Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không làm hợp đồng lao động chấm dứt, nên về nguyên tắc không phải ký lại: công ty được chuyển đổi đương nhiên kế thừa hợp đồng lao động cùng các quyền và nghĩa vụ của công ty trước chuyển đổi. Việc nên làm là ghi nhận thay đổi về tên và loại hình người sử dụng lao động bằng phụ lục hoặc thông báo, rồi cập nhật thông tin với cơ quan bảo hiểm và các nơi liên quan.
Câu hỏi "có phải ký lại không" xuất hiện rất thường vì sau chuyển đổi, tên công ty trên hợp đồng không còn khớp với tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Bài giải thích vì sao không cần ký lại, khi nào nên ký phụ lục, các trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp tư nhân chuyển lên công ty hay có người lao động nước ngoài, và một số sai lầm phổ biến của phòng nhân sự. Thủ tục chuyển đổi loại hình tự nó không thuộc phạm vi bài.
Vì sao không phải ký lại hợp đồng
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cho từng hướng chuyển đổi, như từ công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần, từ cổ phần về trách nhiệm hữu hạn, từ một thành viên lên hai thành viên trở lên và ngược lại, rằng công ty được chuyển đổi đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về các khoản nợ, hợp đồng lao động và nghĩa vụ khác của công ty trước đó. Chữ "đương nhiên" có nghĩa là không cần thêm văn bản nào để việc kế thừa xảy ra.
Ở góc lao động, điều đó dẫn đến ba hệ quả. Hợp đồng vẫn là hợp đồng cũ, cùng số, cùng ngày ký, cùng loại. Người lao động không phải bắt đầu lại thời gian làm việc. Và người sử dụng lao động không được dùng dịp chuyển đổi để thay đổi điều khoản, chẳng hạn chuyển hợp đồng không xác định thời hạn thành hợp đồng có thời hạn.
Thực tế có những doanh nghiệp vẫn chọn ký hợp đồng mới cho tất cả nhân viên với lý do "cho đồng bộ". Nếu hợp đồng mới giữ nguyên mọi điều kiện và ghi nhận rõ thời gian làm việc cũ, cách làm này không sai, chỉ tốn công. Nếu hợp đồng mới âm thầm đổi điều kiện, đó là thay đổi nội dung hợp đồng và cần sự đồng ý thật sự của người lao động, không phải chữ ký trong lúc ký hàng loạt.
Các hướng chuyển đổi và điểm cần chú ý về lao động
Mỗi hướng chuyển đổi có điểm riêng. Bảng dưới không thay hồ sơ thủ tục; nó chỉ ra chỗ phòng nhân sự cần nhìn kỹ.
| Hướng chuyển đổi | Người sử dụng lao động sau chuyển đổi | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên lên TNHH hai thành viên trở lên | Cùng pháp nhân, đổi loại hình | Thẩm quyền ký hợp đồng có thể đổi theo điều lệ mới; rà lại uỷ quyền ký hợp đồng lao động |
| TNHH sang cổ phần | Cùng pháp nhân, đổi loại hình và tên | Nếu có chương trình cổ phần cho người lao động, tách bạch với hợp đồng lao động |
| Cổ phần về TNHH | Cùng pháp nhân, đổi loại hình và tên | Người lao động là cổ đông cũ có thể không còn là thành viên; quyền lợi lao động không đổi |
| Doanh nghiệp tư nhân lên công ty | Công ty mới kế thừa doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp tư nhân phải cam kết hoặc thoả thuận bằng văn bản về việc công ty tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có, đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân với các khoản nợ phát sinh trước đó |
| Hộ kinh doanh lên doanh nghiệp | Doanh nghiệp mới thành lập từ hộ | Hộ không có tư cách pháp nhân; nên ký hợp đồng với doanh nghiệp và ghi nhận thời gian làm cho hộ |
Với hướng chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, cơ chế kế thừa không hoàn toàn giống chuyển đổi giữa các loại hình công ty. Cách an toàn là ký hợp đồng mới với doanh nghiệp, ghi rõ thời gian đã làm cho hộ và cách xử lý các khoản quyền lợi phát sinh trong thời gian đó.
