Thường là không. Khi chia hoặc tách, công ty mới là một pháp nhân khác, có mã số doanh nghiệp mới. Giấy phép con cấp cho công ty cũ đứng tên công ty cũ; phần lớn văn bản chuyên ngành không cho phép "chuyển" giấy phép sang pháp nhân khác, nên công ty mới phải tự đáp ứng điều kiện và xin cấp giấy đứng tên mình trước khi hoạt động ngành nghề có điều kiện. Ngược lại, công ty bị tách vẫn tồn tại nên giữ được giấy phép của mình, nhưng phải tự kiểm lại điều kiện nếu nhân sự, cơ sở, thiết bị đã chuyển sang công ty mới.
Trang này có bài khác về giấy phép khi chuyển đổi loại hình và đổi tên, nơi pháp nhân không đổi. Bài này tập trung vào chia và tách, nơi khoảng trống giấy phép dễ xảy ra nhất, và vào cách sắp lịch để công ty mới không phải đóng cửa chờ giấy.
Vì sao chia, tách khác hẳn chuyển đổi và đổi tên
Giấy phép con là văn bản cơ quan nhà nước cấp cho một chủ thể cụ thể, sau khi kiểm tra chủ thể đó đáp ứng điều kiện của ngành nghề. Khi chuyển đổi loại hình, đổi tên hay đổi người đại diện, chủ thể vẫn là một; việc cần làm thường chỉ là báo cơ quan cấp phép để cập nhật thông tin hoặc đổi giấy theo thông tin mới, tuỳ quy định của từng ngành.
Chia và tách khác ở chỗ sinh ra một chủ thể mới. Luật Doanh nghiệp 2020 có cơ chế cho công ty mới kế thừa quyền và nghĩa vụ dân sự, như hợp đồng, công nợ, tài sản. Nhưng giấy phép con không phải là quyền tài sản tự do chuyển nhượng; nó là kết quả của việc nhà nước thẩm tra điều kiện của một chủ thể. Trừ khi văn bản chuyên ngành có quy định riêng cho phép kế thừa giấy phép khi tổ chức lại, công ty mới phải đi qua thủ tục cấp mới.
Với công ty bị chia, công ty này chấm dứt tồn tại sau khi các công ty mới được đăng ký, nên toàn bộ giấy phép của nó cũng không còn chủ thể để dùng. Đây là tình huống cần lên lịch kỹ nhất, vì không còn pháp nhân nào giữ giấy phép trong lúc chờ.
Ba nhóm giấy phép và cách chúng phản ứng khi chia, tách
Cách nhóm này chỉ là công cụ để rà soát. Mỗi giấy phép cụ thể phải đối chiếu văn bản chuyên ngành hiện hành và hỏi cơ quan đã cấp.
| Nhóm | Ví dụ thường gặp | Khi tách một mảng sang công ty mới | Câu hỏi nên đặt cho cơ quan cấp phép |
|---|---|---|---|
| Gắn với chủ thể | Giấy phép kinh doanh một số dịch vụ có điều kiện cấp cho doanh nghiệp, giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động của tổ chức | Công ty mới xin cấp mới; công ty bị tách giữ giấy nhưng kiểm lại điều kiện còn đủ không | Công ty mới có cần chờ giấy mới trước khi nhận khách không, hồ sơ có được dùng lại kết quả kiểm tra cũ không |
| Gắn với cơ sở, địa điểm | Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hồ sơ phòng cháy của công trình, giấy phép môi trường của cơ sở | Cơ sở vật chất vẫn vậy nhưng người vận hành đổi; thường cần làm thủ tục đứng tên chủ thể mới | Đổi chủ cơ sở thì cấp lại hay điều chỉnh, có phải kiểm tra lại thực tế không |
| Gắn với người | Chứng chỉ hành nghề của người phụ trách chuyên môn, chứng chỉ của nhân sự bắt buộc theo ngành | Nếu người giữ chứng chỉ chuyển sang công ty mới, công ty bị tách có thể mất điều kiện | Thời hạn bổ sung người thay thế, thủ tục báo thay đổi người phụ trách |
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn nhóm đầu mà quên nhóm thứ ba. Một phương án tách chuyển cả đội kỹ thuật sang công ty mới có thể khiến công ty cũ không còn ai đứng tên chuyên môn, dù giấy phép của nó vẫn còn hạn.
Sắp lịch để không có ngày nào hoạt động không giấy
Nguyên tắc là không để công ty mới hoạt động ngành nghề có điều kiện khi chưa có giấy, và không để công ty cũ chấm dứt khi công ty mới chưa sẵn sàng. Trình tự gợi ý:
- Lập danh mục toàn bộ giấy phép con, chứng nhận, chứng chỉ đang có, ghi rõ chủ thể đứng tên, địa điểm, người phụ trách chuyên môn, ngày hết hạn, cơ quan cấp.
- Trong phương án chia, tách, ghi rõ hoạt động nào chuyển sang công ty mới và các giấy phép tương ứng sẽ được xử lý ra sao: công ty mới xin mới, công ty cũ giữ, hay công ty cũ tiếp tục hoạt động một thời gian rồi chuyển.
- Hỏi trước từng cơ quan cấp phép về hồ sơ, thời gian giải quyết, có kiểm tra thực tế không, và có cơ chế nào cho tổ chức lại không. Ghi lại câu trả lời.
- Đăng ký công ty mới tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở, có mã số doanh nghiệp để làm hồ sơ giấy phép.
- Chuẩn bị điều kiện thực tế cho công ty mới: hợp đồng thuê cơ sở đứng tên công ty mới, hợp đồng lao động với người phụ trách chuyên môn, thiết bị.
- Nộp hồ sơ xin giấy phép cho công ty mới; trong thời gian chờ, hoạt động có điều kiện vẫn do công ty cũ thực hiện (với trường hợp tách) theo giấy phép của nó.
- Khi công ty mới có giấy, chuyển hoạt động, báo khách hàng, rồi mới thực hiện thủ tục với công ty cũ như trả lại giấy phép không còn dùng hoặc báo thay đổi phạm vi.
Với chia công ty, vì công ty cũ chấm dứt khi các công ty mới được đăng ký, nên xin ý kiến cơ quan cấp phép thật sớm và cân nhắc dùng hình thức tách (giữ công ty cũ tồn tại một thời gian) nếu ngành nghề cần giấy phép mất nhiều thời gian.
Những lỗi làm khoảng trống giấy phép kéo dài
Đăng ký công ty mới xong mới bắt đầu hỏi về giấy phép. Lúc đó công ty mới đã có hợp đồng, có nhân viên, nhưng không được hoạt động phần có điều kiện. Câu hỏi về giấy phép phải có mặt từ lúc soạn phương án.
Để công ty mới "dùng tạm" giấy phép của công ty cũ. Xuất hoá đơn tên công ty mới nhưng treo giấy phép tên công ty cũ là tình huống bị xử lý khi kiểm tra. Hoạt động ngành nghề có điều kiện khi chưa đủ điều kiện có thể bị xử phạt và đình chỉ.
Chuyển người phụ trách chuyên môn sang công ty mới trước khi công ty cũ có người thay. Công ty cũ rơi vào tình trạng giấy phép còn hạn nhưng điều kiện không còn, có thể bị thu hồi khi bị kiểm tra.
Quên giấy gắn với địa điểm. Hai công ty dùng chung một xưởng sau khi tách, nhưng giấy chứng nhận cơ sở chỉ đứng tên một công ty. Công ty kia hoạt động tại đó không có giấy.
Không tính tới thời gian kiểm tra thực tế. Một số giấy phép chỉ cấp sau khi đoàn kiểm tra tới cơ sở. Lịch kiểm tra không do doanh nghiệp quyết định, nên dự trù thời gian rộng.
Ví dụ giả định: tách mảng dịch vụ ăn uống ra công ty riêng
Công ty E vừa sản xuất thực phẩm đóng gói, vừa vận hành hai quán ăn. Chủ sở hữu muốn tách hai quán ra công ty F để quản lý riêng. Hai quán đang có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đứng tên E, hợp đồng thuê mặt bằng đứng tên E, nhân viên ký hợp đồng lao động với E.
Phương án được làm như sau. E vẫn tồn tại và tiếp tục vận hành hai quán. F được đăng ký, ký hợp đồng thuê mặt bằng mới hoặc nhận chuyển giao hợp đồng thuê có đồng ý của chủ nhà, nhân viên được chuyển theo phương án sử dụng lao động. F nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận cho từng quán đứng tên mình. Chỉ khi F có giấy, hai quán mới chính thức chuyển sang F vận hành, E làm thủ tục với cơ quan cấp phép đối với các giấy không còn dùng.
Cách làm này khiến thời gian chuyển giao kéo dài hơn mong muốn, nhưng không có ngày nào quán hoạt động mà người vận hành không có giấy. Thủ tục chi tiết cho giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, cơ quan cấp theo từng loại cơ sở, thuộc phạm vi các trang chuyên về giấy phép; phần nhãn hiệu của quán nếu có chuyển sang F thì xem trang chuyên về nhãn hiệu.
Khi nào cần người làm nghề
Tách một mảng nhỏ, ngành nghề không có điều kiện, thường doanh nghiệp tự làm được. Nên nhờ người làm nghề khi ngành nghề cần nhiều loại giấy phép do nhiều cơ quan cấp, khi giấy phép cần nhiều thời gian và kiểm tra thực tế, khi doanh nghiệp có cơ sở ở nhiều tỉnh, hoặc khi phương án chia khiến công ty cũ chấm dứt ngay.
Người làm nghề có kinh nghiệm thủ tục ngành sẽ giúp lập danh mục giấy phép, xác định giấy nào xin mới, giấy nào chỉ cần điều chỉnh, và quan trọng nhất là sắp thứ tự công việc sao cho không có khoảng trống. Khi đi làm việc, mang theo bản sao toàn bộ giấy phép hiện có, phương án tổ chức lại dự thảo và danh sách nhân sự giữ chứng chỉ. Hãy hỏi họ thẳng về rủi ro gián đoạn và kế hoạch dự phòng, không chỉ về hồ sơ.
Một câu hỏi hữu ích nữa: nếu cơ quan cấp phép trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung, kế hoạch chuyển giao lùi lại bao lâu và ai chịu chi phí duy trì song song hai công ty trong thời gian đó. Câu trả lời giúp chủ doanh nghiệp quyết định nên chia hay chỉ tách, và nên tách lúc nào trong năm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty bị tách có phải xin lại giấy phép con không?
Thường không, vì công ty bị tách vẫn là pháp nhân cũ. Nhưng nếu phần nhân sự, cơ sở hoặc thiết bị làm nên điều kiện của giấy phép đã chuyển sang công ty mới, công ty bị tách phải tự bổ sung để giữ điều kiện, hoặc báo cơ quan cấp phép theo quy định ngành.
Công ty mới sau khi tách có được kế thừa kinh nghiệm, năng lực của công ty cũ để xin giấy phép không?
Tuỳ quy định chuyên ngành. Một số lĩnh vực có cách tính riêng cho kinh nghiệm hoặc năng lực khi tổ chức lại, nhiều lĩnh vực không có. Cần đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi cơ quan cấp phép trước khi dựa vào điều này trong kế hoạch.
Trong lúc chờ giấy phép, công ty mới có được ký hợp đồng với khách không?
Ký hợp đồng thì được, nhưng chỉ được thực hiện hoạt động có điều kiện khi đã đủ điều kiện theo quy định. Nên ghi trong hợp đồng thời điểm bắt đầu thực hiện phụ thuộc việc được cấp phép, để tránh vi phạm với khách hàng.
Có thể chuyển nhượng giấy phép con từ công ty này sang công ty khác không?
Phần lớn giấy phép con không chuyển nhượng được vì cấp cho chủ thể đã được thẩm tra điều kiện. Việc mua bán, cho thuê giấy phép là trái quy định. Muốn hoạt động, chủ thể mới phải đáp ứng điều kiện và được cấp theo thủ tục.
Giấy phép con của công ty bị chia xử lý thế nào sau khi công ty chấm dứt?
Công ty bị chia chấm dứt tồn tại khi các công ty mới được đăng ký, nên giấy phép đứng tên nó không còn dùng được. Các công ty mới phải có giấy riêng. Thủ tục nộp lại hoặc báo cơ quan cấp phép tuỳ quy định từng ngành.
Tách công ty để giữ giấy phép cũ ở công ty này, chuyển rủi ro sang công ty khác có được không?
Tổ chức lại để né trách nhiệm không đạt mục đích: khi tách, công ty bị tách và công ty được tách cùng liên đới với các nghĩa vụ trước đó, trừ khi chủ nợ đồng ý khác. Giấy phép cũng không giúp né vi phạm đã xảy ra.