Khi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên chuyển nhượng toàn bộ vốn điều lệ cho một cá nhân hoặc một tổ chức, công ty vẫn là pháp nhân cũ, chỉ đổi chủ sở hữu; người mua phải đăng ký thay đổi chủ sở hữu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu bán cho từ hai người trở lên hoặc chỉ bán một phần vốn, công ty không còn là "một thành viên" nữa và thủ tục chuyển sang hướng chuyển đổi loại hình.
Bài này dành cho cả người bán lẫn người mua một công ty TNHH một thành viên: phân biệt các kịch bản bán, những điều cần kiểm về vốn đã góp, hồ sơ cần chuẩn bị, việc sửa điều lệ và thay người đại diện, và những thứ không tự cập nhật theo giấy chứng nhận mới.
Ba kịch bản bán vốn và thủ tục tương ứng
Cùng một câu "bán công ty", nhưng tuỳ người nhận là ai và nhận bao nhiêu mà công ty đi theo hướng khác nhau. Xác định đúng kịch bản trước khi soạn hợp đồng giúp tránh làm lại hồ sơ.
| Kịch bản | Công ty sau giao dịch | Thủ tục chính |
|---|---|---|
| Bán toàn bộ vốn cho một cá nhân hoặc một tổ chức | Vẫn là TNHH một thành viên, đổi chủ sở hữu | Đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty |
| Bán toàn bộ vốn cho hai người trở lên | Trở thành TNHH hai thành viên trở lên (hoặc cổ phần nếu đủ điều kiện và các bên chọn) | Đăng ký chuyển đổi loại hình |
| Bán một phần vốn, chủ cũ giữ phần còn lại | Trở thành TNHH hai thành viên trở lên hoặc cổ phần | Đăng ký chuyển đổi loại hình |
| Nhận thêm vốn góp của người khác (không bán) | Trở thành TNHH hai thành viên trở lên hoặc cổ phần | Tăng vốn kèm chuyển đổi — không phải chuyển nhượng |
Bài này đi sâu kịch bản đầu tiên. Hai kịch bản sau chạm vào chuyển đổi loại hình; phần "sau chuyển đổi cái gì đi theo" có chuyên mục riêng trên trang.
Kiểm tra vốn đã góp trước khi định giá
Vốn điều lệ trên giấy chưa chắc là vốn thật đã góp. Luật cho chủ sở hữu một thời hạn để góp đủ vốn kể từ khi được cấp giấy chứng nhận; quá hạn mà chưa góp đủ thì phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng số đã góp. Thực tế vẫn có công ty ghi vốn lớn mà sổ sách không có chứng từ góp tương ứng.
Chứng từ góp vốn cần xem là gì. Sao kê chuyển tiền vào tài khoản công ty, biên bản góp vốn bằng tài sản kèm giấy tờ chuyển quyền sở hữu, sổ kế toán ghi nhận vốn chủ sở hữu. Góp bằng tiền mặt không có chứng từ rõ thì người mua nên coi là rủi ro.
Vì sao người mua phải quan tâm. Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ. Người mua tiếp nhận toàn bộ vốn điều lệ đã đăng ký; phần nào thực ra chưa góp thì câu hỏi ai phải góp tiếp, có phải điều chỉnh vốn hay không cần được làm rõ trước, không để tới lúc chủ nợ hỏi.
Cách xử lý thường gặp. Điều chỉnh vốn điều lệ về đúng số đã góp trước khi chuyển nhượng, hoặc ghi rõ trong hợp đồng bên nào chịu nghĩa vụ góp phần còn thiếu và giá đã tính đến điều đó. Trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan đăng ký và người làm nghề.
Các bước đổi chủ sở hữu khi bán trọn cho một người
Trình tự dưới đây giả định bên mua đã rà soát pháp lý công ty xong và hai bên đã đồng ý giá. Những bước trước đó có bài riêng trong chuyên mục này.
- Chủ sở hữu ra quyết định về việc chuyển nhượng toàn bộ vốn điều lệ, nếu điều lệ công ty yêu cầu thủ tục nội bộ; đọc lại điều lệ để biết có điều kiện gì riêng.
- Hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng vốn, ghi rõ phần vốn, giá, phương thức thanh toán, ngày chuyển giao, cam đoan của bên bán.
- Bên mua thanh toán theo tiến độ đã thoả thuận và hai bên lập văn bản hoặc chứng từ xác nhận việc chuyển nhượng đã hoàn tất, vì đây là một giấy tờ thường có trong hồ sơ đăng ký.
- Chủ sở hữu mới thông qua điều lệ sửa đổi phù hợp với chủ sở hữu mới; nếu đổi người đại diện theo pháp luật, chuẩn bị luôn giấy tờ của người đại diện mới.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ sở hữu tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra từng dòng thông tin, rồi cập nhật với ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các nơi cấp giấy phép con.
Thuế thu nhập từ chuyển nhượng vốn, nghĩa vụ khai và nộp, là phần thuộc cụm thuế; điều đáng nhớ ở đây là hồ sơ thuế và hồ sơ đăng ký thay đổi chạy song song, đừng để một bên chờ bên kia mà không ai lo.
Hồ sơ đăng ký thay đổi chủ sở hữu
Các nhóm giấy tờ thường gặp; mẫu thông báo và danh mục chính xác cần đối chiếu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp.
| Giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|
| Thông báo thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên | Theo mẫu hiện hành, người ký theo hướng dẫn của mẫu |
| Điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty | Phù hợp với chủ sở hữu mới |
| Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu mới | Cá nhân: giấy tờ tuỳ thân; tổ chức: giấy tờ pháp lý của tổ chức và người đại diện theo uỷ quyền |
| Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh đã hoàn tất chuyển nhượng | Bản có đủ chữ ký các bên |
| Văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư | Khi người nhận là nhà đầu tư nước ngoài và thuộc diện phải đăng ký góp vốn, mua phần vốn |
| Văn bản uỷ quyền nộp hồ sơ | Khi nhờ người khác đi nộp |
Nếu cùng lúc đổi người đại diện theo pháp luật, đổi tên hay đổi trụ sở, nhiều nơi cho phép gộp trong một lần nộp; hỏi trước để tránh phải nộp hai lượt. Thời hạn xử lý và lệ phí xem trên cổng dịch vụ công.
Những thứ không tự cập nhật theo giấy chứng nhận mới
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là điểm khởi đầu. Ngân hàng không tự biết chủ đã đổi: chủ tài khoản là công ty, nhưng mẫu chữ ký, người có quyền duyệt lệnh chuyển tiền, ngân hàng điện tử, thẻ tín dụng doanh nghiệp đều gắn với người cụ thể. Người mua cần làm việc với ngân hàng để thay hồ sơ người có thẩm quyền và đổi thiết bị xác thực. Nếu công ty đang có khoản vay, hợp đồng tín dụng thường đòi thông báo trước khi đổi chủ; đọc kỹ để không vô tình vi phạm.
Con dấu do công ty tự quản lý, nên khi đổi chủ cần biên bản bàn giao dấu và quyết định về việc quản lý, sử dụng dấu của chủ mới. Chữ ký số, tài khoản hoá đơn điện tử, tài khoản trên các cổng dịch vụ công, tài khoản sàn thương mại điện tử, tên miền, phần mềm kế toán đều phải chuyển quyền quản trị; phần chữ ký số có chuyên mục riêng ở site đồng hành nên ở đây chỉ nhắc.
Hợp đồng với đối tác lớn đôi khi có điều khoản "thay đổi quyền kiểm soát": khi chủ sở hữu đổi, đối tác được quyền chấm dứt hoặc đàm phán lại. Người mua nên biết trước những hợp đồng này, vì doanh thu kỳ vọng có thể phụ thuộc vào chúng. Giấy phép con thường cấp cho công ty nên không mất khi đổi chủ, nhưng giấy phép nào gắn với người cụ thể thì phải cập nhật theo quy định của từng ngành.
Người lao động cũng không tự biết gì nếu không ai nói. Hợp đồng lao động ký với công ty, nên về nguyên tắc vẫn tiếp tục khi chủ sở hữu đổi; nhưng nếu chủ mới định thay đổi cơ cấu, chuyển người sang công ty khác hay cắt bớt bộ phận thì phải đi theo các quy định của Bộ luật Lao động, kể cả việc trao đổi với tổ chức đại diện người lao động nếu có. Một buổi gặp ngắn để giới thiệu chủ mới, nói rõ hợp đồng và quyền lợi được giữ nguyên, thường giúp tránh tình trạng người giỏi nghỉ việc vì tin đồn. Hồ sơ bảo hiểm xã hội của từng người cần được đối chiếu ngay tại ngày chốt: khoản nào công ty còn chậm đóng thì ghi rõ trong biên bản, vì đó là nghĩa vụ của công ty, chủ mới sẽ phải xử lý.
Lỗi hay gặp khiến thương vụ kéo dài
Hồ sơ bị trả hoặc thương vụ sinh chuyện thường rơi vào vài tình huống quen thuộc. Kiểm từng dòng dưới đây trước khi nộp:
- Chọn sai kịch bản: bán cho vợ chồng người mua cùng đứng tên nhưng lại nộp hồ sơ "đổi chủ sở hữu" thay vì chuyển đổi.
- Điều lệ sửa đổi vẫn còn tên, thông tin của chủ cũ ở vài điều khoản, hoặc không khớp với thông báo thay đổi.
- Thiếu giấy tờ chứng minh đã hoàn tất chuyển nhượng, hoặc nội dung giấy tờ này không khớp với hợp đồng.
- Vốn điều lệ đăng ký cao hơn số đã góp thực tế mà không ai xử lý trước, đến khi chủ nợ hỏi thì không bên nào nhận.
- Không đổi người đại diện theo pháp luật, chủ cũ vẫn đứng tên giám đốc và vẫn là người ký hợp đồng trong nhiều tháng.
- Giao tiền hết trước khi có giấy chứng nhận mới, không giữ lại phần nào để bảo đảm cho cam kết của bên bán.
Thương vụ có khoản vay ngân hàng, tài sản là bất động sản hoặc ngành nghề có điều kiện thì hồ sơ dày hơn nhiều; đó là lúc nên có người làm nghề soát hợp đồng và trình tự trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Bán toàn bộ vốn công ty TNHH một thành viên có phải đổi tên công ty không?
Không bắt buộc. Công ty vẫn là pháp nhân cũ, có thể giữ nguyên tên, mã số, trụ sở. Muốn đổi tên hay trụ sở thì làm thủ tục thay đổi tương ứng, có thể nộp cùng lúc với hồ sơ đổi chủ sở hữu nếu cơ quan đăng ký chấp nhận.
Hai vợ chồng cùng mua lại công ty TNHH một thành viên thì làm thủ tục nào?
Nếu cả hai cùng đứng tên chủ, công ty sẽ có hai thành viên, nên phải đăng ký chuyển đổi sang TNHH hai thành viên trở lên chứ không phải đổi chủ sở hữu. Nếu chỉ một người đứng tên thì vẫn là đổi chủ sở hữu, việc tài sản chung vợ chồng là chuyện giữa hai người.
Nợ của công ty trước khi chuyển nhượng vốn ai chịu?
Nợ là của công ty, không phải của chủ sở hữu cá nhân, nên khi đổi chủ thì công ty vẫn phải trả. Vì vậy người mua đánh giá nợ khi định giá và yêu cầu bên bán cam đoan về công nợ trong hợp đồng; giữa hai bên có thể thoả thuận cơ chế bù trừ nếu xuất hiện khoản nợ chưa được công bố.
Chuyển nhượng vốn có cần công chứng hợp đồng không?
Luật không bắt buộc công chứng hợp đồng chuyển nhượng vốn góp nói chung. Tuy vậy nhiều bên vẫn công chứng hoặc ký trước người làm chứng để giảm tranh cãi về chữ ký, nhất là khi bên bán là cá nhân lớn tuổi hoặc ở xa.
Chủ cũ đang là giám đốc thì sau khi bán có tự hết chức không?
Không tự hết. Chủ sở hữu mới phải ra quyết định bổ nhiệm người quản lý mới và nếu người đại diện theo pháp luật thay đổi thì phải đăng ký thay đổi. Chừng nào chưa làm, chủ cũ vẫn có tên trên giấy tờ và vẫn có thể bị gọi khi có việc.
Nhà đầu tư nước ngoài mua lại toàn bộ vốn có cần thủ tục riêng không?
Có thể có. Trong một số trường hợp, như ngành nghề có điều kiện tiếp cận thị trường hoặc tỉ lệ sở hữu nước ngoài vượt ngưỡng luật định, nhà đầu tư nước ngoài phải đăng ký góp vốn, mua phần vốn với cơ quan đăng ký đầu tư trước khi đổi chủ. Phần này nên hỏi người làm nghề.