Hợp đồng đang thực hiện không mất hiệu lực chỉ vì doanh nghiệp tổ chức lại. Khi sáp nhập, hợp nhất hoặc chuyển đổi, công ty sau thay đổi kế thừa quyền và nghĩa vụ của công ty cũ, nên đơn hàng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng nguyên tắc vẫn chạy tiếp. Khi chia hoặc tách, phương án phải chỉ rõ hợp đồng nào thuộc công ty nào; nếu một nghĩa vụ chuyển sang công ty khác mà không theo cơ chế kế thừa của luật, cần đối tác đồng ý.
Phần dưới giải thích nguyên lý của Bộ luật Dân sự 2015 về chuyển giao quyền và nghĩa vụ, cách luật doanh nghiệp xử lý từng hình thức tổ chức lại, rồi đi vào việc thực tế: phân loại hợp đồng, soạn thông báo, lập phụ lục, xử lý bảo hành và công nợ dở dang. Bài viết cho cả hai phía: doanh nghiệp đang tổ chức lại và đối tác nhận được thông báo.
Quyền đi một đường, nghĩa vụ đi một đường
Bộ luật Dân sự 2015 tách hai thứ ra. Chuyển giao quyền yêu cầu, ví dụ quyền đòi tiền hàng, thì không cần bên có nghĩa vụ đồng ý, chỉ cần thông báo để họ biết trả cho ai; nếu không được báo mà vẫn trả cho người cũ thì họ không có lỗi. Chuyển giao nghĩa vụ, ví dụ nghĩa vụ giao hàng, cung cấp dịch vụ, trả tiền, thì phải được bên có quyền đồng ý, vì người nhận tiền hay nhận hàng có lợi ích chính đáng trong việc biết ai sẽ thực hiện.
Trong một hợp đồng mua bán hay dịch vụ, mỗi bên vừa có quyền vừa có nghĩa vụ. Vì vậy chuyển giao "cả hợp đồng" cho một chủ thể khác, theo nguyên lý chung, cần sự đồng ý của bên kia. Đây là lý do nhiều hợp đồng có điều khoản riêng về chuyển nhượng hợp đồng.
Tổ chức lại doanh nghiệp là ngoại lệ có cơ sở luật định. Khi pháp nhân hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi, Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp 2020 cùng quy định quyền và nghĩa vụ được chuyển sang pháp nhân kế thừa. Việc chuyển giao xảy ra theo luật, không cần từng đối tác ký đồng ý, nhưng đối tác vẫn có quyền được biết, và các điều khoản hợp đồng tự thoả thuận (như quyền chấm dứt khi đổi chủ) vẫn có hiệu lực giữa hai bên.
Hợp đồng đi theo ai trong từng hình thức
Tóm tắt theo Luật Doanh nghiệp 2020. Chữ "liên đới" nghĩa là chủ nợ, khách hàng có thể yêu cầu bất kỳ công ty nào trong nhóm thực hiện toàn bộ nghĩa vụ, các công ty tự tính với nhau sau.
| Hình thức | Ai thực hiện hợp đồng tiếp | Cần đối tác đồng ý? | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Chuyển đổi loại hình | Chính công ty chuyển đổi | Không, chỉ cần thông báo | Pháp nhân vẫn là một, giữ mã số doanh nghiệp |
| Sáp nhập | Công ty nhận sáp nhập | Không theo luật, trừ khi hợp đồng có điều khoản riêng | Công ty bị sáp nhập chấm dứt tồn tại |
| Hợp nhất | Công ty hợp nhất (mới) | Như sáp nhập | Đối tác nhận hoá đơn, chứng từ mang tên và mã số mới |
| Chia | Các công ty mới cùng liên đới, hoặc một công ty nếu đã thoả thuận với đối tác | Thoả thuận giao cho một công ty thì cần đối tác đồng ý | Công ty bị chia chấm dứt tồn tại |
| Tách | Công ty bị tách và công ty được tách cùng liên đới, trừ thoả thuận khác | Muốn chỉ công ty mới thực hiện thì cần đối tác đồng ý | Công ty bị tách vẫn tồn tại |
| Bán doanh nghiệp tư nhân | Do người mua và người bán thoả thuận; chủ cũ vẫn chịu nghĩa vụ phát sinh trước khi chuyển giao, trừ khi có thoả thuận ba bên | Có, nếu muốn người mua thay chỗ | Bài riêng về bán doanh nghiệp đi sâu phần này |
Với chia và tách, "liên đới" là cơ chế bảo vệ đối tác: không thể chia hợp đồng béo cho công ty này, khoản phải trả cho công ty kia rồi để công ty kia trống rỗng. Luật cho phép thoả thuận khác, nhưng thoả thuận đó cần có đối tác tham gia.
