Khi hai người cùng xưng là người đại diện theo pháp luật của một công ty, câu hỏi pháp lý cốt lõi là quyết định thay người có được thông qua hợp lệ theo luật và điều lệ hay không. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, không phân xử tranh chấp nội bộ; tranh chấp đó do toà án hoặc trọng tài có thẩm quyền giải quyết.
Tình huống này hiếm nhưng gây tê liệt nặng: ngân hàng ngừng giao dịch, đối tác không biết ký với ai, người lao động không biết nghe ai. Bài viết trung lập giữa các phía, giúp bạn nhận diện điểm mấu chốt, biết những gì xảy ra trong thời gian tranh chấp và các hướng xử lý phổ biến. Đây không phải lời khuyên cho một vụ việc cụ thể.
Tình huống thường gặp
Ví dụ giả định thứ nhất: một công ty cổ phần ở Khánh Hòa, hội đồng quản trị họp và ra nghị quyết miễn nhiệm tổng giám đốc là người đại diện, bổ nhiệm người khác. Tổng giám đốc cũ cho rằng cuộc họp triệu tập sai, không đủ thành viên dự, nên nghị quyết vô hiệu, và tiếp tục ký văn bản. Người mới cầm nghị quyết đi đăng ký thay đổi.
Ví dụ giả định thứ hai: một công ty TNHH hai thành viên, hai bên mỗi người một nửa vốn và bất hoà. Một bên tự triệu tập họp, tự ra nghị quyết đổi giám đốc khi bên kia vắng mặt. Bên kia khẳng định cuộc họp không đạt điều kiện tiến hành theo điều lệ.
Ví dụ giả định thứ ba: chủ tịch hội đồng thành viên đột ngột qua đời, hai nhóm thành viên mỗi bên cử một người tạm điều hành, không ai chịu ai. Trường hợp này giao thoa với chuyên mục về người đại diện qua đời; ở đây chỉ bàn phần tranh chấp ai là người hợp lệ.
Điểm chung của cả ba là tranh chấp không nằm ở chỗ ai giỏi hơn, mà ở chỗ thủ tục ra quyết định có đúng luật và điều lệ không. Ai nắm được câu trả lời cho câu hỏi thủ tục, người đó có lợi thế.
Ai có quyền xác định ai là người đại diện
Điều lệ và nghị quyết hợp lệ. Người đại diện là người giữ chức danh mà điều lệ quy định, được bổ nhiệm bằng quyết định hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền. Mọi tranh chấp cuối cùng đều quay về câu hỏi quyết định đó có hợp lệ không.
Cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ có đủ thành phần, đúng hình thức hay không; không có chức năng giải quyết tranh chấp giữa thành viên, cổ đông. Nếu sau này có kết luận hồ sơ chứa thông tin giả mạo, cơ quan đăng ký có thể xử lý theo quy định, nhưng không phân xử thay toà án.
Toà án và trọng tài. Tranh chấp giữa thành viên, cổ đông với nhau hoặc với công ty liên quan đến hoạt động, quản lý doanh nghiệp là tranh chấp kinh doanh, thương mại, thuộc thẩm quyền của toà án theo tổ chức toà án hiện hành, hoặc của trọng tài nếu có thoả thuận trọng tài hợp lệ.
Ngân hàng và đối tác. Họ không phân xử, chỉ quyết định có giao dịch hay không. Thông thường họ dựa vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, nghị quyết và quy định nội bộ; khi thấy tranh chấp, nhiều nơi chọn tạm dừng để tự bảo vệ.
Một nghị quyết thay người cần những gì để hợp lệ
Khi đánh giá nghị quyết thay người có đứng vững không, những điểm dưới đây thường được soi đầu tiên. Ngưỡng cụ thể về tỷ lệ, thời hạn nằm trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ từng công ty:
- Thẩm quyền: cơ quan ra nghị quyết có đúng là cơ quan được quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh đó không.
- Triệu tập: người triệu tập có quyền triệu tập không; thông báo mời họp gửi đủ người, đúng thời hạn, kèm tài liệu theo yêu cầu.
- Điều kiện tiến hành: số thành viên, cổ đông dự họp đạt tỷ lệ luật hoặc điều lệ yêu cầu chưa; nếu là họp lần hai, lần ba thì đã đúng trình tự.
- Biểu quyết: tỷ lệ tán thành có đạt mức yêu cầu; người có xung đột lợi ích có bị loại khỏi biểu quyết khi luật hoặc điều lệ đòi hỏi.
- Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản: phiếu gửi đúng, kiểm phiếu có người chứng kiến, biên bản kiểm phiếu đủ nội dung.
