Khi chủ hộ kinh doanh còn minh mẫn nhưng không đi lại được, cách nhanh nhất là chủ hộ lập văn bản uỷ quyền cho người nhà điều hành trong phạm vi và thời hạn rõ ràng. Khi chủ hộ đã không còn nhận thức, làm chủ được hành vi, giấy uỷ quyền mới không lập được nữa và giấy cũ có thể hết hiệu lực; lúc đó gia đình phải đi theo đường toà án tuyên bố và giám hộ, hoặc các thành viên hộ chọn người khác làm chủ hộ.
Nhiều gia đình chỉ nghĩ tới chuyện này khi bố mẹ đã nằm viện. Cửa hàng vẫn phải mở, nhà cung cấp vẫn giao hàng, hợp đồng thuê sắp đến hạn gia hạn, ngân hàng không cho người khác rút tiền. Bài này phân biệt bốn công cụ pháp lý có trong tay (uỷ quyền, giám hộ, đổi chủ hộ, tạm ngừng kinh doanh), nói rõ khi nào dùng cái nào, và những việc nên chuẩn bị từ lúc chủ hộ còn khoẻ.
Bốn công cụ và lúc dùng
Bảng dưới đặt bốn công cụ cạnh nhau. Tình trạng sức khoẻ của chủ hộ quyết định công cụ nào còn dùng được.
| Công cụ | Khi nào dùng được | Ai quyết định | Giới hạn chính |
|---|---|---|---|
| Uỷ quyền | Chủ hộ còn đủ minh mẫn để tự ký | Chủ hộ | Chấm dứt khi người uỷ quyền mất hoặc bị toà tuyên mất năng lực hành vi; chỉ trong phạm vi đã ghi |
| Giám hộ | Toà án đã tuyên chủ hộ mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (kèm chỉ định giám hộ) | Theo luật hoặc theo quyết định của toà, và đăng ký giám hộ | Người giám hộ chỉ làm vì lợi ích của người được giám hộ, không được đem tài sản đi tặng cho |
| Đổi chủ hộ | Hộ do các thành viên hộ gia đình đăng ký và các thành viên còn lại chọn người mới; hoặc chủ hộ còn minh mẫn tự chuyển giao | Thành viên hộ, hoặc chủ hộ | Hộ do một cá nhân đăng ký mà người đó không còn tự quyết được thì không tự đổi được |
| Tạm ngừng kinh doanh | Không ai đủ điều kiện hoặc gia đình chưa thống nhất | Chủ hộ hoặc người có quyền thay mặt | Vẫn phải xử lý hợp đồng, công nợ, hàng tồn trong thời gian ngừng |
Điểm mấu chốt của bảng là thời điểm. Cùng một gia đình, cùng một cửa hàng, nhưng làm lúc chủ hộ còn tỉnh táo thì chỉ cần một tờ giấy uỷ quyền; để đến khi chủ hộ không còn nhận thức được thì phải qua toà án.
Khi chủ hộ còn minh mẫn: uỷ quyền cho rõ phạm vi
Một văn bản uỷ quyền tốt cho việc điều hành cửa hàng nên liệt kê cụ thể những việc người được uỷ quyền làm được: nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp, bán hàng và thu tiền, ký hoặc gia hạn hợp đồng thuê, làm việc với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký, trả lương người làm, giao dịch tại ngân hàng trong giới hạn nào. Ghi chung chung "toàn quyền quản lý cửa hàng" thường bị ngân hàng, chủ nhà hoặc cơ quan nhà nước hỏi lại.
Thời hạn nên ghi rõ, chẳng hạn sáu tháng hay một năm, có thể gia hạn. Nếu không ghi, Bộ luật Dân sự có quy tắc mặc định, nhưng người nhận giấy sẽ yên tâm hơn khi thấy thời hạn cụ thể. Chủ hộ nằm viện vẫn có thể ký uỷ quyền; công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực có thể đến tận nơi theo quy định, với điều kiện người ký còn đủ năng lực nhận thức. Ngân hàng thường có mẫu uỷ quyền riêng và yêu cầu riêng, nên hỏi trước.
Uỷ quyền không chuyển trách nhiệm. Chủ hộ vẫn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật với mọi việc người được uỷ quyền làm trong phạm vi uỷ quyền. Vì vậy người được uỷ quyền nên ghi chép, giữ chứng từ và báo lại định kỳ cho chủ hộ và cả gia đình, nhất là khi trong nhà có nhiều anh chị em.
Nếu tình trạng sức khoẻ cho thấy chủ hộ khó quay lại cửa hàng, đây cũng là lúc nên tính đổi chủ hộ khi chủ hộ còn tự quyết được. Một lần chuyển giao có kế hoạch nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc chờ đến khi phải qua toà.
