Quyền tài sản đối với phần mềm, thiết kế, tài liệu mà công ty là chủ sở hữu, cùng các bí mật kinh doanh công ty đang giữ, đi theo công ty kế thừa khi sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi; khi chia, tách thì đi theo phương án. Nhưng có ba điểm phải tự làm: xác định chắc công ty thật sự là chủ sở hữu (không phải nhân viên hay đơn vị thuê ngoài), cập nhật giấy chứng nhận đăng ký nếu đã đăng ký, và với bí mật kinh doanh, thiết lập lại biện pháp bảo mật ở công ty mới.
Bài này dựa trên nguyên lý của Luật Sở hữu trí tuệ (đã sửa đổi, bổ sung nhiều lần, nên đọc bản hợp nhất hiện hành) và Luật Doanh nghiệp 2020. Nhãn hiệu có các trang chuyên đề riêng nên chỉ được nhắc; ở đây tập trung vào quyền tác giả, sáng chế và kiểu dáng ở mức nhắc, và bí mật kinh doanh, nhóm tài sản thường không có tên trên sổ sách.
Công ty có thật sự là chủ sở hữu không
Trước khi hỏi "đi theo ai", phải hỏi "có phải của công ty không". Theo Luật Sở hữu trí tuệ, tác giả là người trực tiếp sáng tạo; chủ sở hữu quyền tài sản có thể là tác giả hoặc tổ chức giao nhiệm vụ, giao kết hợp đồng với tác giả, tuỳ thoả thuận. Phần mềm do nhân viên viết trong phạm vi công việc được giao, thiết kế do đơn vị bên ngoài làm theo hợp đồng có điều khoản chuyển giao quyền, thường thuộc về công ty. Nhưng nếu hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ im lặng hoặc ghi khác, quyền có thể vẫn ở người làm ra.
Tổ chức lại là lúc lỗ hổng này lộ ra. Người mua hoặc công ty nhận sáp nhập rà soát và hỏi giấy tờ chứng minh quyền với hệ thống phần mềm cốt lõi; công ty không đưa ra được hợp đồng giao việc hay biên bản bàn giao mã nguồn. Hoặc một lập trình viên tự do từng viết phần lõi, hợp đồng chỉ ghi "thiết kế website" mà không nói về quyền tác giả.
Việc nên làm sớm: gom hợp đồng lao động, quyết định giao nhiệm vụ, hợp đồng thuê ngoài liên quan đến các sản phẩm trí tuệ quan trọng; chỗ nào thiếu, ký văn bản xác nhận chuyển giao quyền với người làm ra khi quan hệ còn tốt.
Nhóm tài sản trí tuệ và cách xử lý khi tổ chức lại
Nguyên lý chung; thủ tục cụ thể theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan đăng ký tương ứng.
| Nhóm | Phát sinh thế nào | Khi pháp nhân không đổi (đổi tên, chuyển đổi) | Khi chuyển sang pháp nhân khác |
|---|---|---|---|
| Quyền tác giả (phần mềm, thiết kế, tài liệu, ảnh, video) | Tự động khi tác phẩm được tạo ra, đăng ký là không bắt buộc | Nếu đã đăng ký: đề nghị ghi nhận thay đổi thông tin chủ sở hữu | Đi theo cơ chế kế thừa hoặc phương án; nếu đã đăng ký, đề nghị ghi nhận chủ sở hữu mới |
| Sáng chế, kiểu dáng công nghiệp | Phải đăng ký và được cấp văn bằng | Ghi nhận thay đổi tên chủ văn bằng | Ghi nhận chủ văn bằng mới tại cơ quan sở hữu công nghiệp; xem kỹ yêu cầu về đăng ký |
| Nhãn hiệu | Phải đăng ký | Ghi nhận thay đổi | Có trang chuyên đề riêng |
| Bí mật kinh doanh, bí quyết | Được bảo hộ khi đủ điều kiện, trong đó có việc chủ sở hữu áp dụng biện pháp bảo mật | Duy trì biện pháp bảo mật | Chuyển theo phương án; công ty mới phải thiết lập biện pháp bảo mật của mình |
| Giấy phép sử dụng của bên thứ ba | Theo hợp đồng li-xăng | Báo bên cấp phép | Thường cần đồng ý của bên cấp phép |
Điểm cần nhớ: với các đối tượng phải đăng ký, như sáng chế, kiểu dáng, nhãn hiệu, quyền với bên thứ ba thường gắn với việc ghi nhận trên hệ thống đăng ký. Để công ty cũ đã chấm dứt vẫn đứng tên văn bằng là để ngỏ rủi ro khi cần thực thi quyền.