- Biên bản và chữ ký: biên bản ghi đủ diễn biến, người chủ toạ và thư ký ký; chữ ký là thật.
Luật Doanh nghiệp 2020 cũng có cơ chế coi nghị quyết là hợp lệ trong một số trường hợp dù trình tự có thiếu sót, ví dụ khi được thông qua bởi toàn bộ thành viên, cổ đông có quyền biểu quyết. Vì vậy, một lỗi thủ tục nhỏ chưa chắc làm nghị quyết bị huỷ.
Những gì xảy ra trong lúc tranh chấp
Ngân hàng là nơi phản ứng nhanh nhất. Khi nhận được thông báo mâu thuẫn từ hai phía, nhiều ngân hàng tạm dừng giao dịch trên tài khoản hoặc yêu cầu thêm giấy tờ theo quy định nội bộ của họ. Hậu quả trực tiếp là chậm lương, chậm trả nhà cung cấp, có thể phát sinh phạt chậm nộp.
Đối tác thường ngừng ký hợp đồng mới cho đến khi rõ ai có quyền, và có thể dựa vào điều khoản hợp đồng để tạm ngừng thực hiện. Cơ quan nhà nước sẽ gửi văn bản theo thông tin đăng ký hiện có, nên người đang có tên trên giấy chứng nhận vẫn là người nhận thư từ chính thức.
Người lao động nhận chỉ đạo mâu thuẫn. Về nguyên tắc, người lao động không phải là bên trong tranh chấp và quyền lợi của họ theo hợp đồng lao động không mất đi vì lãnh đạo bất hoà. Các bên tranh chấp nên thống nhất ít nhất một cơ chế tối thiểu để trả lương, đóng bảo hiểm, nộp thuế đúng hạn, vì vi phạm những nghĩa vụ này sẽ thành gánh nặng của công ty, bất kể ai thắng.
Thời gian càng kéo dài, giá trị công ty càng giảm, và cả hai phía cùng thiệt. Đây là lý do thực tế để các bên cân nhắc thương lượng song song với việc chuẩn bị thủ tục pháp lý.
Các hướng xử lý thường gặp
Thứ tự dưới đây không bắt buộc; nhiều bước có thể làm song song. Mục tiêu là vừa bảo vệ quyền của mình, vừa giữ công ty không sụp:
- Gom và rà hồ sơ. Điều lệ hiện hành, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, thông báo mời họp, biên bản, nghị quyết, bằng chứng gửi nhận. Không có hồ sơ thì không có lập luận.
- Thương lượng hoặc hoà giải. Gặp nhau có người trung gian, thống nhất cơ chế tạm thời cho dòng tiền thiết yếu, và nếu được thì một lộ trình họp lại đúng thủ tục.
- Họp lại để khắc phục. Nếu nghị quyết có lỗi thủ tục, cách nhanh nhất thường là triệu tập họp lại đúng điều lệ thay vì cãi nhau về cuộc họp cũ.
- Yêu cầu huỷ nghị quyết. Thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét, huỷ bỏ nghị quyết trái luật, trái điều lệ. Thời hạn để yêu cầu khá ngắn và tính từ thời điểm luật định, nên phải hành động sớm.
- Biện pháp khẩn cấp tạm thời. Trong vụ kiện, đương sự có thể đề nghị toà áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời phù hợp để ngăn thiệt hại không khắc phục được; toà quyết định theo điều kiện luật định.
- Phản ánh khi có dấu hiệu giả mạo. Nếu chữ ký, biên bản bị làm giả, có thể phản ánh với cơ quan đăng ký kinh doanh và trình báo cơ quan có thẩm quyền.
- Thông báo trung lập cho bên thứ ba. Báo cho ngân hàng, đối tác rằng đang có tranh chấp và đề nghị họ thận trọng, thay vì gửi văn bản tố cáo phía bên kia.
Chuẩn bị hồ sơ trước khi đưa ra toà án hoặc trọng tài
Dù đứng ở phía nào, chất lượng hồ sơ quyết định phần lớn kết quả. Trước khi nộp đơn hoặc khi nhận được thông báo thụ lý, nên chuẩn bị:
- Bản điều lệ đang có hiệu lực tại thời điểm họp, kèm mọi bản sửa đổi và bằng chứng các bản sửa đổi đó đã được thông qua đúng thủ tục.
- Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông, danh sách người có quyền dự họp tại thời điểm chốt danh sách.
- Thông báo mời họp, chương trình họp, tài liệu gửi kèm, và bằng chứng gửi nhận như biên nhận bưu chính, thư điện tử có lưu vết.
