Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể thuê giám đốc, tổng giám đốc từ bên ngoài và để chức danh đó làm người đại diện theo pháp luật nếu điều lệ quy định như vậy. Khi đó, công ty cần hai lớp văn bản: quyết định bổ nhiệm xác lập tư cách quản lý, và hợp đồng ghi quyền hạn, hạn mức, thù lao, điều kiện chấm dứt. Doanh nghiệp tư nhân cũng thuê được giám đốc, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn là người đại diện và vẫn chịu trách nhiệm.
Đây là bước chuyển lớn của doanh nghiệp gia đình và doanh nghiệp nhỏ: lần đầu tiên người có chữ ký trên mọi hợp đồng không phải người bỏ vốn. Bài này viết cho cả hai phía: chủ sở hữu muốn giao việc mà không mất kiểm soát, và người được thuê muốn làm việc mà không gánh rủi ro không phải của mình.
Loại hình nào thuê được giám đốc làm người đại diện
Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần đều có chức danh giám đốc hoặc tổng giám đốc, và luật cho phép điều lệ chọn chức danh này làm người đại diện theo pháp luật. Người giữ chức không cần là thành viên, cổ đông. Muốn giám đốc thuê đứng tên đại diện, điều lệ phải ghi giám đốc là người đại diện, hoặc ghi công ty có nhiều người đại diện trong đó có giám đốc.
Doanh nghiệp tư nhân khác hẳn. Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể thuê người khác quản lý, điều hành, nhưng theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp vẫn là người đại diện theo pháp luật và vẫn chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh. Giám đốc thuê ở đây làm việc theo uỷ quyền của chủ, không có tên trên giấy chứng nhận.
Ở công ty hợp danh, người đại diện là các thành viên hợp danh; giám đốc thuê từ bên ngoài không trở thành người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, khi người ta nói "thuê giám đốc làm người đại diện", gần như luôn là chuyện của công ty TNHH và công ty cổ phần.
Người được thuê phải không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp, và nếu là người nước ngoài thì phải tính thêm điều kiện cư trú, giấy phép lao động hoặc diện miễn. Một số ngành có điều kiện riêng về trình độ, chứng chỉ của người quản lý.
Hai lớp quan hệ cần tách bạch
Lớp quản lý. Quyết định bổ nhiệm của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị trao cho người được thuê chức danh giám đốc và, qua điều lệ, tư cách người đại diện. Lớp này đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh và có hiệu lực đối với bên thứ ba.
Lớp hợp đồng. Hợp đồng giữa công ty và giám đốc ghi quyền lợi, nghĩa vụ, chỉ tiêu, thù lao. Trên thực tế nhiều công ty ký hợp đồng lao động với giám đốc thuê; khi đó các quy định của Bộ luật Lao động 2019 về chấm dứt hợp đồng, trả lương, bảo hiểm được áp dụng song song với quy định của Luật Doanh nghiệp về miễn nhiệm.
Vì sao phải tách. Miễn nhiệm chức giám đốc là quyền của cơ quan bổ nhiệm, có thể làm theo điều lệ; nhưng chấm dứt hợp đồng lao động lại phải theo căn cứ và thủ tục của luật lao động. Không tách hai lớp này, công ty có thể miễn nhiệm hợp lệ nhưng vẫn bị kiện vì chấm dứt hợp đồng trái luật, hoặc ngược lại.
Bảo hiểm xã hội. Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương thường thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định hiện hành; chi tiết nên đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hợp đồng với giám đốc thuê nên ghi gì
Không có mẫu bắt buộc. Bảng dưới là các nhóm điều khoản nên có, kèm lý do. Câu chữ cụ thể phụ thuộc quy mô và ngành.
| Nhóm điều khoản | Nội dung | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Mảng phụ trách, quan hệ với chủ tịch, hội đồng | Tránh chồng chéo với chủ sở hữu vẫn điều hành |
| Hạn mức ký | Giá trị tối đa mỗi loại giao dịch được tự ký | Là căn cứ chứng minh giới hạn khi có tranh chấp |
| Việc cần chấp thuận | Vay, bảo lãnh, bán tài sản, giao dịch với người có liên quan | Bảo vệ chủ sở hữu khỏi quyết định lớn ngoài ý muốn |
| Thù lao, thưởng | Cách tính, điều kiện, thời điểm trả | Giảm tranh chấp khi chia tay |
| Bảo mật, không cạnh tranh | Phạm vi, thời hạn, giới hạn hợp lý | Điều khoản quá rộng dễ bị coi là không hợp lý |
| Bàn giao khi chấm dứt | Danh mục, thời hạn, hệ quả nếu không bàn giao | Tránh cảnh giữ con dấu, mật khẩu |
| Cam kết đăng ký thay đổi | Công ty nộp hồ sơ thay người trong thời hạn nhất định sau chấm dứt | Bảo vệ người được thuê khỏi việc tên còn trên hồ sơ |
Hạn mức ký trong hợp đồng chỉ phát huy tác dụng với đối tác khi đối tác biết. Các giới hạn quan trọng nên được đưa vào điều lệ hoặc quy chế, và thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn.
Đặt giới hạn quyền ở đâu thì mới có tác dụng
Giới hạn chỉ ghi trong hợp đồng giữa công ty và giám đốc ràng buộc hai bên với nhau, nhưng đối tác bên ngoài không đọc hợp đồng đó. Nếu giám đốc ký vượt hạn mức với một đối tác ngay tình, công ty có thể vẫn khó thoát nghĩa vụ, chỉ còn quyền đòi giám đốc bồi thường. Vì vậy, những giới hạn quan trọng nhất nên đặt ở nơi bên thứ ba có thể biết.
Có ba tầng thường dùng. Tầng thứ nhất là điều lệ: ghi những loại giao dịch phải được chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị chấp thuận; đối tác cẩn thận thường yêu cầu xem điều lệ trước khi ký hợp đồng lớn. Tầng thứ hai là quy chế quản lý nội bộ và quyết định phân quyền, gửi kèm cho ngân hàng và đối tác chiến lược. Tầng thứ ba là cơ chế kỹ thuật: ngân hàng điện tử thiết lập hai cấp duyệt cho lệnh chi trên một mức, chữ ký số dùng cho hợp đồng lớn do người khác giữ.
Tầng kỹ thuật thường hiệu quả nhất trong thực tế, vì nó ngăn sai sót trước khi xảy ra thay vì xử lý sau. Nhưng nó cũng có thể làm chậm việc kinh doanh nếu đặt quá chặt. Một nguyên tắc dễ dùng: giao dịch thường ngày giám đốc tự quyết hoàn toàn, giao dịch bất thường hoặc vượt mức cần thêm một người xác nhận, và danh sách việc bất thường được viết sẵn từ đầu chứ không quyết theo từng lần.
Rủi ro của cả hai phía
Quan hệ thuê giám đốc làm người đại diện có rủi ro cho cả người giao lẫn người nhận. Viết hợp đồng tốt là để chia rủi ro cho công bằng, không phải để đổ hết cho một bên:
- Với chủ sở hữu: giám đốc ký giao dịch bất lợi trong phạm vi quyền; lạm dụng chức vụ cho lợi ích riêng; không bàn giao con dấu, mật khẩu khi chia tay; nắm toàn bộ quan hệ khách hàng và rời đi cùng đội ngũ.
- Với người được thuê: đứng tên đại diện cho một công ty mà mình không kiểm soát dòng tiền thật; bị kéo vào các nghĩa vụ chưa hoàn thành của công ty; tên còn trên giấy chứng nhận sau khi đã nghỉ; bị áp lực ký những văn bản không đúng.
- Tình huống đứng tên hộ: người được thuê chỉ đứng tên cho có, mọi quyết định do người khác nắm. Đây là dạng rủi ro cao nhất cho người đứng tên, vì về pháp lý họ vẫn là người đại diện và có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân. Không nên nhận vai trò này.
- Với người lao động và đối tác: hai trung tâm quyền lực, giám đốc và chủ sở hữu, ra chỉ đạo mâu thuẫn; đối tác không biết chữ ký nào có giá trị.
Cách giảm rủi ro chung là minh bạch: điều lệ và quy chế rõ, hợp đồng rõ, báo cáo định kỳ rõ, và một kênh để giám đốc phản ánh khi được yêu cầu làm điều trái luật.
Khi chia tay: miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng và đăng ký
Một cuộc chia tay gọn đi theo trình tự sau, dù là chủ động từ phía công ty hay từ phía giám đốc:
- Đọc lại điều lệ và hợp đồng: thẩm quyền miễn nhiệm, thời hạn báo trước, các khoản phải thanh toán.
- Nếu có hợp đồng lao động, xác định căn cứ chấm dứt theo Bộ luật Lao động 2019 và thực hiện đúng thủ tục; phần chấm dứt hợp đồng lao động chi tiết có chuyên trang riêng.
- Ra quyết định miễn nhiệm và bổ nhiệm người thay, hoặc cơ chế tạm thời theo điều lệ, cùng ngày hiệu lực để không có khoảng trống.
- Bàn giao có biên bản: con dấu, chữ ký số, tài khoản, hồ sơ, việc đang dở.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện trong thời hạn luật định.
- Thông báo cho ngân hàng, cơ quan liên quan, đối tác; thu hồi mọi giấy uỷ quyền giám đốc cũ đã cấp.
- Thanh toán các khoản theo hợp đồng và luật lao động; xác nhận quá trình đóng bảo hiểm.
Khi nào cần người làm nghề luật
Thuê giám đốc ở doanh nghiệp vừa và lớn, nơi giá trị hợp đồng giám đốc ký mỗi năm rất lớn, nên có người làm nghề luật rà điều lệ và hợp đồng ngay từ đầu. Các điều khoản về hạn mức, không cạnh tranh, thưởng theo kết quả và bàn giao là những chỗ dễ viết sai nhất, và sai thì chỉ lộ ra lúc chia tay.
Khi chia tay trong mâu thuẫn, nhất là khi một bên cáo buộc bên kia gây thiệt hại, đừng xử lý bằng cách giữ lương hay giữ con dấu. Những phản ứng này thường làm yếu vị thế pháp lý của chính bên làm. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có định hướng ban đầu, rồi quyết định có cần thuê luật sư đại diện cho vụ việc hay không.
Người được mời làm giám đốc cũng nên đọc kỹ điều lệ, báo cáo tài chính gần nhất và danh sách nghĩa vụ đang treo của công ty trước khi nhận. Đứng tên đại diện cho một công ty đang có vấn đề mà không biết là cách nhanh nhất để mang rủi ro của người khác về mình.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc thuê có quyền tự bổ nhiệm phó giám đốc không?
Tuỳ điều lệ. Ở nhiều công ty, giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý dưới mình, trừ những chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu. Hợp đồng nên ghi rõ để tránh tranh cãi.
Chủ sở hữu có thể miễn nhiệm giám đốc thuê bất cứ lúc nào không?
Quyền miễn nhiệm chức danh thuộc cơ quan bổ nhiệm và thực hiện theo điều lệ. Nhưng nếu giữa công ty và giám đốc có hợp đồng lao động, việc chấm dứt hợp đồng phải theo luật lao động; miễn nhiệm hợp lệ không tự động làm việc chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.
Giám đốc thuê có phải chịu trách nhiệm về khoản lỗ của công ty không?
Lỗ kinh doanh do rủi ro thị trường thường không phải trách nhiệm cá nhân của giám đốc. Giám đốc chỉ chịu trách nhiệm cá nhân khi vi phạm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng, lạm dụng chức vụ, làm trái điều lệ hoặc nghị quyết gây thiệt hại. Đánh giá phải dựa trên chứng cứ cụ thể.
Giám đốc thuê có được ký hợp đồng với công ty của người thân mình không?
Đây là giao dịch với người có liên quan. Luật Doanh nghiệp yêu cầu những giao dịch thuộc diện này phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty chấp thuận theo thủ tục luật và điều lệ quy định. Ký mà không qua chấp thuận có thể bị vô hiệu và giám đốc phải bồi thường.
Doanh nghiệp tư nhân thuê giám đốc thì giám đốc có tên trên giấy chứng nhận không?
Không. Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật và có tên trên giấy chứng nhận. Giám đốc thuê làm việc theo hợp đồng và uỷ quyền của chủ; chủ vẫn chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp.