Điều lệ quyết định công ty có mấy người đại diện theo pháp luật, chức danh nào giữ vai trò đó, và ai tạm làm gì khi chức danh ấy bị khuyết. Một điều khoản viết theo chức danh, có thứ tự thay thế và thời hạn chọn người mới giúp việc thay người đại diện chỉ cần một nghị quyết và một bộ hồ sơ đăng ký, không phải sửa điều lệ mỗi lần.
Phần lớn điều lệ doanh nghiệp nhỏ được chép từ mẫu khi thành lập, chỉ có một câu kiểu "giám đốc là người đại diện theo pháp luật". Câu đó đủ dùng khi mọi việc suôn sẻ, nhưng im lặng đúng ở chỗ cần nói nhất. Bài này đi qua phần luật để điều lệ tự quyết, quy định mặc định khi điều lệ im lặng, và những câu chữ nên có hoặc nên tránh.
Luật để điều lệ tự quyết những gì
Luật Doanh nghiệp 2020 cho công ty TNHH và công ty cổ phần quyền tự quyết số lượng người đại diện theo pháp luật, chức danh quản lý gắn với vai trò đó, và quyền, nghĩa vụ của từng người khi có nhiều hơn một người. Đây là khoảng tự do lớn, nhưng có ràng buộc: công ty phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam; với công ty TNHH và cổ phần, người đại diện phải giữ một trong các chức danh luật nêu như chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc, tổng giám đốc, tuỳ loại hình.
Luật cũng để điều lệ quy định thêm về trình tự, thủ tục cử người thay khi người đại diện vắng mặt, nghỉ hoặc không còn thực hiện được vai trò, miễn không trái các quy định bắt buộc. Nghĩa là những câu hỏi như "trong ba ngày chờ họp, ai được ký lệnh chi lương" hay "bao lâu phải bầu người mới" hoàn toàn có thể trả lời trước bằng điều lệ.
Điều lệ không được tự đặt ra những điều trái luật, ví dụ cho người không cư trú ở Việt Nam làm người đại diện duy nhất mà không có cơ chế uỷ quyền, hay cho một người thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp giữ chức danh đại diện. Phần nào luật đã cứng, điều lệ chỉ nhắc lại hoặc chi tiết hoá.
Quy định mặc định khi điều lệ không nói gì
Khi điều lệ im lặng, luật có quy định thay. Bảng dưới tóm tắt theo cách hiểu phổ biến về Luật Doanh nghiệp 2020; đây là nguyên tắc chung, bạn nên đọc nguyên văn điều luật hiện hành trước khi dựa vào.
| Loại hình | Người đại diện theo pháp luật | Mặc định khi điều lệ im lặng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp | Không có lựa chọn khác | Thuê giám đốc vẫn không đổi người đại diện |
| Công ty hợp danh | Các thành viên hợp danh | Mọi thành viên hợp danh đều là người đại diện | Điều lệ có thể phân công điều hành |
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty hoặc giám đốc, tổng giám đốc | Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty | Phụ thuộc mô hình tổ chức chủ sở hữu chọn |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc giám đốc, tổng giám đốc | Chủ tịch hội đồng thành viên | Có thể có nhiều người đại diện |
| Công ty cổ phần | Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc, tổng giám đốc | Chủ tịch hội đồng quản trị nếu chỉ có một người | Có từ hai người thì chủ tịch và giám đốc đương nhiên là người đại diện |
Điều đáng chú ý là mặc định của luật thường rơi vào chức danh chủ tịch, trong khi trên thực tế người điều hành hằng ngày và cầm con dấu lại là giám đốc. Nếu muốn giám đốc là người đại diện, điều lệ phải ghi rõ.
Năm điều khoản nên có để thay người không tắc
Gắn vai trò đại diện với chức danh, không với tên người. Viết "giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật" thay vì ghi họ tên cụ thể. Khi đổi người, chỉ cần quyết định bổ nhiệm mới và đăng ký thay đổi, không phải sửa điều lệ.
Thứ tự người tạm thời thực hiện việc thiết yếu. Ví dụ: khi giám đốc khuyết, phó giám đốc thứ nhất tạm thực hiện các việc thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và hợp đồng dưới một hạn mức nhất định cho đến khi có người mới. Cần ghi rõ người tạm thời không phải người đại diện theo pháp luật và phạm vi bị giới hạn.
Thời hạn triệu tập họp chọn người mới. Ghi cụ thể trong bao nhiêu ngày kể từ khi chức danh khuyết, ai có quyền triệu tập nếu chủ tịch không triệu tập. Không có thời hạn, cuộc chờ có thể kéo dài vô định.
Cơ chế uỷ quyền khi vắng mặt. Nhắc lại nghĩa vụ uỷ quyền bằng văn bản khi người đại diện duy nhất vắng mặt ở Việt Nam, và quy định thêm những việc không được uỷ quyền như vay, bảo lãnh, bán tài sản lớn.
Phân quyền khi có nhiều người đại diện. Nếu công ty có hai người đại diện, ghi rõ việc nào mỗi người được ký độc lập, việc nào phải hai người cùng ký, và cách xử lý khi hai người bất đồng. Thiếu phần này, đối tác có thể chọn người dễ ký nhất.
Ghi tên người hay ghi chức danh
Một số điều lệ mẫu, nhất là của công ty gia đình, ghi thẳng "ông A là người đại diện theo pháp luật của công ty". Cách viết này cho cảm giác chắc chắn nhưng tự trói tay: mỗi lần đổi người là một lần sửa điều lệ. Với công ty cổ phần, sửa điều lệ thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông, nghĩa là phải triệu tập đại hội hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, mất thời gian hơn nhiều so với một cuộc họp hội đồng quản trị.
Ghi theo chức danh tách hai câu hỏi: ai giữ vai trò đại diện (do điều lệ quyết, ít thay đổi) và ai ngồi vào chức danh đó (do quyết định bổ nhiệm, có thể đổi nhanh). Người có thẩm quyền bổ nhiệm giám đốc, chủ tịch tự động là người quyết định người đại diện mới, không cần cơ quan cao hơn.
Có một trường hợp chủ sở hữu muốn ghi tên: khi họ muốn khoá cứng người đại diện để người được thuê điều hành không thể tự ý thay đổi, hoặc để nhà đầu tư thiểu số có quyền phủ quyết việc thay người. Mục tiêu này đạt được tốt hơn bằng điều khoản tỷ lệ biểu quyết đặc biệt cho việc bổ nhiệm chức danh đại diện, thay vì ghi tên cá nhân. Đây là chỗ đáng để hỏi người làm nghề trước khi chốt câu chữ.
Sửa điều lệ để thêm cơ chế kế nhiệm
Nếu điều lệ hiện tại chỉ có một câu ngắn về người đại diện, có thể bổ sung theo trình tự sau:
- Rà điều lệ hiện hành, đánh dấu mọi chỗ nhắc tới người đại diện, giám đốc, chủ tịch, uỷ quyền và tình huống khuyết chức danh.
- Soạn dự thảo điều khoản mới theo năm nội dung ở trên; đối chiếu với các quy định bắt buộc của Luật Doanh nghiệp để không viết trái luật.
- Gửi dự thảo cho thành viên hoặc cổ đông góp ý trước cuộc họp, nhất là thành viên thiểu số, để tránh tranh cãi về sau.
- Thông qua tại cơ quan có thẩm quyền sửa điều lệ: chủ sở hữu với công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên, đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần, đúng tỷ lệ điều lệ và luật yêu cầu.
- Lập điều lệ sửa đổi hoặc bản điều lệ hợp nhất có chữ ký của những người luật yêu cầu; lưu bản gốc ở trụ sở.
- Nếu việc sửa làm thay đổi nội dung đã đăng ký, như số lượng hoặc chức danh người đại diện, thì đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Phổ biến điều khoản mới cho kế toán trưởng, người dự bị và bộ phận làm việc với ngân hàng để họ biết phải làm gì khi có tình huống.
Câu chữ dễ gây tranh cãi về sau
Khi rà điều lệ cũ hoặc đọc dự thảo, chú ý những kiểu câu dưới đây; chúng thường là nguồn gốc của tranh chấp nội bộ khi có biến:
- "Giám đốc hoặc người được giám đốc chỉ định". Câu này cho phép một người tự chọn người thay mình mà không cần chủ sở hữu, dễ bị lạm dụng khi quan hệ đã xấu.
- "Trong trường hợp cần thiết". Không ai định nghĩa thế nào là cần thiết; mỗi bên hiểu một kiểu.
- "Người đại diện tạm thời". Luật không có chức danh đăng ký kiểu này; viết như vậy khiến đối tác và người được giao hiểu nhầm phạm vi quyền. Nên viết "người tạm thời thực hiện các việc sau".
- Không có thời hạn. Cơ chế tạm thời không có điểm kết thúc biến thành cơ chế vĩnh viễn.
- Mâu thuẫn giữa các điều. Điều này nói chủ tịch là người đại diện, điều khác lại giao giám đốc ký mọi hợp đồng nhân danh công ty mà không nhắc uỷ quyền.
- Chép quy định của luật cũ. Điều lệ lập từ nhiều năm trước có thể còn trích các quy định đã bị thay; khi sửa, rà lại toàn bộ cho khớp Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Ví dụ giả định: viết lại một điều khoản ngắn
Một công ty TNHH hai thành viên ở Cần Thơ có điều lệ chỉ ghi: "Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty." Giám đốc là con trai một thành viên; thành viên còn lại góp vốn nhưng không điều hành. Khi hai bên cân nhắc chuyện giám đốc có thể sang nước ngoài học dài hạn, họ nhận ra điều lệ không trả lời được câu hỏi ai ký trong lúc chờ và ai được chọn người mới.
Bản viết lại có thể gồm các ý sau, diễn đạt bằng lời của chính công ty: giám đốc là người đại diện theo pháp luật; khi giám đốc xuất cảnh, phải uỷ quyền bằng văn bản cho phó giám đốc hoặc người do hội đồng thành viên chấp thuận, kèm danh sách việc không được uỷ quyền; khi chức danh giám đốc khuyết, chủ tịch hội đồng thành viên triệu tập họp chọn người mới trong một thời hạn cụ thể, nếu chủ tịch không triệu tập thì thành viên kia có quyền triệu tập; trong thời gian chờ, phó giám đốc tạm thực hiện việc chi lương, nộp thuế, bảo hiểm và thanh toán hợp đồng đang thực hiện dưới một hạn mức.
Điều khoản này không làm ai có thêm quyền lực mới; nó chỉ ghi ra thành chữ những gì các thành viên vốn đã ngầm đồng ý. Chính vì thế nó nên được viết khi quan hệ còn tốt. Đợi đến lúc có tranh chấp mới viết thì mỗi câu đều thành một cuộc mặc cả.
Cũng nên lưu ý: những hạn mức và thời hạn nêu trong ví dụ là do công ty tự chọn cho phù hợp quy mô. Doanh nghiệp không nên chép nguyên con số của doanh nghiệp khác, vì một hạn mức hợp lý với cửa hàng nhỏ có thể quá thấp với nhà phân phối.
Câu hỏi thường gặp
Thay giám đốc là người đại diện có phải sửa điều lệ không?
Không, nếu điều lệ ghi vai trò đại diện theo chức danh giám đốc. Chỉ cần quyết định hoặc nghị quyết bổ nhiệm người mới và đăng ký thay đổi. Nếu điều lệ ghi tên cụ thể của người cũ, hoặc muốn đổi chức danh giữ vai trò đại diện, thì phải sửa điều lệ.
Điều lệ có được quy định người đại diện phải là thành viên góp vốn không?
Luật không cấm điều lệ đặt thêm tiêu chuẩn cho chức danh quản lý, miễn không trái quy định bắt buộc. Tuy vậy, đặt điều kiện quá chặt làm giảm lựa chọn khi cần người thay gấp; nên cân nhắc kỹ với doanh nghiệp nhỏ.
Công ty có thể quy định ba người đại diện theo pháp luật không?
Luật cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có một hoặc nhiều người đại diện, số lượng do điều lệ quyết. Càng nhiều người, càng cần phân quyền chi tiết để tránh chữ ký mâu thuẫn và để đối tác biết nên ký với ai.
Người được giao tạm thực hiện việc thiết yếu có tên trên giấy chứng nhận không?
Không. Người này thực hiện việc theo điều lệ hoặc theo uỷ quyền, không phải người đại diện theo pháp luật nên không đăng ký. Ngân hàng và đối tác có thể yêu cầu xem điều lệ, nghị quyết hoặc giấy uỷ quyền để biết phạm vi.
Điều lệ sửa đổi có phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Tuỳ nội dung sửa. Nếu sửa làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, như người đại diện hay vốn, thì đi kèm hồ sơ đăng ký thay đổi. Sửa những phần không thuộc nội dung đăng ký thì doanh nghiệp lưu giữ tại trụ sở; nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành.