tế hơn. Quyết định nào cũng nên được đưa ra sớm, khi còn đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ và nói chuyện với chủ nợ, ngân hàng.
Không có lựa chọn "để nguyên". Một công ty đăng ký hai thành viên nhưng thực tế một người, hoặc tiếp tục ghi tên người đã rút trên giấy chứng nhận, tạo ra một tình trạng pháp lý sai. Người đã rút cũng có lợi ích chính đáng trong việc tên mình được gỡ ra.
Người rời đi và người ở lại: ai chịu gì với nghĩa vụ cũ
Bảng tóm lược nguyên tắc với nghĩa vụ phát sinh trước ngày thay đổi. Thoả thuận riêng giữa hai người và bảo lãnh cá nhân có thể làm khác đi.
| Nghĩa vụ | Công ty sau chuyển đổi | Người ở lại | Người rời đi |
|---|---|---|---|
| Nợ vay, nợ nhà cung cấp | Tiếp tục là bên nợ | Chịu trong phạm vi vốn, trừ khi bảo lãnh riêng | Không trả bằng tài sản riêng, trừ khi đã bảo lãnh |
| Hợp đồng đang thực hiện | Tiếp tục thực hiện | Quyết định thay công ty | Không còn quyền quyết định |
| Phần vốn cam kết chưa góp của người rời đi | Làm thủ tục điều chỉnh vốn | Không thay người kia góp | Chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết với nghĩa vụ phát sinh trước khi đăng ký thay đổi vốn |
| Tiền công ty trả để mua lại phần vốn | Chỉ trả khi vẫn đủ khả năng trả nợ | Chịu trách nhiệm nếu duyệt trả sai điều kiện | Có thể phải hoàn lại nếu khoản trả vi phạm điều kiện luật định |
| Trách nhiệm người quản lý về việc đã làm | Có quyền yêu cầu xem xét | Chịu với phần mình điều hành | Chịu với phần mình điều hành khi còn là người quản lý |
Dòng thứ tư là dòng hay bị coi nhẹ nhất, vì cả hai người thường muốn chia tay nhanh và sòng phẳng với nhau mà quên rằng tiền đang lấy từ công ty có chủ nợ đứng sau.
Công ty mua lại phần vốn: chỗ hay làm sai
Điều kiện thanh toán. Luật Doanh nghiệp chỉ cho công ty thanh toán phần vốn mua lại nếu sau khi thanh toán vẫn bảo đảm trả đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác. Trả hết tiền mặt cho người rời đi trong khi công ty đang nợ nhà cung cấp là rủi ro cho cả hai người.
Giá mua lại. Giá theo giá thị trường hoặc theo nguyên tắc ghi trong điều lệ. Điều lệ chép mẫu thường không ghi gì, nên hai người tranh cãi đúng lúc quan hệ đã căng. Định giá độc lập giúp cả hai có căn cứ.
Vốn điều lệ phải giảm. Phần vốn công ty đã mua lại mà không bán cho ai thì vốn điều lệ phải giảm và đăng ký thay đổi. Giữ nguyên số vốn cũ trên giấy làm sai lệch thông tin mà chủ nợ và ngân hàng dựa vào.
Thông báo cho chủ nợ lớn. Không phải trường hợp nào luật cũng buộc thông báo trước cho chủ nợ, nhưng hợp đồng vay thường có điều khoản yêu cầu báo khi giảm vốn hoặc thay đổi thành viên. Bỏ qua dễ thành vi phạm hợp đồng tín dụng.
Chứng từ rõ ràng. Nghị quyết hội đồng thành viên, hợp đồng hoặc biên bản mua lại, chứng từ chuyển tiền là bộ giấy tờ bảo vệ người ở lại khi sau này có người hỏi tiền đã ra khỏi công ty theo căn cứ nào.
Bộ máy cũ: những gì người ở lại phải dọn
Công ty một thành viên không còn hội đồng thành viên theo nghĩa nhiều người. Sau khi đăng ký chuyển đổi, người ở lại nên làm lần lượt:
- Ban hành điều lệ mới theo loại hình một thành viên, chọn mô hình quản lý: chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng giám đốc, và người đại diện theo pháp luật.
- Rà các nghị quyết hội đồng thành viên còn hiệu lực, quyết định cái nào giữ, cái nào thay bằng quyết định của chủ sở hữu.
- Nếu người rời đi đang là giám đốc, người đại diện theo pháp luật hay chủ tài khoản: thay ngay, thu hồi uỷ quyền, đổi mẫu chữ ký tại ngân hàng, thu hồi quyền truy cập hệ thống.