- Biên bản họp, phiếu biểu quyết hoặc phiếu lấy ý kiến, biên bản kiểm phiếu, danh sách người dự họp có chữ ký.
- Nghị quyết, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và hồ sơ đã nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có.
- Thư từ trao đổi giữa các bên trước và sau cuộc họp, thể hiện ai biết gì, vào lúc nào.
- Bằng chứng về thiệt hại đang phát sinh nếu muốn đề nghị biện pháp khẩn cấp tạm thời, như văn bản ngân hàng tạm dừng giao dịch, hợp đồng bị đối tác treo.
Sắp xếp hồ sơ theo dòng thời gian giúp người làm nghề luật nắm vụ việc nhanh hơn và giúp chính bạn thấy điểm mạnh, điểm yếu của lập luận trước khi phía bên kia chỉ ra.
Phòng ngừa từ điều lệ và lời khuyên cho bên thứ ba
Phần lớn tranh chấp kiểu này có thể giảm bằng điều lệ viết kỹ: ai được triệu tập khi chủ tịch không triệu tập, thông báo mời họp gửi bằng cách nào thì coi là hợp lệ, cơ chế phá thế bế tắc khi hai nhóm ngang vốn, có thoả thuận trọng tài hay không. Công ty có hai thành viên ngang vốn đặc biệt nên tính trước kịch bản bất hoà, vì luật không có cơ chế tự động phân xử năm mươi – năm mươi.
Nếu bạn là đối tác, ngân hàng hay người lao động đứng giữa, nguyên tắc là không chọn phe khi chưa có căn cứ. Đối chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực, yêu cầu xem nghị quyết và biên bản, và với giao dịch quan trọng thì tạm hoãn hoặc yêu cầu cả hai bên cùng xác nhận. Người lao động nên giữ bằng chứng về công việc đã làm, lương chưa được trả để bảo vệ quyền lợi của mình.
Tranh chấp người đại diện thường kéo theo tranh chấp vốn, lợi nhuận và tài sản, nên ít khi tự giải quyết được bằng kiến thức phổ thông. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng ban đầu về hồ sơ của mình, trước khi quyết định thuê luật sư đại diện tham gia thương lượng hoặc tố tụng.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan đăng ký kinh doanh có huỷ được việc thay người đại diện trái điều lệ không?
Cơ quan đăng ký xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, không phân xử tranh chấp nội bộ về việc cuộc họp có đúng điều lệ hay không. Khi có bản án, quyết định của toà án hoặc trọng tài, hoặc kết luận hồ sơ giả mạo, cơ quan đăng ký sẽ xử lý theo quy định.
Trong lúc tranh chấp, người có tên trên giấy chứng nhận có được ký không?
Đối với bên thứ ba ngay tình, người có tên trên giấy chứng nhận thường được coi là người đại diện. Nhưng nếu sau này toà xác định quyết định bổ nhiệm người đó vô hiệu, các giao dịch đã ký có thể bị xem xét lại. Vì vậy các giao dịch lớn nên tạm hoãn.
Ngân hàng có quyền phong toả tài khoản khi có tranh chấp người đại diện không?
Ngân hàng thực hiện theo pháp luật về tài khoản thanh toán và hợp đồng mở tài khoản, trong đó thường có điều khoản cho phép tạm dừng giao dịch khi có tranh chấp về quyền sử dụng tài khoản. Phạm vi cụ thể nên hỏi chính ngân hàng.
Thành viên thiểu số có làm gì được khi nhóm đa số tự ý thay giám đốc không?
Nếu việc thay người đúng thủ tục và đủ tỷ lệ, đó là quyền của đa số. Nếu sai thủ tục hoặc trái điều lệ, thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu toà án hoặc trọng tài huỷ nghị quyết trong thời hạn luật định, ngoài các quyền khác như yêu cầu công ty mua lại phần vốn trong một số trường hợp.
Người lao động có phải chờ tranh chấp xong mới được trả lương không?
Không. Nghĩa vụ trả lương là nghĩa vụ của công ty với người lao động theo hợp đồng và luật lao động, không phụ thuộc ai đang là người đại diện. Người lao động có thể yêu cầu công ty thực hiện và dùng các kênh khiếu nại, hoà giải lao động nếu bị chậm.
Có nên đăng thông báo công khai trên mạng xã hội để khẳng định mình là người đại diện không?
Không nên. Thông báo kiểu đó không có giá trị xác lập tư cách người đại diện, dễ gây hoang mang cho khách hàng và có thể dẫn đến tranh chấp khác về danh dự, uy tín. Nên thông báo bằng văn bản trung lập tới các bên có giao dịch.