Hợp đồng sáp nhập công ty phải có tối thiểu: tên và trụ sở của công ty nhận sáp nhập và công ty bị sáp nhập, thủ tục và điều kiện sáp nhập, phương án sử dụng lao động, cách thức – thủ tục – thời hạn – điều kiện chuyển tài sản, phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của bên bị sáp nhập thành của bên nhận sáp nhập, và thời hạn thực hiện. Hợp đồng hợp nhất có khung tương tự, kèm dự thảo điều lệ công ty hợp nhất.
Đó là phần luật đòi. Phần làm nên một hợp đồng dùng được lại nằm ở những điều khoản luật không bắt buộc: cam đoan về nợ và tranh chấp, mốc khoá sổ kế toán, điều kiện tiên quyết, cách xử lý khi phát hiện nghĩa vụ ẩn, ai chịu chi phí. Bài này đi qua cả hai lớp, theo thứ tự người soạn thảo nên viết. Bài không đưa "mẫu chuẩn", chỉ đưa bố cục và nội dung cần có để bạn làm việc với người soạn.
Nội dung tối thiểu theo Luật Doanh nghiệp 2020
Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê nội dung chủ yếu của hợp đồng sáp nhập. Thiếu một mục, Phòng Đăng ký kinh doanh có cơ sở trả hồ sơ; thiếu nhiều, hợp đồng dễ bị tranh chấp về sau.
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty nhận sáp nhập và của từng công ty bị sáp nhập, ghi khớp với thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp, kể cả địa chỉ đã cập nhật theo tên xã, phường, tỉnh mới sau sắp xếp 2025.
- Thủ tục và điều kiện sáp nhập: các bước nội bộ, các chấp thuận cần có, điều kiện để hợp đồng có hiệu lực thực hiện.
- Phương án sử dụng lao động: số người được chuyển sang, vị trí dự kiến, người không bố trí được việc làm và cách giải quyết.
- Cách thức, thủ tục, thời hạn và điều kiện chuyển đổi tài sản, phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty bị sáp nhập thành phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty nhận sáp nhập.
- Thời hạn thực hiện sáp nhập: từ ngày ký tới ngày dự kiến hoàn tất đăng ký và bàn giao.
Với hợp nhất, danh sách gần giống, cộng thêm thông tin công ty hợp nhất (tên, trụ sở dự kiến) và dự thảo điều lệ của công ty hợp nhất. Dự thảo điều lệ nên đi kèm như một phụ lục để chủ sở hữu các bên thông qua cùng lúc.
Tỷ lệ chuyển đổi vốn: chỗ dễ cãi nhau nhất
Khi công ty bị sáp nhập có chủ sở hữu khác với công ty nhận sáp nhập, các thành viên, cổ đông bên bị sáp nhập phải nhận lại một phần vốn trong công ty nhận sáp nhập. Hợp đồng phải ghi rõ tỷ lệ đổi: mỗi phần vốn góp hoặc mỗi cổ phần bên bị sáp nhập đổi thành bao nhiêu phần vốn hoặc cổ phần bên nhận. Con số này đến từ việc định giá hai công ty, và định giá là chuyện thoả thuận thương mại; hợp đồng chỉ cần ghi kết quả và căn cứ.
Ví dụ giả định: công ty A (nhận sáp nhập) và công ty B (bị sáp nhập) cùng là công ty trách nhiệm hữu hạn. Các bên thoả thuận giá trị B bằng một phần tư giá trị A. Sau sáp nhập, các thành viên B nắm khoảng một phần năm vốn của A sau tăng vốn, các thành viên A cũ giữ phần còn lại. Hợp đồng ghi rõ mức vốn điều lệ của A sau sáp nhập và danh sách thành viên kèm phần vốn của từng người.
Ba điều hay bị quên: cách làm tròn khi tỷ lệ lẻ; xử lý trái phiếu, khoản vay chuyển đổi của B nếu có; và điều chỉnh tỷ lệ nếu báo cáo tài chính tại ngày khoá sổ khác đáng kể so với số dùng để định giá. Nếu công ty nhận sáp nhập là công ty mẹ đang sở hữu toàn bộ công ty bị sáp nhập, thường không có ai cần đổi vốn; hợp đồng ghi rõ điều đó để khỏi bị hỏi.
Các điều khoản nên thêm dù luật không bắt buộc
Cam đoan và bảo đảm của bên bị sáp nhập. Danh sách khoản nợ, khoản vay, bảo lãnh, thế chấp; tranh chấp đang có; khoản phạt chưa nộp; hợp đồng có điều khoản cấm tổ chức lại. Chủ sở hữu bên bị sáp nhập cam đoan danh sách đầy đủ tại một ngày cụ thể.
Ngày khoá sổ. Mốc chốt báo cáo tài chính dùng để bàn giao tài sản và công nợ. Thiếu mốc này, các bên dễ cãi nhau về những giao dịch phát sinh giữa ngày ký và ngày đăng ký xong.