- Nhận bàn giao con dấu, chứng thư số, hồ sơ, mật khẩu tài khoản mà người rời đi đang giữ; lập biên bản có chữ ký hai bên.
- Thông báo cho đối tác và ngân hàng về thay đổi người đại diện và cơ cấu sở hữu, đặc biệt khi hợp đồng có điều khoản thay đổi quyền kiểm soát.
- Cập nhật thông tin với các cơ quan cấp giấy phép con nếu ngành đó yêu cầu báo thay đổi chủ sở hữu.
Biên bản bàn giao ở bước thứ tư nên liệt kê cả những việc người rời đi đang dở dang với khách hàng; khoảng trống thông tin sau khi một người ra đi là nguồn tranh chấp phổ biến.
Ví dụ giả định: chia tay êm nhưng thiếu một tờ giấy
Ví dụ giả định: anh Tâm và anh Phúc mỗi người góp một nửa lập công ty thiết kế nội thất ở Đà Nẵng. Anh Phúc muốn rút ra để làm việc khác. Hai người thống nhất công ty trả lại tiền vốn cho anh Phúc trong ba đợt, ký một biên bản ngắn rồi anh Tâm đi đăng ký chuyển thành công ty một thành viên.
Nửa năm sau, công ty thiếu tiền trả một nhà cung cấp gỗ. Nhà cung cấp tìm hiểu và thấy vốn điều lệ trên giấy chứng nhận không đổi trong khi một nửa số vốn đã được trả ra cho thành viên cũ. Câu hỏi đặt ra là khoản trả đó có đúng điều kiện luật định không, công ty có còn đủ khả năng trả nợ tại thời điểm trả không. Nếu không, cả người duyệt trả lẫn người nhận đều có thể bị yêu cầu chịu trách nhiệm.
Hai người không làm gì gian dối, chỉ thiếu một bước: không đăng ký giảm vốn, không kiểm tra khả năng trả nợ khi duyệt chi. Đây là kiểu vấn đề hay gặp ở công ty nhỏ, giải quyết rất nhẹ nếu làm đúng từ đầu và rất nặng nếu để đến khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Công ty còn một thành viên có phải đổi tên không?
Tên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên và một thành viên đều dùng cụm "trách nhiệm hữu hạn". Nếu tên hiện tại không ghi số thành viên thì thường không cần đổi. Bạn kiểm lại cách đặt tên trên giấy chứng nhận và điều lệ trước khi nộp hồ sơ.
Người rời đi có còn phải chịu nợ của công ty sau khi đã rút không?
Về nguyên tắc không, vì thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp. Ngoại lệ là khi họ đã ký bảo lãnh cá nhân, khi họ chưa góp đủ phần vốn đã cam kết, hoặc khi khoản tiền công ty trả cho họ vi phạm điều kiện bảo đảm khả năng thanh toán nợ.
Thành viên qua đời mà người thừa kế chưa làm xong giấy tờ thì công ty có phải chuyển đổi ngay không?
Người thừa kế có thể trở thành thành viên theo luật và điều lệ, nên công ty chưa chắc đã chỉ còn một thành viên. Trong lúc chờ, công ty vẫn hoạt động; nên trao đổi với người thừa kế và theo dõi mốc thời hạn để không rơi vào trường hợp thiếu thành viên kéo dài.
Có thể vừa chuyển về một thành viên vừa đổi người đại diện cùng lúc không?
Thường được kết hợp trong một lần đăng ký nếu hồ sơ đầy đủ cho cả hai nội dung. Phòng Đăng ký kinh doanh hướng dẫn cách ghi trên giấy đề nghị; bạn nên hỏi trước để tránh hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.
Hợp đồng do thành viên cũ ký nhân danh công ty còn hiệu lực không?
Còn, nếu khi ký người đó có thẩm quyền đại diện cho công ty. Hợp đồng là của công ty chứ không phải của cá nhân người ký. Việc thành viên rời đi không làm hợp đồng mất hiệu lực, nhưng công ty nên chỉ định người mới phụ trách và báo cho đối tác.
Hai người không thống nhất được giá mua lại phần vốn thì làm sao?
Có thể thuê tổ chức thẩm định giá độc lập, thương lượng qua hoà giải viên, hoặc khi không còn cách nào thì đưa ra trọng tài, toà án theo thoả thuận và điều lệ. Trong lúc tranh chấp, công ty vẫn cần người điều hành hợp pháp, nên giữ nguyên trạng thẩm quyền đã đăng ký cho tới khi có kết quả.