Ở công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, chủ sở hữu đồng thời là chủ tịch công ty và có thể tự làm hoặc thuê người khác làm giám đốc. Thay giám đốc chỉ phải đăng ký thay đổi khi giám đốc là chức danh người đại diện theo pháp luật ghi trong điều lệ; còn chức chủ tịch chỉ đổi khi chủ sở hữu đổi. Vì vậy, câu hỏi đầu tiên luôn là: điều lệ đang ghi chức danh nào làm người đại diện.
Đây là mô hình phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ: một người góp toàn bộ vốn, tự làm chủ tịch, tự làm giám đốc, tự đứng tên đại diện. Đến lúc muốn giao bớt việc cho con, cho người thân hay một giám đốc thuê, nhiều người không biết nên đổi chức nào, có phải sửa điều lệ, có phải đổi tên trên giấy chứng nhận. Bài này gỡ từng trường hợp.
Cơ cấu của công ty TNHH một thành viên theo Luật Doanh nghiệp 2020
Luật Doanh nghiệp 2020 phân biệt theo chủ sở hữu. Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ có chủ tịch công ty và giám đốc hoặc tổng giám đốc; chủ sở hữu đồng thời là chủ tịch công ty và có thể kiêm hoặc thuê người khác làm giám đốc. Quyền, nghĩa vụ của giám đốc quy định tại điều lệ và hợp đồng giữa giám đốc với công ty.
Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ thì chọn một trong hai mô hình: chủ tịch công ty, giám đốc và kiểm soát viên; hoặc hội đồng thành viên, giám đốc và kiểm soát viên. Chủ tịch công ty hoặc các thành viên hội đồng do tổ chức chủ sở hữu bổ nhiệm, nên có thể thay mà không đổi chủ sở hữu. Một số điểm của mô hình này, như yêu cầu về kiểm soát viên, có thể khác ở doanh nghiệp nhà nước; bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành.
Ở cả hai trường hợp, người đại diện theo pháp luật phải là người giữ một trong các chức danh chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty hoặc giám đốc, tổng giám đốc; nếu điều lệ không quy định, người đại diện là chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty. Đây là lý do nhiều chủ doanh nghiệp tưởng mình đứng tên đại diện với tư cách giám đốc, trong khi điều lệ lại ghi theo chức chủ tịch, hoặc ngược lại.
Ba kiểu thay đổi hay gặp
Giữ chủ tịch, giao chức giám đốc cho người khác. Chủ sở hữu vẫn là chủ tịch, thuê hoặc bổ nhiệm con, người thân, người ngoài làm giám đốc. Nếu điều lệ ghi người đại diện là chủ tịch, không phải đăng ký thay đổi người đại diện; nếu ghi là giám đốc, phải đăng ký.
Giữ cả hai chức, thêm một người đại diện. Sửa điều lệ để công ty có hai người đại diện, ví dụ chủ tịch và giám đốc, rồi bổ nhiệm giám đốc mới. Phải đăng ký thay đổi vì danh sách người đại diện thay đổi.
Chuyển cả quyền sở hữu. Chủ sở hữu chuyển nhượng hoặc tặng cho toàn bộ vốn cho con; người nhận trở thành chủ sở hữu và đương nhiên là chủ tịch công ty. Đây là đăng ký thay đổi chủ sở hữu, kèm hệ quả về thuế và hợp đồng; được viết ở chuyên mục bán, chuyển nhượng doanh nghiệp.
Thay chức nào thì phải đăng ký gì
Bảng áp dụng cho công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ. Giấy tờ nội bộ cụ thể nên đối chiếu điều lệ của chính công ty.