Phụ lục ghi nhận: nên viết gì và không nên viết gì
Phụ lục hợp đồng lao động là cách gọn nhất để cập nhật thay đổi về người sử dụng lao động. Một phụ lục ghi nhận chuyển đổi chỉ cần các nội dung: tên, loại hình, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở sau chuyển đổi; người đại diện ký hợp đồng lao động từ thời điểm đó; câu khẳng định các điều khoản khác của hợp đồng giữ nguyên và thời gian làm việc được tính liên tục từ ngày bắt đầu hợp đồng gốc.
Những gì không nên lồng vào phụ lục ghi nhận: thay đổi mức lương, công việc, nơi làm việc, thời giờ làm việc, hay điều khoản bảo mật mới chặt hơn. Không phải vì các thay đổi đó luôn sai, mà vì chúng cần được thảo luận riêng. Gộp chung vào một tờ "phụ lục cập nhật tên công ty" khiến người lao động ký mà không đọc kỹ, và khi tranh chấp, chính doanh nghiệp sẽ khó chứng minh người lao động đã thực sự đồng ý.
Nếu doanh nghiệp không làm phụ lục mà chỉ gửi thông báo, thông báo nên được gửi cho từng người và có cách xác nhận đã nhận, chẳng hạn ký nhận hoặc thư điện tử. Cả hai cách đều hợp lệ; điều quan trọng là có dấu vết.
Người lao động nước ngoài và các giấy tờ gắn với tên doanh nghiệp
Giấy phép lao động. Giấy phép lao động của người nước ngoài gắn với người sử dụng lao động cụ thể. Khi tên hoặc thông tin doanh nghiệp thay đổi do chuyển đổi, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành xem có phải đề nghị cấp lại hay điều chỉnh không, và làm việc với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh.
Thẻ tạm trú và thị thực. Các giấy tờ xuất nhập cảnh thường ghi tên cơ quan, tổ chức bảo lãnh. Doanh nghiệp nên kiểm tra với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để cập nhật, tránh để người lao động gặp vướng mắc khi gia hạn.
Chứng chỉ hành nghề của người lao động gắn với doanh nghiệp. Một số ngành yêu cầu người làm nghề đăng ký hành nghề tại một tổ chức. Khi tổ chức đổi tên, đổi loại hình, cần rà xem đăng ký đó có phải cập nhật theo quy định của ngành.
Quyết định bổ nhiệm, uỷ quyền nội bộ. Quyết định bổ nhiệm trưởng phòng, kế toán trưởng, giấy uỷ quyền ký hợp đồng lao động thay giám đốc nên được rà lại, vì điều lệ mới có thể thay đổi thẩm quyền.
Danh sách việc của phòng nhân sự sau khi có giấy chứng nhận mới
Phần lớn việc dưới đây làm trong vài tuần đầu sau khi chuyển đổi. Thứ tự có thể linh hoạt; chỉ nên tránh để sót.
- Gửi phụ lục ghi nhận hoặc thông báo thay đổi người sử dụng lao động cho từng người lao động, lưu bằng chứng đã nhận.
- Cập nhật thông tin đơn vị với cơ quan bảo hiểm xã hội: tên, loại hình, các thông tin thay đổi khác, để quá trình đóng của người lao động liền mạch.
- Rà nội quy lao động, thang bảng lương, quy chế thưởng: chỉ cần cập nhật tên hay phải ban hành lại theo trình tự.
- Rà thoả ước lao động tập thể nếu có, ghi nhận bên ký phía người sử dụng lao động sau chuyển đổi.
- Xử lý giấy tờ cho người lao động nước ngoài như mục trên.
- Cập nhật mẫu hợp đồng lao động dùng cho người mới tuyển, tránh tiếp tục dùng mẫu mang tên cũ.
- Báo cho ngân hàng trả lương về thay đổi thông tin doanh nghiệp để không gián đoạn chi lương.
Các việc về thuế thu nhập cá nhân, chứng từ khấu trừ và quyết toán khi chuyển đổi thuộc mảng thuế; phòng nhân sự nên phối hợp với kế toán để không ai phải nhận hai chứng từ cho cùng một kỳ.
Sai lầm hay gặp khi chuyển đổi
Sai lầm thứ nhất là cho rằng chuyển đổi là cơ hội để "làm sạch" hợp đồng: chuyển người có hợp đồng không thời hạn sang hợp đồng có thời hạn, hoặc đặt lại thời gian thử việc. Cả hai đều không có cơ sở khi pháp nhân được kế thừa nguyên vẹn.
Sai lầm thứ hai là quên rằng thời gian làm việc được tính liên tục. Khi người lao động nghỉ việc sau chuyển đổi một năm, doanh nghiệp tính trợ cấp chỉ cho một năm đó là tính thiếu. Thời gian làm việc trước chuyển đổi vẫn là thời gian làm cho cùng một người sử dụng lao động theo nghĩa kế thừa.
Sai lầm thứ ba là để khoảng trống bảo hiểm: dừng đóng dưới tên cũ trước khi đăng ký xong thông tin mới, làm người lao động thấy quá trình đóng bị gián đoạn trên ứng dụng. Khoảng trống này thường được bù lại sau, nhưng gây lo lắng không cần thiết và có thể ảnh hưởng đến các chế độ đang giải quyết.
Sai lầm thứ tư là không báo gì cho người lao động, vì nghĩ rằng chuyển đổi chỉ là chuyện giấy tờ của chủ. Người lao động thấy tên trên phiếu lương thay đổi mà không ai giải thích sẽ tự suy diễn, và tin đồn lan nhanh hơn thông báo.
Ví dụ giả định: công ty trách nhiệm hữu hạn ở Huế lên cổ phần
Ví dụ giả định: một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên ở Huế làm dịch vụ lữ hành, có 45 người lao động, chuyển thành công ty cổ phần để đón thêm nhà đầu tư. Tên công ty đổi cụm "trách nhiệm hữu hạn" thành "cổ phần", mã số doanh nghiệp giữ nguyên, trụ sở không đổi.
Phòng nhân sự chuẩn bị một phụ lục chung một trang cho cả 45 người: ghi tên và loại hình mới, người đại diện ký hợp đồng lao động theo điều lệ mới, khẳng định các điều khoản khác giữ nguyên và thời gian làm việc tính liên tục. Phụ lục được phát kèm một thư ngắn giải thích lý do chuyển đổi và nói rõ việc chuyển đổi không làm thay đổi công việc hay lương của ai.
Ban giám đốc cũng muốn tặng cổ phần cho một số nhân viên gắn bó lâu năm. Việc này được làm bằng văn bản riêng theo quy định về cổ phần, không lồng vào phụ lục hợp đồng lao động, để sau này người lao động nghỉ việc thì quan hệ cổ đông và quan hệ lao động được xử lý tách bạch. Hai hướng dẫn viên người nước ngoài được công ty làm việc với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh để cập nhật giấy phép lao động theo thông tin mới.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chuyển từ TNHH sang cổ phần, mình có phải ký hợp đồng mới không?
Không bắt buộc. Công ty cổ phần sau chuyển đổi đương nhiên kế thừa hợp đồng lao động của công ty trách nhiệm hữu hạn. Doanh nghiệp thường gửi phụ lục ghi nhận tên mới; bạn chỉ cần kiểm tra phụ lục giữ nguyên các điều khoản khác.
Sau chuyển đổi, thời gian làm việc có bị tính lại từ đầu không?
Không. Vì công ty sau chuyển đổi kế thừa hợp đồng, thời gian làm việc được tính liên tục từ ngày bắt đầu hợp đồng gốc. Điều này có ý nghĩa khi tính phép năm theo thâm niên và các khoản trợ cấp sau này.
Doanh nghiệp tư nhân chuyển lên công ty thì hợp đồng ký với chủ cũ còn giá trị không?
Hợp đồng của bạn ký với doanh nghiệp tư nhân, không phải với cá nhân chủ. Khi chuyển đổi, chủ doanh nghiệp tư nhân phải cam kết hoặc thoả thuận bằng văn bản về việc công ty tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có, và vẫn chịu trách nhiệm cá nhân với các khoản nợ phát sinh trước chuyển đổi.
Mình có quyền từ chối ký phụ lục ghi nhận chuyển đổi không?
Phụ lục ghi nhận chỉ xác nhận việc kế thừa đã xảy ra theo luật, nên việc từ chối không làm bạn mất hợp đồng. Nếu phụ lục có thêm điều khoản thay đổi điều kiện làm việc, bạn có quyền đề nghị bỏ phần đó ra trước khi ký.
Người nước ngoài làm ở công ty có phải xin giấy phép lao động mới khi công ty đổi tên?
Giấy phép lao động gắn với người sử dụng lao động cụ thể, nên khi tên hoặc thông tin doanh nghiệp đổi, cần đối chiếu quy định hiện hành về việc cấp lại hoặc điều chỉnh. Doanh nghiệp nên làm việc sớm với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh.