Khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt, công ty vẫn vận hành được nếu có giấy uỷ quyền rõ ràng: uỷ cho ai, được làm những việc gì, trong giới hạn giá trị nào, từ ngày nào đến ngày nào. Với người đại diện duy nhất rời Việt Nam, Luật Doanh nghiệp 2020 còn bắt buộc phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam.
Giấy uỷ quyền là công cụ kế nhiệm ngắn hạn: không đổi người đại diện, không đăng ký với cơ quan nào, nhưng cho phép người khác làm thay một phần việc. Viết quá rộng thì rủi ro, viết quá hẹp thì vô dụng. Bài này đi qua yêu cầu của luật, bố cục nên có, những việc nên giữ lại và cách xử lý khi người được uỷ quyền làm sai.
Luật yêu cầu gì khi người đại diện vắng mặt
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt hai yêu cầu chính. Thứ nhất, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Thứ hai, nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình; người uỷ quyền vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã uỷ quyền.
Luật cũng tính tới trường hợp hết thời hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa trở lại, và trường hợp vắng mặt kéo dài quá thời hạn luật định mà không uỷ quyền: khi đó chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện. Mốc thời gian cụ thể nằm trong luật và có thể được sửa; bạn nên đọc nguyên văn bản hiện hành thay vì dựa vào trí nhớ của người khác.
Ngoài trường hợp xuất cảnh, những lúc người đại diện vẫn ở trong nước nhưng không làm việc được, như nằm viện, đi công trình xa hay nghỉ sinh, luật không bắt buộc uỷ quyền, nhưng thực tế công ty vẫn cần. Giấy uỷ quyền khi đó là lựa chọn quản trị hợp lý, viết theo cùng nguyên tắc.
Uỷ quyền khác bổ nhiệm ở chỗ nào
Không đổi người đại diện. Người được uỷ quyền không trở thành người đại diện theo pháp luật, không có tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không phải đăng ký thay đổi.
Quyền chỉ trong phạm vi văn bản. Việc gì không ghi trong giấy uỷ quyền thì người được uỷ quyền không có quyền làm nhân danh công ty. Đây vừa là điểm an toàn, vừa là điểm hay vướng khi giấy viết thiếu.
Người uỷ quyền vẫn chịu trách nhiệm. Người đại diện đi vắng không thoát trách nhiệm với những việc đã uỷ; vì thế việc chọn người và đặt giới hạn là chuyện của chính họ.
Có thể chấm dứt bất cứ lúc nào. Người uỷ quyền có thể huỷ uỷ quyền, nhưng phải báo cho người được uỷ quyền và các bên thứ ba đã biết về uỷ quyền đó, nếu không giao dịch với bên thứ ba ngay tình vẫn có thể ràng buộc công ty.
Thường không uỷ quyền lại. Người được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại cho người khác khi giấy uỷ quyền cho phép hoặc trong trường hợp luật dân sự cho phép; nên ghi rõ có hay không.
Bố cục một giấy uỷ quyền dùng được
Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc cho giấy uỷ quyền nội bộ của doanh nghiệp. Bảng dưới là các phần nên có và lỗi hay gặp ở từng phần.
| Phần | Nên viết thế nào | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Bên uỷ quyền | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, họ tên và chức danh người đại diện ký | Chỉ ghi tên cá nhân, không ghi đang nhân danh công ty |
| Bên được uỷ quyền | Họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, chức danh trong công ty | Ghi chức danh mà không ghi tên, khi người đó nghỉ thì gây tranh cãi |
| Phạm vi | Liệt kê từng loại việc, hạn mức giá trị cho mỗi giao dịch | "Thay mặt giải quyết mọi công việc của công ty" |
| Những việc loại trừ | Ghi rõ việc không được làm | Bỏ trống, để mặc định là được làm hết |
| Thời hạn | Từ ngày, đến ngày, hoặc đến khi người đại diện trở lại có văn bản chấm dứt | Không ghi thời hạn, giấy còn trôi nổi nhiều năm |
| Uỷ quyền lại | Có hay không, nếu có thì giới hạn | Im lặng, dẫn tới tranh cãi |
| Chữ ký, con dấu | Người đại diện ký; đóng dấu nếu điều lệ hoặc bên nhận yêu cầu | Người không có thẩm quyền ký thay |
Ngân hàng thường có mẫu uỷ quyền riêng cho giao dịch tài khoản và chỉ chấp nhận mẫu của họ. Vì vậy ngoài giấy uỷ quyền chung, cần làm thủ tục đăng ký người được uỷ quyền tại từng ngân hàng trước khi đi.
Những việc nên giữ lại, không uỷ quyền
Giấy uỷ quyền cho thời gian vắng mặt nên giúp công ty chạy việc thường ngày, không phải trao quyền quyết định số phận công ty. Các việc dưới đây thường được loại trừ hoặc chỉ cho làm khi có văn bản chấp thuận riêng:
- Vay vốn, thế chấp, cầm cố, bảo lãnh cho bên khác.
- Bán, cho thuê dài hạn tài sản lớn, quyền sử dụng đất, nhà xưởng.
- Ký hợp đồng với người có liên quan của chính người được uỷ quyền hoặc của người quản lý.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển hoặc cho thôi việc người quản lý.
- Mở mới, đóng tài khoản ngân hàng, đổi người có quyền ký tài khoản.
- Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, sửa điều lệ.
- Khởi kiện, rút đơn kiện, hoà giải với giá trị lớn.
- Uỷ quyền lại cho người thứ ba.
Khi danh sách loại trừ dài, có thể kèm một kênh liên lạc khẩn: những việc thuộc danh sách này phải xin ý kiến người đại diện qua thư điện tử có lưu vết, hoặc qua chủ tịch hội đồng thành viên, hội đồng quản trị.
Có phải công chứng, và ký từ nước ngoài thế nào
Giấy uỷ quyền nội bộ của doanh nghiệp cho nhân viên hoặc người quản lý thường là văn bản do công ty tự lập, không bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, một số giao dịch cụ thể có quy định riêng về hình thức, ví dụ giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, và một số ngân hàng, đối tác tự đặt yêu cầu chứng thực chữ ký. Trước khi đi, hãy hỏi từng nơi người được uỷ quyền sẽ làm việc.
Nếu người đại diện đã ở nước ngoài mới ký giấy uỷ quyền, có hai cách phổ biến. Cách thứ nhất là ký trên văn bản điện tử bằng chữ ký số của người đại diện, nếu bên nhận chấp nhận văn bản điện tử. Cách thứ hai là ký giấy tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc ký trước công chứng nước sở tại rồi làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự khi bên nhận yêu cầu. Cách thứ hai mất nhiều thời gian, nên tốt nhất là ký trước khi xuất cảnh.
Với người đại diện là người nước ngoài thường xuyên đi lại, nên ký một giấy uỷ quyền khung có thời hạn dài, kèm danh sách việc loại trừ, thay vì ký lẻ từng chuyến. Nhưng khung dài cũng cần được rà định kỳ để không bỏ quên một giấy uỷ quyền rộng còn hiệu lực.
Các bước chuẩn bị trước khi người đại diện đi vắng
Trình tự dưới đây áp dụng cho một chuyến vắng mặt dài, có thể rút gọn với chuyến ngắn:
- Xác định thời gian vắng dự kiến và có xuất cảnh hay không; nếu là người đại diện duy nhất và xuất cảnh, uỷ quyền là bắt buộc.
- Liệt kê việc sẽ phát sinh trong thời gian vắng: kỳ lương, hạn nộp thuế, bảo hiểm, hợp đồng sắp ký, khoản phải trả lớn.
- Chọn người được uỷ quyền cư trú tại Việt Nam, không thuộc diện bị cấm, có hiểu biết về công việc; báo cho chủ sở hữu hoặc hội đồng nếu điều lệ yêu cầu.
- Soạn giấy uỷ quyền theo bố cục ở trên, có danh sách việc loại trừ và thời hạn.
- Ký, đóng dấu nếu cần; lập ít nhất hai bản gốc.
- Đăng ký người được uỷ quyền tại ngân hàng theo mẫu của ngân hàng; gửi bản sao cho đối tác lớn sẽ giao dịch trong thời gian vắng.
- Lập sổ theo dõi những giao dịch người được uỷ quyền ký, để khi trở lại người đại diện rà nhanh.
- Khi trở lại hoặc hết việc, ra văn bản chấm dứt uỷ quyền và báo cho các nơi đã nhận bản sao.
Khi người được uỷ quyền làm vượt phạm vi
Theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì phần vượt quá không làm phát sinh nghĩa vụ của người được đại diện, trừ khi người được đại diện đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi khiến bên kia không biết hay không thể biết về giới hạn đó. Nói gọn: công ty có thể không bị ràng buộc bởi phần vượt quyền, nhưng nếu chính công ty để lỏng, công ty khó chối.
Trong thực tế, hậu quả phụ thuộc nhiều vào chứng cứ. Một giấy uỷ quyền có hạn mức rõ, đã gửi cho đối tác, giúp công ty chứng minh đối tác biết giới hạn. Một giấy viết chung chung, hoặc không ai gửi cho đối tác, khiến đối tác dễ lập luận rằng họ ngay tình.
Với người được uỷ quyền, làm vượt quyền gây thiệt hại thì có thể phải bồi thường cho công ty và trong trường hợp nặng còn đối mặt trách nhiệm khác. Khi phát hiện, công ty nên lập biên bản, thông báo cho bên giao dịch bằng văn bản về phạm vi thực của uỷ quyền, và cân nhắc chấm dứt uỷ quyền ngay. Tình huống có giá trị lớn thì nên nhờ người làm nghề luật đánh giá trước khi trao đổi tiếp với đối tác.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc đi công tác trong nước vài ngày có phải làm giấy uỷ quyền không?
Không bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp, vì yêu cầu uỷ quyền bắt buộc gắn với trường hợp người đại diện duy nhất xuất cảnh. Nhưng nếu trong mấy ngày đó có việc phải ký như chi lương hay nhận hàng, một giấy uỷ quyền ngắn, đúng việc sẽ giúp công ty không bị chậm.
Có thể uỷ quyền cho kế toán trưởng không?
Có thể về nguyên tắc, nếu kế toán trưởng không thuộc diện bị cấm và cư trú tại Việt Nam. Tuy vậy, uỷ quyền cho kế toán trưởng cả quyền duyệt chi lẫn quyền ghi sổ sẽ làm mất cơ chế kiểm soát hai người, nên giới hạn phạm vi hoặc chọn người khác cho việc duyệt chi.
Giấy uỷ quyền có cần đóng dấu công ty không?
Luật Doanh nghiệp 2020 không còn coi con dấu là điều kiện bắt buộc cho mọi văn bản; việc dùng dấu theo điều lệ và quy chế của công ty. Tuy nhiên nhiều ngân hàng, cơ quan và đối tác vẫn yêu cầu có dấu, nên thường vẫn đóng dấu để giấy được chấp nhận rộng.
Người được uỷ quyền có được ký hợp đồng lao động với nhân viên mới không?
Được, nếu giấy uỷ quyền ghi rõ việc này và việc tuyển dụng không thuộc thẩm quyền mà điều lệ dành cho cơ quan khác. Nên kèm hạn mức về số lượng, chức danh được tuyển để tránh tuyển người quản lý trong lúc người đại diện vắng.
Uỷ quyền rồi mà người đại diện vẫn ký song song thì sao?
Người đại diện không mất quyền khi uỷ quyền, nên về lý vẫn ký được. Rủi ro là hai người ký hai văn bản mâu thuẫn về cùng một việc. Nên thống nhất trước: việc nào đã uỷ thì người đại diện không tự ký, trừ khi đã báo cho người được uỷ quyền và đối tác.
Giấy uỷ quyền hết hạn mà người đại diện chưa về thì công ty xử lý thế nào?
Cách gọn nhất là gia hạn bằng một giấy uỷ quyền mới trước ngày hết hạn. Nếu không liên lạc được người đại diện, luật có cơ chế để người được uỷ quyền tiếp tục trong một số trường hợp và để chủ sở hữu hoặc hội đồng cử người khác; nên đọc quy định hiện hành và cân nhắc hỏi người làm nghề.