| Tình huống | Điều lệ ghi người đại diện là | Có phải đăng ký thay đổi người đại diện | Giấy tờ nội bộ chính |
|---|---|---|---|
| Thuê giám đốc mới, chủ tịch giữ nguyên | Chủ tịch công ty | Không | Quyết định bổ nhiệm, hợp đồng với giám đốc |
| Thuê giám đốc mới, chủ tịch giữ nguyên | Giám đốc | Có | Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm; thông báo thay đổi |
| Muốn giám đốc thuê làm người đại diện, điều lệ đang ghi chủ tịch | Chủ tịch công ty | Có, sau khi sửa điều lệ | Quyết định sửa điều lệ, quyết định bổ nhiệm |
| Thêm người đại diện thứ hai | Chủ tịch hoặc giám đốc | Có | Quyết định sửa điều lệ, bổ nhiệm, thông báo thay đổi |
| Chủ sở hữu tặng cho toàn bộ vốn cho con | Chủ tịch công ty | Có, kèm đăng ký đổi chủ sở hữu | Hợp đồng tặng cho, giấy tờ chứng minh hoàn tất chuyển quyền |
Lưu ý rằng chức danh giám đốc không xuất hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu giám đốc không phải người đại diện. Thay giám đốc trong trường hợp đó là việc nội bộ, nhưng vẫn nên thông báo cho ngân hàng và đối tác nếu giám đốc cũ từng được uỷ quyền ký.
Giao công ty cho con mà chưa muốn chuyển quyền sở hữu
Nhiều chủ doanh nghiệp gia đình muốn con tập điều hành và đứng tên đại diện trước, còn quyền sở hữu thì giữ lại một thời gian. Mô hình công ty TNHH một thành viên cho phép làm vậy: chủ sở hữu giữ chức chủ tịch, bổ nhiệm con làm giám đốc, và nếu muốn con đứng tên đại diện thì điều lệ ghi giám đốc là người đại diện, hoặc ghi cả chủ tịch và giám đốc.
Lựa chọn một hay hai người đại diện là chuyện kiểm soát. Nếu chỉ con là người đại diện, chủ sở hữu vẫn giữ quyền quyết định những việc luật và điều lệ dành cho chủ sở hữu, như sửa điều lệ, tăng giảm vốn, phê duyệt hợp đồng lớn, bổ nhiệm và miễn nhiệm giám đốc. Nhưng trong giao dịch thường ngày, đối tác sẽ làm việc với con. Nếu cả hai cùng là người đại diện, chủ sở hữu vẫn ký được khi cần, đổi lại phải phân quyền rõ để tránh hai chữ ký mâu thuẫn.
Ví dụ giả định: một công ty may gia công ở Nghệ An, chủ sở hữu là người cha, muốn con gái điều hành sau khi học xong. Phương án là sửa điều lệ để chủ tịch và giám đốc đều là người đại diện, hợp đồng trên một mức giá trị cần chủ tịch chấp thuận bằng văn bản, con gái làm giám đốc. Sau vài năm, nếu mọi thứ ổn, người cha tặng cho vốn và con gái trở thành chủ sở hữu, chủ tịch. Cách đi từng bước như vậy giúp ngân hàng và khách hàng quen dần với người mới.
Nếu con đang là viên chức hoặc thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp, lộ trình phải bắt đầu bằng việc giải quyết tư cách đó trước.
Công ty do tổ chức làm chủ: thay chủ tịch công ty là người đại diện
Khi chủ sở hữu là một công ty khác, một hợp tác xã hay một tổ chức, chủ tịch công ty không phải chính chủ sở hữu mà là người được tổ chức đó bổ nhiệm. Thay chủ tịch vì vậy là việc của tổ chức chủ sở hữu: cơ quan có thẩm quyền của tổ chức ra quyết định miễn nhiệm người cũ, bổ nhiệm người mới theo điều lệ của chính tổ chức đó và điều lệ công ty con.
Nếu chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty con, việc thay chủ tịch kéo theo đăng ký thay đổi người đại diện. Hồ sơ thường cần thêm văn bản thể hiện quyết định của tổ chức chủ sở hữu, ký bởi người có thẩm quyền của tổ chức đó. Cơ quan đăng ký sẽ đối chiếu người ký với thông tin đăng ký của tổ chức chủ sở hữu, nên nếu chính công ty mẹ cũng vừa đổi người đại diện, hãy hoàn tất việc của công ty mẹ trước.
Một điểm hay nhầm: người đại diện theo uỷ quyền phần vốn của tổ chức chủ sở hữu tại công ty con không đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty con. Hai vai trò có thể do cùng một người giữ, nhưng căn cứ pháp lý khác nhau và thủ tục thay cũng khác nhau. Khi tập đoàn luân chuyển cán bộ, nên lập một bảng ghi rõ mỗi người đang giữ vai trò gì ở từng công ty con để không thay sót.
Các bước khi thay giám đốc là người đại diện
Trường hợp phổ biến nhất là chủ sở hữu kiêm chủ tịch thuê hoặc giao cho người khác làm giám đốc, và điều lệ ghi giám đốc là người đại diện:
- Đọc điều lệ hiện hành, xác nhận chức danh người đại diện và quy định về bổ nhiệm giám đốc.
- Kiểm tra người được chọn không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp, đáp ứng điều kiện chuyên ngành nếu có.
- Chủ sở hữu ra quyết định miễn nhiệm chức giám đốc của mình hoặc của giám đốc cũ, và quyết định bổ nhiệm giám đốc mới với ngày hiệu lực.
- Ký hợp đồng với giám đốc mới, ghi quyền hạn, hạn mức, thù lao, điều kiện chấm dứt.
- Nộp hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Lập biên bản bàn giao nếu người cũ không phải chính chủ sở hữu.
- Cập nhật ở ngân hàng, chữ ký số, hoá đơn, bảo hiểm, sàn và đối tác.
Những lỗi hay gặp ở mô hình một chủ
Vì một người nắm cả quyền sở hữu, quyền quyết định và quyền ký, mô hình này dễ sinh những lỗi sau khi bắt đầu chia vai:
- Ký quyết định bổ nhiệm giám đốc nhưng không ghi rõ ai là người đại diện, đến khi nộp hồ sơ mới phát hiện điều lệ ghi khác.
- Không có hợp đồng với giám đốc thuê, nên không rõ quyền hạn; giám đốc ký vượt điều chủ sở hữu muốn mà không ai chứng minh được giới hạn.
- Chủ sở hữu vẫn ký giấy tờ với chức danh giám đốc sau khi đã giao chức đó cho người khác, gây lẫn lộn với ngân hàng và đối tác.
- Nhầm việc thay chủ tịch với thay giám đốc: ở công ty do cá nhân làm chủ, muốn đổi chủ tịch thì phải đổi chủ sở hữu, không thể chỉ ra quyết định bổ nhiệm.
- Quên rằng các quyết định của chủ sở hữu phải được lập thành văn bản và lưu giữ; quyết định miệng không làm bằng chứng được khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên có bắt buộc làm chủ tịch công ty không?
Với công ty do cá nhân làm chủ sở hữu, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định chủ sở hữu đồng thời là chủ tịch công ty. Với công ty do tổ chức làm chủ, tổ chức bổ nhiệm người làm chủ tịch công ty hoặc thành viên hội đồng thành viên.
Thuê giám đốc rồi thì chủ sở hữu còn ký hợp đồng được không?
Được nếu chủ sở hữu vẫn là người đại diện theo pháp luật với chức danh chủ tịch, hoặc ký trong phạm vi quyền của chủ sở hữu. Nếu chỉ giám đốc là người đại diện, chủ sở hữu muốn ký giao dịch thường ngày cần có uỷ quyền hoặc sửa điều lệ để có thêm người đại diện.
Có thể vừa là chủ sở hữu, chủ tịch, vừa là giám đốc của hai công ty khác nhau không?
Luật Doanh nghiệp không cấm chung việc một người làm quản lý ở nhiều doanh nghiệp, trừ một số trường hợp đặc thù như doanh nghiệp nhà nước hoặc khi điều lệ, hợp đồng có ràng buộc. Cần kiểm thêm quy định riêng của ngành nếu ngành nghề có điều kiện về người quản lý.
Thay giám đốc không phải người đại diện có phải báo cơ quan nào không?
Không phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh vì giám đốc không có tên trên giấy chứng nhận. Nhưng nên thông báo cho ngân hàng, đối tác nếu giám đốc cũ từng được uỷ quyền, và kiểm giấy phép chuyên ngành xem có ghi tên giám đốc không.
Muốn con đứng tên đại diện nhưng con đang ở nước ngoài thì sao?
Công ty phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu con là người đại diện duy nhất mà ở nước ngoài, phải có uỷ quyền bằng văn bản cho người cư trú tại Việt Nam; cách gọn hơn là để chủ sở hữu cùng làm người đại diện trong giai đoạn con chưa về.