Điều kiện tiên quyết. Những việc phải có trước khi tiến hành: nghị quyết hợp lệ của mọi bên, chấp thuận của ngân hàng cho vay (nếu hợp đồng tín dụng đòi), kết quả thông báo tập trung kinh tế, chấp thuận chuyên ngành nếu thuộc ngành có điều kiện.
Hạn chế trong thời gian chờ. Từ ngày ký đến ngày hoàn tất, bên bị sáp nhập không vay mới, không bán tài sản lớn, không ký hợp đồng dài hạn, không tăng lương hàng loạt nếu chưa có ý kiến của bên kia.
Xử lý nghĩa vụ ẩn. Nếu sau sáp nhập phát hiện khoản nợ chưa khai, ai chịu: thành viên cũ của bên bị sáp nhập bồi hoàn theo tỷ lệ, hay giữ lại một phần vốn để bảo đảm. Đối với chủ nợ bên ngoài, công ty nhận sáp nhập vẫn phải trả; điều khoản này chỉ phân chia thiệt hại giữa các chủ sở hữu.
Chi phí và giải quyết tranh chấp. Ai trả chi phí tư vấn, định giá, kiểm toán; luật áp dụng; toà án hay trọng tài.
Phương án sử dụng lao động trong hợp đồng: viết đến mức nào
Bộ luật Lao động 2019 buộc người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động khi sáp nhập, hợp nhất, chia, tách. Trong hợp đồng sáp nhập, phương án này không cần dài như văn bản riêng, nhưng phải đủ để người đọc biết: bao nhiêu người của bên bị sáp nhập được chuyển sang công ty nhận sáp nhập, giữ nguyên hợp đồng lao động hay ký lại, ai không được bố trí việc làm và được giải quyết theo cách nào.
Thực tế tốt là đưa phương án chi tiết vào phụ lục, kèm danh sách theo bộ phận, và ghi trong thân hợp đồng nguyên tắc: thâm niên làm việc được tính liên tục, các khoản phúc lợi đang hưởng không bị cắt ngang, công ty nhận sáp nhập tiếp tục nghĩa vụ bảo hiểm xã hội. Phương án phải được trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và công khai cho người lao động biết.
Viết phương án chung chung kiểu "người lao động được bố trí phù hợp" là mầm mống tranh chấp. Người lao động không biết mình đi đâu thường nghỉ việc hàng loạt trước ngày sáp nhập, kéo theo mất khách hàng. Chi tiết quyền lợi người lao động khi doanh nghiệp thay đổi được bàn riêng ở chuyên mục lao động của trang này.
Bố cục gợi ý cho một hợp đồng sáp nhập
Bố cục dưới đây là gợi ý sắp xếp, không phải mẫu bắt buộc. Người soạn có thể gộp hoặc tách tuỳ quy mô giao dịch.
| Phần | Nội dung chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin các bên | Tên, mã số, trụ sở, người đại diện ký | Khớp hệ thống đăng ký doanh nghiệp |
| Định nghĩa | Ngày khoá sổ, ngày hoàn tất, tài sản chuyển giao | Giúp các điều sau ngắn gọn |
| Phương thức sáp nhập | Bên nào nhận, bên nào chấm dứt, nguyên tắc chuyển toàn bộ | Nhắc rõ "toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ" |
| Chuyển đổi vốn | Tỷ lệ đổi, vốn điều lệ sau sáp nhập, danh sách chủ sở hữu | Đính kèm cách tính |
| Lao động | Nguyên tắc và phụ lục phương án | Trao đổi tổ chức đại diện nếu có |
| Điều kiện tiên quyết | Nghị quyết, chấp thuận bên thứ ba, cơ quan nhà nước | Có hạn chót và hậu quả khi không đạt |
| Cam đoan, bảo đảm, bồi hoàn | Danh sách nợ, tranh chấp, giấy phép | Gắn với ngày cụ thể |
| Thời hạn và chấm dứt hợp đồng | Mốc hoàn tất, trường hợp huỷ | Ai chịu chi phí khi huỷ |
| Phụ lục | Báo cáo tài chính, danh sách tài sản, hợp đồng, lao động | Ký nháy từng trang |
Với hợp nhất, thêm phần thông tin công ty hợp nhất và phụ lục dự thảo điều lệ. Nếu các bên ở nhiều tỉnh, ghi rõ trụ sở công ty hợp nhất vì nơi đó quyết định Phòng Đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ.
