Khi công ty chuyển đổi loại hình, mọi hợp đồng đang thực hiện tiếp tục có hiệu lực vì công ty sau chuyển đổi đương nhiên kế thừa quyền và nghĩa vụ hợp đồng. Không cần ký lại. Việc cần làm là đọc các điều khoản có thể bị chuyển đổi chạm vào, thông báo cho đối tác đúng cách, và giữ cho hồ sơ thanh toán, hồ sơ năng lực khớp tên.
Riêng hướng doanh nghiệp tư nhân lên công ty có luật riêng: phải có thoả thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý. Bài này tập trung vào các hướng chuyển giữa các loại công ty, nơi đối tác không có quyền phủ quyết theo luật nhưng có thể có quyền theo hợp đồng.
Nguyên tắc: hợp đồng đi theo công ty
Một hợp đồng ràng buộc hai chủ thể. Khi công ty trách nhiệm hữu hạn trở thành công ty cổ phần, chủ thể đó không biến mất và không được thay bằng chủ thể khác; nó chỉ đổi loại hình, mã số giữ nguyên. Luật Doanh nghiệp 2020 nói rõ công ty sau chuyển đổi kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, hợp đồng. Vì thế không có chuyện "chuyển giao hợp đồng" cần sự đồng ý của bên kia như khi một công ty bán hợp đồng cho công ty khác.
Điều đó cũng có nghĩa là công ty không thể dùng chuyển đổi để thoát khỏi một hợp đồng bất lợi. Giá đã chốt, tiến độ đã cam kết, điều khoản phạt vẫn nguyên. Ngược lại, đối tác cũng không thể lấy chuyển đổi làm cớ để không thanh toán hoặc đòi đàm phán lại, trừ khi hợp đồng có điều khoản cho phép.
Chỗ cần cẩn thận là những gì hai bên đã tự thoả thuận thêm trong hợp đồng. Luật cho phép các bên đặt điều kiện về thông báo, về thay đổi cơ cấu sở hữu, về quyền chấm dứt. Những điều khoản đó có hiệu lực và là nơi chuyển đổi có thể gây hậu quả.
Những điều khoản cần soi trước khi nộp hồ sơ
Điều khoản thông báo. Yêu cầu một bên báo cho bên kia khi thay đổi thông tin pháp lý, tên, người đại diện. Thường không khó, chỉ cần làm đúng hình thức và thời hạn ghi trong hợp đồng.
Điều khoản tổ chức lại. Một số hợp đồng, nhất là hợp đồng tín dụng, phân phối, hợp tác dài hạn, yêu cầu được chấp thuận trước khi một bên chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi. Vi phạm có thể là căn cứ chấm dứt hoặc phạt.
Điều khoản thay đổi quyền kiểm soát. Thường gặp trong hợp đồng nhượng quyền, cấp phép thương hiệu, phân phối độc quyền, hợp đồng với nhà đầu tư. Chuyển đổi đơn thuần có thể không chạm, nhưng chuyển đổi kèm người mới góp vốn hoặc mua lại vốn thì dễ chạm.
Điều khoản về tư cách bên ký. Một số hợp đồng ghi điều kiện bên kia phải là một loại chủ thể nhất định hoặc có vốn tối thiểu. Hiếm, nhưng có trong hợp đồng với tổ chức nước ngoài.
Bảo hành, bảo trì dài hạn. Nghĩa vụ bảo hành đã cam kết đi theo công ty. Khách hàng thường lo nhất ở điểm này; nói rõ trong thông báo giúp giữ khách.
Nội dung một thông báo chuyển đổi gửi đối tác
Thông báo nên ngắn, đủ và có thể làm bằng chứng. Các ý nên có:
- Tên cũ, tên mới, mã số doanh nghiệp không đổi, ngày được cấp giấy chứng nhận theo loại hình mới.
- Câu khẳng định công ty sau chuyển đổi kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ theo các hợp đồng đang thực hiện giữa hai bên, liệt kê số và ngày của hợp đồng chính.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật và đầu mối liên hệ, nếu thay đổi.
- Thông tin tài khoản nhận thanh toán và tên chủ tài khoản theo thời điểm ngân hàng đã cập nhật.
- Đề nghị đối tác cập nhật tên trên đơn đặt hàng, chứng từ phát sinh từ ngày cụ thể.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới kèm theo.