Bí mật kinh doanh: thứ dễ mất nhất khi chia, tách
Bí mật chỉ được bảo vệ khi có biện pháp bảo mật. Luật Sở hữu trí tuệ đặt điều kiện bí mật kinh doanh phải được chủ sở hữu bảo mật bằng biện pháp cần thiết. Công ty mới sau tách nhận công thức, danh sách nhà cung cấp, quy trình sản xuất mà không có quy định bảo mật, thoả thuận với nhân viên, phân quyền truy cập, thì khả năng được bảo vệ khi bị lộ giảm đáng kể.
Hai công ty cùng biết một bí mật. Khi tách, cả công ty bị tách và công ty mới có thể cùng cần một quy trình. Phương án nên ghi rõ ai là chủ sở hữu, bên kia được dùng trong phạm vi nào, và cả hai cam kết bảo mật ra sao. Thiếu thoả thuận này, mỗi bên có thể cho rằng mình được dùng tự do.
Thoả thuận bảo mật với nhân viên ký với công ty cũ. Người lao động chuyển sang công ty mới theo phương án sử dụng lao động; thoả thuận bảo mật đi theo cơ chế kế thừa, nhưng nên ký bổ sung với công ty mới để rõ ràng phạm vi và bên được bảo vệ.
Thoả thuận bảo mật với đối tác. Các thoả thuận bảo mật công ty đã ký với khách hàng, nhà cung cấp cũng là nghĩa vụ đi theo. Công ty mới nhận dữ liệu của đối tác thì cũng nhận nghĩa vụ giữ bí mật đó.
Truy cập hệ thống sau ngày hiệu lực. Thu hồi quyền truy cập kho mã nguồn, thư mục tài liệu kỹ thuật của những người không còn thuộc công ty sở hữu. Đây là biện pháp bảo mật cụ thể, cũng là chứng cứ cho thấy chủ sở hữu có bảo vệ bí mật.
Trình tự xử lý tài sản trí tuệ trong tổ chức lại
Làm song song với phần hợp đồng và tài sản hữu hình.
- Kiểm kê: phần mềm tự phát triển, mã nguồn, thiết kế, bộ ảnh và video, tài liệu đào tạo, công thức, quy trình, danh sách khách hàng, văn bằng đã có, đơn đang nộp, giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả.
- Với mỗi mục, xác định căn cứ quyền: hợp đồng lao động, quyết định giao việc, hợp đồng thuê ngoài, văn bản chuyển giao. Đánh dấu chỗ thiếu.
- Bổ sung giấy tờ chứng minh quyền ở những chỗ thiếu, trước khi tổ chức lại.
- Ghi trong phương án tài sản trí tuệ nào thuộc công ty nào; với bí mật dùng chung, kèm thoả thuận sử dụng và bảo mật.
- Sau ngày hiệu lực, nộp hồ sơ ghi nhận thay đổi chủ sở hữu tại cơ quan đăng ký với các đối tượng đã đăng ký.
- Thiết lập lại biện pháp bảo mật ở công ty mới: quy chế, phân quyền, thoả thuận với nhân viên và đối tác.
Sản phẩm thuê ngoài và tài sản trí tuệ của bên thứ ba
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không tự làm mà thuê ngoài: thuê công ty thiết kế làm bộ nhận diện, thuê đơn vị phần mềm làm ứng dụng bán hàng, thuê nhiếp ảnh gia chụp bộ ảnh sản phẩm. Quyền với những sản phẩm này phụ thuộc hoàn toàn vào hợp đồng thuê. Hợp đồng ghi chuyển giao toàn bộ quyền tài sản cho bên thuê thì công ty là chủ sở hữu và quyền đi theo khi tổ chức lại. Hợp đồng chỉ cho phép sử dụng trong một phạm vi, hoặc im lặng, thì công ty chỉ có quyền sử dụng, và quyền đó có chuyển sang công ty khác được hay không lại tuỳ điều khoản.
Ảnh, phông chữ, nhạc nền, thư viện mã do bên thứ ba cung cấp theo giấy phép cũng vậy. Giấy phép mua theo tên công ty cũ có thể không cho chuyển sang công ty khác, nhất là khi chia, tách tạo ra pháp nhân mới. Đưa các giấy phép này vào danh sách kiểm kê, đọc điều khoản chuyển nhượng, và hỏi bên cấp phép khi cần, để tránh việc công ty mới dùng tài sản của người khác mà không có quyền.
Ví dụ giả định: tách bộ phận phần mềm thành công ty riêng
Công ty T bán thiết bị đo lường, có một nhóm lập trình tự viết phần mềm quản lý dữ liệu đi kèm thiết bị. Chủ sở hữu tách nhóm này thành công ty U để bán phần mềm cho cả khách hàng ngoài. Phần mềm đã được T đăng ký quyền tác giả nhiều năm trước.
Khi rà soát, T phát hiện hai mô-đun do một lập trình viên tự do viết, hợp đồng không nói về quyền tác giả. T ký văn bản xác nhận chuyển giao quyền với người này trước khi tách. Phương án tách ghi phần mềm thuộc U; T được dùng phần mềm miễn phí cho thiết bị của mình theo một hợp đồng li-xăng giữa hai công ty. U nộp hồ sơ ghi nhận chủ sở hữu mới với giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả.
Công thức hiệu chuẩn thiết bị là bí mật kinh doanh của T, nhóm lập trình biết vì cần để viết phần mềm. Hai bên ký thoả thuận: công thức vẫn thuộc T, U chỉ dùng để phát triển phần mềm cho thiết bị của T, không đưa vào sản phẩm bán cho khách khác.
Khi nào nên có người làm nghề
Doanh nghiệp có tài sản trí tuệ là cốt lõi kinh doanh, như phần mềm, thiết kế, công thức, nên có người làm nghề sở hữu trí tuệ tham gia ngay khi soạn phương án, nhất là khi chia, tách tạo ra hai công ty có thể trở thành đối thủ của nhau. Các điểm cần soát: căn cứ quyền của từng tài sản, phạm vi sử dụng chéo giữa các công ty, thủ tục ghi nhận chủ sở hữu mới, và điều khoản không cạnh tranh nếu có, phải phù hợp quy định lao động và cạnh tranh.
Trước khi gặp, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được gợi ý danh mục giấy tờ cần gom và những câu hỏi nên đặt về phần mềm, bí mật kinh doanh của mình. Mang theo hợp đồng lao động mẫu, hợp đồng thuê ngoài liên quan, giấy chứng nhận đăng ký đã có và dự thảo phương án.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm công ty tự viết nhưng chưa đăng ký quyền tác giả thì có đi theo khi sáp nhập không?
Có. Quyền tác giả phát sinh khi tác phẩm được tạo ra, không phụ thuộc đăng ký. Nếu công ty là chủ sở hữu, quyền tài sản đi theo công ty nhận sáp nhập. Đăng ký chỉ giúp chứng minh dễ hơn khi có tranh chấp.
Nhân viên viết phần mềm rồi nghỉ việc trước khi tách công ty, quyền thuộc ai?
Tuỳ hợp đồng lao động và việc giao nhiệm vụ. Nếu phần mềm được viết trong phạm vi công việc được giao và hợp đồng không thoả thuận khác, chủ sở hữu quyền tài sản thường là công ty. Tác giả vẫn giữ các quyền nhân thân như được đứng tên.
Bí mật kinh doanh có cần đăng ký không?
Không. Bí mật kinh doanh được bảo hộ khi đáp ứng các điều kiện luật định, trong đó có việc không phải hiểu biết thông thường, có giá trị kinh doanh và được chủ sở hữu bảo mật bằng biện pháp cần thiết. Vì không đăng ký, giấy tờ về biện pháp bảo mật càng quan trọng.
Sau khi tách, công ty cũ có được tiếp tục dùng phần mềm đã chuyển sang công ty mới không?
Chỉ khi có thoả thuận cho phép, thường là hợp đồng li-xăng giữa hai công ty. Nếu không có, công ty mới là chủ sở hữu có quyền cho phép hoặc không cho phép sử dụng. Nên chốt điều này ngay trong phương án tách.
Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả mang tên công ty bị sáp nhập thì làm gì?
Công ty nhận sáp nhập nộp hồ sơ đề nghị ghi nhận thay đổi chủ sở hữu tại cơ quan đăng ký quyền tác giả, kèm giấy tờ chứng minh việc sáp nhập. Thành phần hồ sơ cụ thể theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan này.
Có được cấm nhân viên chuyển sang công ty đối thủ sau khi tách không?
Điều khoản không cạnh tranh với người lao động là vấn đề còn nhiều tranh luận và phải phù hợp quy định lao động. Cách chắc chắn hơn là bảo vệ bí mật kinh doanh bằng thoả thuận bảo mật và biện pháp kỹ thuật, thay vì chỉ dựa vào cấm chuyển việc.