Hợp đồng hợp nhất khác hợp đồng sáp nhập ở những điểm nào
Hợp đồng hợp nhất không có "bên nhận" và "bên bị", mà có nhiều công ty bị hợp nhất cùng đứng ngang nhau và một công ty hợp nhất chưa ra đời. Vì vậy người soạn phải mô tả công ty mới khá đầy đủ ngay trong hợp đồng: tên dự kiến, trụ sở chính, ngành nghề, vốn điều lệ, cơ cấu chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật dự kiến. Dự thảo điều lệ đi kèm là phần nặng nhất, vì đó sẽ là "hiến pháp" của công ty mới và mọi bên đều muốn cài quyền của mình vào.
Điểm khác thứ hai là cách chuyển đổi vốn. Trong sáp nhập, chỉ chủ sở hữu bên bị sáp nhập đổi vốn; chủ sở hữu bên nhận giữ nguyên phần của mình. Trong hợp nhất, chủ sở hữu của tất cả công ty cũ đều đổi vốn sang công ty mới, nên công thức đổi phải được tính cho từng bên và cộng lại khớp với vốn điều lệ dự kiến.
Điểm khác thứ ba là hồ sơ năng lực: công ty hợp nhất bắt đầu từ con số không về lịch sử pháp nhân, nên hợp đồng nên có điều khoản phân công ai lo xin lại giấy phép, chứng chỉ và trong lúc chờ giấy phép mới, hoạt động kinh doanh có điều kiện được sắp xếp ra sao (có trường hợp phải tạm dừng mảng đó, nên tính trước thời điểm hợp nhất).
Lỗi hay gặp khi soạn và ký hợp đồng sáp nhập
Phần lớn lỗi không nằm ở câu chữ pháp lý mà ở việc ghép các mảnh với nhau:
- Người ký không đúng thẩm quyền: giám đốc ký khi điều lệ yêu cầu chủ tịch, hoặc ký trước khi có nghị quyết thông qua.
- Thông tin trụ sở ghi theo địa chỉ cũ trước sắp xếp đơn vị hành chính, lệch với hệ thống đăng ký.
- Tỷ lệ chuyển đổi vốn trong hợp đồng khác tỷ lệ trong nghị quyết hoặc trong hồ sơ đăng ký thay đổi.
- Không ghi thời hạn thực hiện, khiến hợp đồng treo vô thời hạn khi một điều kiện không đạt.
- Bỏ quên trái phiếu, khoản vay chuyển đổi, quyền chọn mua cổ phần đã cam kết cho nhân sự của bên bị sáp nhập.
- Không xử lý chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của bên bị sáp nhập.
Một hợp đồng sáp nhập có số tiền lớn, nhiều thành viên hoặc có khoản nợ chưa rõ nên được người làm nghề luật soát lại trước khi trình chủ sở hữu thông qua. Nếu bạn muốn hỏi nhanh một điều khoản cụ thể trước khi gặp người soạn, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết nên bổ sung gì.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng sáp nhập có phải công chứng không?
Luật Doanh nghiệp không đặt yêu cầu công chứng chung cho hợp đồng sáp nhập. Tuy nhiên nếu trong khối tài sản chuyển giao có tài sản mà luật chuyên ngành đòi văn bản công chứng khi chuyển quyền, bạn cần đối chiếu yêu cầu của cơ quan đăng ký tài sản đó.
Ai ký hợp đồng sáp nhập thay mặt công ty?
Người đại diện theo pháp luật của từng công ty ký, hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Việc ký phải sau, hoặc kèm theo, nghị quyết của hội đồng thành viên, chủ sở hữu hoặc đại hội đồng cổ đông thông qua hợp đồng đó.
Có thể sửa hợp đồng sáp nhập sau khi đã thông qua không?
Có thể sửa bằng phụ lục, nhưng phụ lục làm thay đổi nội dung chủ yếu như tỷ lệ chuyển đổi vốn hay phương án lao động thì phải được chủ sở hữu các bên thông qua lại, và chủ nợ, người lao động nên được báo lại nội dung sửa.
Hợp đồng sáp nhập có cần gửi cho chủ nợ không?
Có. Sau khi được thông qua, hợp đồng phải được gửi tới các chủ nợ và thông báo cho người lao động trong thời hạn ngắn luật định. Giữ bằng chứng gửi để trình khi cần và để tránh tranh chấp về sau.
Trong hợp đồng sáp nhập có phải ghi giá trị tài sản chuyển giao không?
Luật không buộc ghi giá trị từng tài sản trong thân hợp đồng, nhưng phải có cách thức chuyển đổi tài sản và vốn. Thực tế nên đính kèm danh sách tài sản và báo cáo tài chính tại ngày khoá sổ để làm căn cứ bàn giao và hạch toán.
Nếu một điều kiện tiên quyết không đạt thì hợp đồng sáp nhập xử lý thế nào?
Hợp đồng nên ghi hạn chót cho từng điều kiện, quyền gia hạn và quyền chấm dứt khi quá hạn, kèm cách chia chi phí đã bỏ ra. Không có điều khoản này, các bên dễ rơi vào cảnh treo giao dịch mà không bên nào rút được.