Phân loại hợp đồng trước khi gửi thông báo
Hợp đồng đã xong, chỉ còn công nợ. Hàng đã giao, dịch vụ đã làm, chỉ còn bên này phải trả hoặc bên kia phải thu. Việc cần làm là báo cho bên trả tiền biết từ ngày nào chuyển vào tài khoản nào, mang tên ai, và đối chiếu số dư.
Hợp đồng đang thực hiện dở. Đơn hàng giao nhiều đợt, dự án thi công, hợp đồng dịch vụ theo tháng. Cần phụ lục ghi rõ bên thực hiện tiếp, mốc chuyển giao, phần đã làm, phần còn lại, và hoá đơn cho từng phần xuất dưới tên nào.
Hợp đồng nguyên tắc, khung. Hợp đồng phân phối, đại lý, cung cấp thường xuyên. Bản thân hợp đồng khung đi theo cơ chế kế thừa, nhưng các đơn đặt hàng sau ngày tổ chức lại phải mang tên công ty mới. Đây là loại hay bị bỏ sót vì không có "việc dở dang" rõ ràng.
Hợp đồng có yếu tố cá nhân hoặc độc quyền. Hợp đồng gắn với năng lực riêng của doanh nghiệp, như cung cấp độc quyền tại một khu vực, hoặc hợp đồng mà đối tác chọn vì đội ngũ cụ thể. Đối tác có thể có điều khoản chấm dứt nếu bên kia đổi chủ; nên trao đổi trực tiếp trước khi gửi thông báo chính thức.
Hợp đồng còn bảo hành, cam kết sau bán. Hàng đã giao nhưng còn thời hạn bảo hành, bảo trì. Nghĩa vụ bảo hành cũng đi theo bên kế thừa; khách hàng cần biết liên hệ ai khi có hỏng hóc.
Soạn và gửi thông báo cho đối tác
Một thông báo tốt giúp đối tác cập nhật hệ thống của họ mà không phải hỏi lại nhiều lần.
- Lập danh sách đối tác theo nhóm ở mục trên, đánh dấu những hợp đồng có điều khoản về chuyển nhượng, đổi chủ sở hữu, tổ chức lại để xử lý riêng.
- Soạn nội dung chung: hình thức tổ chức lại, cơ sở (nghị quyết, hợp đồng sáp nhập, phương án), ngày có hiệu lực, tên và mã số doanh nghiệp sẽ thực hiện hợp đồng, địa chỉ, người đại diện, tài khoản nhận thanh toán, người liên hệ.
- Với hợp đồng cần đối tác đồng ý, gửi kèm văn bản đề nghị xác nhận và dự thảo phụ lục; đặt thời hạn phản hồi hợp lý.
- Gửi theo đúng địa chỉ và cách thức thông báo đã ghi trong từng hợp đồng (nhiều hợp đồng quy định gửi bằng văn bản tới địa chỉ cụ thể, thư điện tử thường không đủ).
- Sau khi có giấy chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi, gửi bản sao cho đối tác, ký phụ lục, cập nhật thông tin xuất hoá đơn.
- Lưu bằng chứng gửi và phản hồi trong hồ sơ của từng hợp đồng; đây là chứng cứ quan trọng nếu sau này có tranh chấp về việc trả nhầm hay giao nhầm.
Nhìn từ phía đối tác nhận thông báo
Nếu bạn là khách hàng hoặc nhà cung cấp nhận được thông báo đối tác sáp nhập, chia tách, việc đầu tiên là xác minh. Tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem công ty mới đã được ghi nhận chưa, mã số là gì, công ty cũ đã chấm dứt chưa. Kẻ gian từng lợi dụng các đợt đổi tên, đổi tài khoản để gửi thông báo giả đề nghị chuyển tiền sang tài khoản khác; gọi lại cho người quen ở đối tác qua kênh cũ trước khi đổi tài khoản thanh toán.
Việc thứ hai là đọc lại hợp đồng của mình. Nếu hợp đồng cho phép chấm dứt hoặc đàm phán lại khi bên kia đổi chủ, đây là lúc quyết định có dùng quyền đó không. Nếu hợp đồng im lặng, cơ chế kế thừa của luật áp dụng, bạn tiếp tục làm việc với bên kế thừa.
Việc thứ ba, với trường hợp chia hoặc tách, cân nhắc kỹ trước khi ký xác nhận "chỉ công ty A chịu trách nhiệm". Ký như vậy là bạn từ bỏ quyền đòi liên đới các công ty còn lại. Nếu công ty A nhỏ và yếu hơn công ty cũ, nên đề nghị bảo lãnh hoặc giữ cơ chế liên đới cho đến khi hợp đồng hoàn tất.
Ví dụ giả định: tách mảng bán lẻ ra công ty riêng
Công ty A phân phối đồ gia dụng, vừa bán sỉ cho đại lý vừa có năm cửa hàng bán lẻ. Chủ sở hữu quyết định tách mảng bán lẻ thành công ty B. Phương án tách liệt kê: năm hợp đồng thuê cửa hàng, hợp đồng với đơn vị giao hàng nội thành, hợp đồng phần mềm bán hàng, hợp đồng mua hàng với hai nhà cung cấp chuyên cho bán lẻ chuyển sang B; hợp đồng với các đại lý sỉ ở lại A.
Ba nhà cung cấp lớn bán cho cả hai mảng thì để ở A, A bán lại cho B theo hợp đồng nội bộ, vì chia đôi một hợp đồng khung là việc phức tạp và nhà cung cấp chưa chắc đồng ý. Hai nhà cung cấp chuyên cho bán lẻ được gửi đề nghị xác nhận, vì từ nay chỉ B trả tiền mà B là công ty nhỏ hơn. Một nhà cung cấp đồng ý; nhà cung cấp còn lại yêu cầu A tiếp tục liên đới cho đến khi hết hạn hợp đồng, và hai bên ghi điều này vào phụ lục.
Khách hàng lẻ có phiếu bảo hành mua trước ngày tách được thông báo tại cửa hàng rằng B tiếp nhận bảo hành; về mặt pháp lý A vẫn liên đới nên khách không bị thiệt nếu B chậm trễ. Cách làm này chậm hơn gửi một thông báo chung, nhưng mỗi hợp đồng đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Hoá đơn, công nợ dở dang và chỗ nhờ cụm thuế
Một hợp đồng giao hàng làm ba đợt, đợt một xuất hoá đơn trước ngày sáp nhập, đợt hai và ba sau ngày đó, là ví dụ giả định rất thường gặp. Chứng từ từng đợt phải mang tên đúng pháp nhân tại thời điểm giao, và phụ lục cần ghi rõ mốc chuyển. Biên bản đối chiếu công nợ tại ngày tổ chức lại, có chữ ký của cả hai bên, giúp tách bạch phần của công ty cũ và phần của công ty mới.
Các vấn đề thuế khi tổ chức lại, như quyết toán của công ty chấm dứt, xử lý hoá đơn đã xuất, chuyển số thuế còn được khấu trừ, thuộc phạm vi riêng và có hướng dẫn chi tiết của cơ quan thuế. Bài này chỉ nhắc rằng cần làm cùng lúc với phần hợp đồng, vì hai phần dựa vào cùng một mốc ngày.
Với hợp đồng có bảo lãnh thực hiện hoặc bảo lãnh tạm ứng do ngân hàng phát hành, nên báo ngân hàng phát hành và bên nhận bảo lãnh để sửa đổi tên bên được bảo lãnh; nếu không, đến lúc cần đòi theo bảo lãnh có thể vướng vì chứng thư mang tên một pháp nhân đã chấm dứt.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác không trả lời thông báo sáp nhập, hợp đồng có còn hiệu lực không?
Với sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi, việc kế thừa diễn ra theo luật nên hợp đồng vẫn tiếp tục dù đối tác không trả lời. Im lặng không phải là đồng ý với những thay đổi điều khoản; phụ lục sửa nội dung vẫn cần hai bên ký.
Đối tác có được từ chối làm việc với công ty mới sau sáp nhập không?
Nếu hợp đồng có điều khoản cho phép chấm dứt khi bên kia tổ chức lại hoặc đổi chủ thì có. Nếu không có điều khoản đó, đối tác phải thực hiện tiếp với bên kế thừa; từ chối không có căn cứ có thể là vi phạm hợp đồng.
Sau khi chia công ty, khách hàng đòi tiền bảo hành ở công ty nào?
Theo cơ chế chia của Luật Doanh nghiệp 2020, các công ty mới cùng liên đới chịu trách nhiệm, trừ khi đã thoả thuận với khách hàng để một công ty thực hiện. Khách hàng có thể yêu cầu bất kỳ công ty nào trong nhóm, các công ty tự phân chia với nhau.
Hợp đồng ký với công ty cũ, nay công ty mới xuất hoá đơn có hợp lệ không?
Khi tổ chức lại đã có hiệu lực, công ty kế thừa thực hiện phần còn lại và xuất hoá đơn cho phần mình thực hiện. Nên có phụ lục ghi mốc chuyển giao để chứng từ khớp với hợp đồng. Chi tiết xử lý hoá đơn nên hỏi cơ quan thuế quản lý.
Có cần ký lại hàng trăm hợp đồng nhỏ với khách lẻ không?
Thường không cần. Với hợp đồng mẫu số lượng lớn, doanh nghiệp có thể thông báo chung qua kênh liên lạc đã thoả thuận, cập nhật điều kiện chung và thông tin thanh toán. Hợp đồng giá trị lớn hoặc có điều khoản riêng thì nên làm phụ lục từng cái.
Nhận được thông báo đổi số tài khoản do sáp nhập, kiểm tra thế nào cho an toàn?
Tra cứu doanh nghiệp mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đối chiếu tên chủ tài khoản với tên công ty kế thừa, và gọi xác minh qua kênh liên hệ cũ đã biết. Không chuyển tiền chỉ dựa trên một thư điện tử.