Gửi qua kênh mà điều khoản thông báo của hợp đồng quy định: địa chỉ, thư điện tử đã đăng ký, hay người nhận cụ thể. Gửi qua tin nhắn cho nhân viên kinh doanh bên kia là cách nhanh nhưng khó dùng làm bằng chứng nếu sau này có tranh chấp về việc đã báo hay chưa.
Gói thầu đang thực hiện và hồ sơ năng lực
Với doanh nghiệp làm thầu, chuyển đổi có hai khía cạnh. Thứ nhất là các hợp đồng đã trúng thầu đang thực hiện: chúng đi theo công ty như mọi hợp đồng khác, nhưng chủ đầu tư thường có quy trình thanh toán chặt, hồ sơ thanh toán ghi tên mới phải kèm giấy tờ chứng minh tên mới là công ty đã ký hợp đồng. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng do ngân hàng phát hành mang tên cũ vẫn có hiệu lực theo nội dung đã phát hành.
Thứ hai là hồ sơ năng lực cho các gói thầu sau. Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự, báo cáo tài chính các năm trước được tạo ra bởi cùng một doanh nghiệp, cùng mã số, nên theo nguyên tắc vẫn là năng lực của công ty sau chuyển đổi. Để bên mời thầu không đặt câu hỏi, hồ sơ dự thầu nên kèm giấy chứng nhận mới và tài liệu thể hiện việc chuyển đổi. Cách đánh giá cụ thể phụ thuộc hồ sơ mời thầu và quy định về đấu thầu hiện hành.
Thông tin nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cần được cập nhật trước khi nộp hồ sơ cho gói thầu tiếp theo. Nếu công ty đang ở trong một liên danh, thành viên liên danh cũng cần được báo vì thoả thuận liên danh ghi tên các bên.
Tình huống thường gặp và hướng xử lý
Bảng gom các tình huống phát sinh trong vài tháng đầu sau chuyển đổi:
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Đối tác đòi ký lại toàn bộ hợp đồng | Giải thích nguyên tắc kế thừa; đề xuất phụ lục ghi nhận tên mới thay vì ký lại, tránh mở lại các điều khoản đã chốt |
| Đối tác muốn chấm dứt, viện lý do công ty đã "đổi chủ" | Kiểm hợp đồng có điều khoản cho phép không; không có thì chấm dứt đơn phương có thể là vi phạm của đối tác |
| Chứng từ ghi tên cũ phát hành trước chuyển đổi chưa được thanh toán | Vẫn là khoản phải thu của công ty; xử lý chứng từ theo hướng dẫn của mảng thuế (nhắc) |
| Chủ đầu tư trả hồ sơ thanh toán vì lệch tên | Gửi văn bản thông báo chuyển đổi kèm giấy chứng nhận mới; đề nghị phụ lục hợp đồng nếu quy trình nội bộ của họ cần |
| Tranh chấp phát sinh sau chuyển đổi về hợp đồng ký trước đó | Công ty sau chuyển đổi là bên tranh chấp; điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng vẫn áp dụng |
Phần lớn tình huống trên giải quyết được bằng một văn bản giải thích tốt. Ít khi phải đến tranh chấp nếu thông báo được gửi sớm và đúng kênh. Khi đối tác vẫn giữ quan điểm khác, hãy trả lời bằng văn bản, dẫn đúng điều khoản hợp đồng và quy định về kế thừa, giữ giọng hợp tác; phần lớn đối tác chỉ cần quy trình nội bộ của họ được thoả mãn, không có ý gây khó.
Nhìn từ phía đối tác: nên kiểm gì khi nhận thông báo
Nếu bạn là bên nhận thông báo, quyền lợi của bạn theo hợp đồng không giảm. Điều nên làm là kiểm tra thông tin chuyển đổi trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đối chiếu mã số, và cập nhật hồ sơ nhà cung cấp hoặc khách hàng của mình. Kiểm tra cả thông tin tài khoản nhận tiền mới: thông báo đổi tài khoản là kịch bản quen thuộc của lừa đảo, nên xác minh qua kênh đã biết trước, không qua số điện thoại hay thư trong chính thông báo.
Nếu hợp đồng của bạn có điều khoản về thay đổi quyền kiểm soát và chuyển đổi kèm người mới góp vốn, bạn có thể có quyền yêu cầu thông tin thêm hoặc quyền chấm dứt. Dùng quyền đó là lựa chọn kinh doanh; đọc kỹ điều kiện và thời hạn thực hiện quyền trong hợp đồng, vì để quá hạn có thể bị coi là đã chấp nhận.
Nếu bạn đang cho công ty đó nợ, chuyển đổi giữa hai loại công ty không làm giảm khả năng đòi nợ về pháp lý. Thứ cần để ý là tình hình tài chính thật của công ty, không phải loại hình.
Ví dụ giả định: một điều khoản bị bỏ quên
Ví dụ giả định: một công ty trách nhiệm hữu hạn ở Thái Nguyên chuyên thi công cơ điện là nhà phân phối độc quyền khu vực cho một hãng thiết bị. Công ty chuyển sang cổ phần để nhận vốn từ một nhà đầu tư, người này nắm hơn một phần ba cổ phần. Hồ sơ chuyển đổi suôn sẻ, các hợp đồng thi công không ai thắc mắc.
Hai tháng sau, hãng thiết bị gửi văn bản nêu rằng hợp đồng phân phối có điều khoản yêu cầu báo trước và được chấp thuận khi có thay đổi cổ đông nắm quyền đáng kể, và đề nghị đàm phán lại phạm vi độc quyền. Về pháp lý, hợp đồng vẫn là của công ty; nhưng hãng có căn cứ theo chính điều khoản hai bên đã ký để đặt lại điều kiện.
Nếu đọc hợp đồng trước, công ty có thể chủ động xin chấp thuận, giới thiệu nhà đầu tư, thậm chí dùng việc tăng vốn làm lý lẽ để mở rộng khu vực phân phối. Bài học: trước khi thông qua nghị quyết chuyển đổi, lấy danh sách mười đến hai mươi hợp đồng quan trọng nhất và đọc riêng các điều khoản về thông báo, tổ chức lại, thay đổi quyền kiểm soát, chấm dứt. Việc này mất vài buổi, rẻ hơn rất nhiều so với một vòng đàm phán lại ở thế bị động.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi loại hình có phải xin đối tác đồng ý không?
Với chuyển đổi giữa các loại công ty, luật không yêu cầu đối tác đồng ý vì hợp đồng đương nhiên được kế thừa. Nhưng hợp đồng có thể có điều khoản yêu cầu thông báo hoặc chấp thuận trước; khi đó phải làm theo hợp đồng. Doanh nghiệp tư nhân lên công ty thì cần thoả thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý.
Đối tác có được chấm dứt hợp đồng vì công ty đổi loại hình không?
Chỉ khi hợp đồng cho phép, ví dụ có điều khoản về tổ chức lại hoặc thay đổi quyền kiểm soát, hoặc khi pháp luật cho phép trong trường hợp cụ thể. Không có căn cứ như vậy mà đơn phương chấm dứt có thể là vi phạm hợp đồng của chính đối tác.
Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng trước chuyển đổi có được dùng khi dự thầu không?
Theo nguyên tắc, kinh nghiệm thuộc về doanh nghiệp đã thực hiện, mà doanh nghiệp đó giữ nguyên mã số sau chuyển đổi. Nên kèm giấy chứng nhận mới và tài liệu chuyển đổi trong hồ sơ dự thầu. Cách đánh giá cụ thể theo hồ sơ mời thầu và quy định đấu thầu hiện hành.
Có nên ký phụ lục đổi tên cho mọi hợp đồng không?
Không cần cho mọi hợp đồng. Nên ký phụ lục với hợp đồng dài hạn, giá trị lớn, hợp đồng mà quy trình thanh toán của đối tác yêu cầu tên khớp, và hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp. Hợp đồng ngắn sắp kết thúc chỉ cần thông báo.
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng phát hành với tên cũ có còn giá trị không?
Còn, theo nội dung và thời hạn đã phát hành. Khi gia hạn hoặc sửa đổi, ngân hàng sẽ dùng tên mới. Báo cho bên nhận bảo lãnh để họ cập nhật hồ sơ, tránh bất ngờ khi đối chiếu.
Thông báo chuyển đổi gửi qua thư điện tử có đủ không?
Đủ nếu hợp đồng chấp nhận thư điện tử là kênh thông báo và gửi tới địa chỉ đã ghi trong hợp đồng. Nếu hợp đồng yêu cầu văn bản gửi qua đường bưu chính hoặc giao trực tiếp, nên làm đúng như vậy để có bằng chứng.