Khi chủ hộ không còn nhận thức được: giám hộ qua toà án
Bộ luật Dân sự phân biệt người mất năng lực hành vi dân sự và người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Cả hai đều phải được toà án tuyên bố theo yêu cầu của người có quyền, lợi ích liên quan, dựa trên kết luận giám định hoặc căn cứ chuyên môn. Gia đình không tự "coi như" bố mẹ đã mất năng lực rồi ký thay được.
Sau khi toà tuyên, việc giám hộ được xác lập. Với người mất năng lực hành vi dân sự, luật có thứ tự người giám hộ đương nhiên, bắt đầu từ vợ hoặc chồng, rồi đến các con đã thành niên, rồi cha mẹ. Với người có khó khăn trong nhận thức, toà án chỉ định người giám hộ và xác định quyền, nghĩa vụ của người đó. Việc giám hộ được đăng ký tại uỷ ban nhân dân cấp xã nơi cư trú.
Người giám hộ quản lý tài sản của người được giám hộ như tài sản của chính mình, chỉ vì lợi ích của người được giám hộ. Các giao dịch có giá trị lớn như bán, cho thuê, cho mượn tài sản thường cần sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ. Đặc biệt, người giám hộ không được đem tài sản của người được giám hộ tặng cho người khác. Nghĩa là người con đang giám hộ cho mẹ không thể "tặng" cửa hàng của mẹ cho chính mình hay cho em mình.
Với cửa hàng, điều này có nghĩa là người giám hộ có thể duy trì kinh doanh ở mức cần thiết, thu tiền, trả nợ, xử lý hàng tồn, vì lợi ích của người được giám hộ; còn chuyển giao hẳn cửa hàng thì phải theo hình thức có đền bù hợp lý và qua người giám sát, hoặc chờ đến khi mở thừa kế. Trường hợp có nhiều anh chị em không đồng ý về người giám hộ hay cách quản lý, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư gần nơi cư trú trước khi làm thủ tục.
Hộ do thành viên gia đình đăng ký: đổi chủ hộ là lối thoát
Kiểm lại hộ đăng ký theo dạng nào. Nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký, việc chủ hộ không còn đủ điều kiện có thể được giải quyết bằng cách các thành viên còn lại họp, chọn người khác làm chủ hộ, uỷ quyền cho người đó, rồi làm thủ tục thay đổi chủ hộ. Đây là lý do nhiều chuyên viên khuyên gia đình đăng ký theo dạng thành viên ngay từ đầu.
Chủ hộ cũ không còn đủ năng lực thì không ký được. Biên bản họp và uỷ quyền chỉ cần chữ ký của những thành viên có năng lực; với chủ hộ cũ đang được giám hộ, người giám hộ tham gia trong phạm vi quyền của mình. Cách ghi biên bản cụ thể nên hỏi trước nơi tiếp nhận.
Tài sản vẫn là tài sản của ai thì là của người đó. Đổi người đại diện không làm tài sản của chủ hộ cũ chuyển sang chủ hộ mới. Hàng hoá, thiết bị thuộc sở hữu của người đang được giám hộ vẫn phải được quản lý vì lợi ích của người đó; nên lập danh sách và thoả thuận cách sử dụng có sự tham gia của người giám hộ.
Hộ do một cá nhân đăng ký thì khó hơn. Không có thành viên nào khác để chọn lại người đại diện, và người giám hộ không được tặng cho cửa hàng. Thường gia đình phải chọn giữa tạm ngừng, để người giám hộ duy trì ở mức cần thiết, hoặc bán cửa hàng với giá hợp lý theo đúng thủ tục.
Những tuần đầu: giữ cửa hàng chạy mà không vượt quyền
Từ lúc chủ hộ nhập viện đến khi có uỷ quyền hay quyết định giám hộ thường mất một khoảng thời gian. Trong khoảng đó, người nhà vẫn phải giữ cửa hàng, nhưng nên tự giới hạn ở những việc an toàn.
- Bán hàng tồn với giá thường lệ và ghi sổ đầy đủ từng ngày; không bán thanh lý, không bán thiết bị, không nhận đơn hàng lớn có đặt cọc.
- Giữ tiền thu được riêng một chỗ, có người thứ hai cùng đếm và ký; không dùng tiền cửa hàng cho chi tiêu gia đình khi chưa thống nhất.
- Báo nhà cung cấp chính về tình hình, đề nghị tạm giãn lịch giao hàng thay vì tự ký hợp đồng mới thay chủ hộ.
- Trả lương người làm đúng hạn từ tiền bán hàng, có chữ ký nhận; người lao động không phải gánh hệ quả của việc chủ hộ ốm.
- Nói chuyện sớm với chủ nhà nếu hợp đồng thuê sắp hết hạn, đề nghị gia hạn ngắn bằng văn bản chờ gia đình xác lập người có quyền ký.
- Không dùng thẻ, mã đăng nhập ngân hàng của chủ hộ để giao dịch thay; đó là việc ngân hàng không công nhận và có thể gây rắc rối về sau.
Những việc trên không biến người nhà thành người đại diện hợp pháp, nhưng giữ cho cửa hàng không thiệt hại và để lại dấu vết minh bạch, rất có ích khi các anh chị em cùng xem lại sổ sách.
Việc nên làm khi chủ hộ còn khoẻ
Phần lớn khó khăn ở trên tránh được nếu gia đình làm vài việc khi chủ hộ còn tỉnh táo. Không việc nào trong số này tốn nhiều công.
- Đăng ký hộ theo dạng các thành viên hộ gia đình, nếu thực tế cả nhà cùng làm, để sau này thay người đại diện không cần toà án.
- Chủ hộ lập sẵn văn bản lựa chọn người giám hộ cho mình phòng khi cần được giám hộ; Bộ luật Dân sự cho phép điều này, và văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Có danh sách tài khoản, mật khẩu được cất giữ an toàn, nhà cung cấp chính, hợp đồng thuê, giấy phép con, để người thay không phải lục tìm.
- Đăng ký với ngân hàng người đồng sở hữu hoặc người được uỷ quyền giao dịch theo mẫu của ngân hàng, thay vì đưa thẻ và mã cho con.
- Lập di chúc nếu chủ hộ muốn cửa hàng về một người cụ thể; phần di chúc và khai nhận di sản thuộc chuyên đề thừa kế gia đình.
- Nói chuyện rõ với các con về kế hoạch, có biên bản; nhiều tranh chấp sau này bắt nguồn từ việc mỗi người nhớ một lời hứa khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Bố nằm viện vẫn tỉnh, có thể ký uỷ quyền tại bệnh viện không?
Có thể. Công chứng và chứng thực ngoài trụ sở được thực hiện trong một số trường hợp, như người yêu cầu không đi lại được vì ốm. Điều kiện là người ký còn đủ nhận thức; người thực hiện có quyền từ chối nếu thấy không chắc. Nên liên hệ trước để hẹn thời điểm phù hợp.
Mẹ bị lẫn nhưng chưa có quyết định của toà, con có ký thay được không?
Không nên. Khi chưa có quyết định của toà án, về pháp lý mẹ vẫn là người có năng lực hành vi, và con ký thay mà không có uỷ quyền hợp lệ là vượt quyền. Nếu tình trạng rõ ràng, gia đình nên làm thủ tục yêu cầu toà án tuyên bố và xác lập giám hộ.
Giấy uỷ quyền bố ký năm ngoái còn dùng được không khi bố đã lẫn?
Uỷ quyền chấm dứt khi người uỷ quyền mất hoặc bị toà tuyên mất năng lực hành vi dân sự. Khi chưa có quyết định của toà, giấy uỷ quyền về hình thức vẫn còn, nhưng bên nhận giấy như ngân hàng có thể từ chối nếu biết tình trạng thực tế. Đây là lý do nên chuẩn bị cả văn bản chọn người giám hộ.
Có cần tạm ngừng kinh doanh khi chủ hộ nằm viện không?
Không bắt buộc nếu có người được uỷ quyền điều hành hợp lệ. Tạm ngừng phù hợp khi không ai đủ điều kiện hoặc gia đình chưa thống nhất. Thủ tục tạm ngừng và các nghĩa vụ trong thời gian ngừng nên đối chiếu với nơi đăng ký và cơ quan thuế.
Người giám hộ có được nhận lương từ cửa hàng không?
Người giám hộ có thể được thanh toán chi phí hợp lý cho việc quản lý tài sản, và có trường hợp được hưởng thù lao theo thoả thuận hoặc quy định. Khoản này nên được ghi chép minh bạch và có sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ, để tránh thắc mắc từ các thành viên khác.
Anh chị em không thống nhất ai giám hộ cho mẹ thì sao?
Với người mất năng lực hành vi dân sự, luật có thứ tự giám hộ đương nhiên; khi có nhiều người cùng hàng, họ có thể thoả thuận. Không thoả thuận được thì việc cử, chỉ định người giám hộ có thể phải qua uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc toà án. Tranh chấp này nên có người làm nghề luật hỗ trợ.