Sau khi thôi giữ chức, người đại diện theo pháp luật cũ không còn quyền nhân danh công ty, nhưng vẫn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về những vi phạm nghĩa vụ trong thời gian tại vị, như không trung thực, không cẩn trọng, lạm dụng chức vụ gây thiệt hại cho công ty. Còn các hợp đồng, khoản nợ ký đúng thẩm quyền nhân danh công ty thì công ty gánh, không chuyển sang cá nhân người cũ hay người mới.
Ranh giới giữa trách nhiệm của công ty và trách nhiệm của cá nhân là chỗ cả người cũ, người mới lẫn chủ sở hữu hay hiểu sai. Bài này viết cân bằng cho cả ba phía: nguyên tắc chung, những trách nhiệm cá nhân còn đi theo, khoảng hở giữa ngày thôi và ngày đăng ký xong, và cách mỗi bên tự bảo vệ mình.
Nguyên tắc: giao dịch nhân danh công ty thì công ty chịu
Người đại diện theo pháp luật xác lập, thực hiện giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người đại diện xác lập trong phạm vi đại diện làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của pháp nhân, không phải của cá nhân người ký. Vì vậy, hợp đồng vay, hợp đồng mua bán, khoản nợ nhà cung cấp mà giám đốc cũ ký đúng thẩm quyền vẫn là nghĩa vụ của công ty sau khi giám đốc đó nghỉ.
Điều này đúng cả với công ty TNHH và công ty cổ phần, nơi chủ sở hữu, thành viên, cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp. Người đại diện không tự động phải trả nợ của công ty bằng tài sản riêng chỉ vì từng ký hợp đồng. Doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh thì khác: chủ doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình, nhưng đó là do tư cách chủ sở hữu, không phải do vai trò đại diện.
Ngoại lệ nằm ở những trường hợp người đại diện làm vượt thẩm quyền, làm vì lợi ích riêng, hoặc vi phạm nghĩa vụ luật đặt ra cho người quản lý. Khi đó, trách nhiệm cá nhân phát sinh và không biến mất khi họ thôi chức.
Những trách nhiệm cá nhân còn đi theo người cũ
Vi phạm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu người đại diện thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, và chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các nghĩa vụ đó. Thôi chức không xoá trách nhiệm với những gì đã xảy ra khi còn tại vị.
Lạm dụng chức vụ, tư lợi. Dùng thông tin, cơ hội kinh doanh, tài sản của công ty cho mình hoặc người thân; ký giao dịch với người có liên quan mà không qua thủ tục chấp thuận luật hoặc điều lệ yêu cầu. Công ty có thể đòi bồi thường, đòi lại lợi ích đã thu.
Giao dịch vượt thẩm quyền. Phần giao dịch vượt phạm vi đại diện có thể không ràng buộc công ty; khi đó bên giao dịch có thể quay sang đòi người đã ký vượt quyền, trừ khi họ biết hoặc phải biết về việc vượt quyền.
Trách nhiệm hành chính và hình sự cá nhân. Một số vi phạm hành chính và tội phạm xác định trách nhiệm theo cá nhân đã thực hiện hành vi. Trách nhiệm này gắn với người, không chuyển sang người kế nhiệm. Bài không đi vào từng tội danh; đó là việc của người làm nghề luật trong từng vụ cụ thể.
Cam kết cá nhân. Bảo lãnh cá nhân cho khoản vay của công ty, cam kết bảo mật, cam kết không cạnh tranh trong hợp đồng với công ty: những thứ này ký bằng tư cách cá nhân nên tiếp tục có hiệu lực theo nội dung đã ký, không phụ thuộc việc còn làm giám đốc hay không.
Khoảng hở từ ngày thôi đến ngày đăng ký xong
Thời điểm người cũ mất quyền đại diện trong quan hệ nội bộ là thời điểm quyết định miễn nhiệm có hiệu lực. Nhưng trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tên người cũ còn nằm đó cho đến khi đăng ký thay đổi xong. Trong khoảng này, đối tác chỉ nhìn giấy chứng nhận có thể vẫn coi người cũ là người có quyền.
Hậu quả đi theo hai chiều. Với công ty: nếu người cũ tiếp tục ký giao dịch với bên thứ ba ngay tình, công ty có thể khó từ chối trách nhiệm, nhất là khi chính công ty chậm đăng ký và chậm thông báo. Với người cũ: tên còn trên hồ sơ có thể kéo họ vào những việc phát sinh sau ngày nghỉ, chẳng hạn bị liên hệ về nghĩa vụ của công ty, hoặc bị áp dụng các biện pháp mà cơ quan nhà nước dành cho người đại diện của doanh nghiệp đang có nghĩa vụ chưa hoàn thành. Phần biện pháp liên quan đến nghĩa vụ thuế thuộc chuyên trang thuế; ở đây chỉ lưu ý rằng chậm đăng ký thay đổi là bất lợi cho chính người đã nghỉ.
Cả hai phía vì thế đều có lợi khi đăng ký thay đổi nhanh và thông báo rộng. Người cũ không có quyền tự nộp hồ sơ thay đổi người đại diện thay công ty, nhưng có quyền yêu cầu công ty làm, và nên yêu cầu bằng văn bản có lưu vết.
Người mới có phải gánh việc của người cũ không
Về nguyên tắc, không. Người đại diện mới đại diện cho công ty từ ngày được bổ nhiệm; nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch cũ là nghĩa vụ của công ty, người mới chỉ có trách nhiệm điều hành công ty thực hiện nghĩa vụ đó. Người mới không chịu trách nhiệm cá nhân cho vi phạm mà người cũ đã thực hiện.
Tuy nhiên, người mới sẽ chịu trách nhiệm về cách mình xử lý hậu quả từ khi nhận chức. Biết có một khoản nợ bảo hiểm xã hội chưa đóng mà tiếp tục để đó, biết hợp đồng có vấn đề mà vẫn ký phụ lục gia hạn, là những quyết định của người mới, không còn là của người cũ.
Vì thế, việc đầu tiên của người mới nên là rà hiện trạng và ghi lại trong biên bản bàn giao hoặc một báo cáo gửi chủ sở hữu: những nghĩa vụ đang treo, những giao dịch có dấu hiệu bất thường, những hồ sơ thiếu. Văn bản này tách bạch trách nhiệm theo thời gian và giúp chủ sở hữu quyết định có truy trách nhiệm người cũ hay không.
Một số tình huống thường gặp
Bảng dưới là ví dụ giả định để minh hoạ nguyên tắc chung. Kết luận trong từng vụ thật phụ thuộc chứng cứ, điều lệ và văn bản đã ký.
| Tình huống | Ai chịu nghĩa vụ chính | Người cũ có trách nhiệm cá nhân không |
|---|---|---|
| Hợp đồng mua hàng ký đúng hạn mức, công ty chưa trả tiền | Công ty | Thường không |
| Hợp đồng vượt hạn mức điều lệ, đối tác biết giới hạn | Phần vượt có thể không ràng buộc công ty | Có thể bị đối tác đòi phần vượt |
| Ký hợp đồng với công ty của người thân, giá bất lợi, không qua chấp thuận | Công ty vẫn có thể phải thực hiện với bên ngay tình | Có thể phải bồi thường cho công ty |
| Bảo lãnh cá nhân cho khoản vay của công ty | Công ty là bên vay | Có, theo hợp đồng bảo lãnh đã ký |
| Ký văn bản nhân danh công ty sau ngày bị miễn nhiệm | Tuỳ bên kia ngay tình hay không | Có thể, vì không còn thẩm quyền |
Bảng cho thấy câu trả lời hiếm khi là có hoặc không tuyệt đối; nó phụ thuộc vào thẩm quyền lúc ký, mức độ biết của bên kia, và việc công ty đã thông báo thay đổi hay chưa.
Người cũ tự bảo vệ mình thế nào
Dù rời đi trong hoà khí hay căng thẳng, người đại diện cũ nên làm những việc sau:
- Giữ bản sao quyết định miễn nhiệm hoặc văn bản chấp thuận đơn từ chức, có ngày hiệu lực rõ.
- Bàn giao có biên bản, ghi đủ con dấu, chữ ký số, tài khoản, hồ sơ và việc đang dở; giữ một bản.
- Gửi văn bản yêu cầu công ty đăng ký thay đổi người đại diện trong thời hạn luật định; lưu bằng chứng gửi.
- Thông báo cho các ngân hàng, đối tác mình từng làm đầu mối rằng mình không còn thẩm quyền từ ngày hiệu lực, nếu công ty chậm thông báo.
- Rà lại các cam kết cá nhân như bảo lãnh, thế chấp tài sản riêng cho công ty; làm việc với ngân hàng để thay bên bảo lãnh nếu được.
- Không ký thêm bất kỳ văn bản nào nhân danh công ty sau ngày hiệu lực, kể cả khi được nhờ.
Nếu công ty kéo dài không đăng ký thay đổi, người cũ có thể phản ánh với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ đăng ký; cách làm cụ thể nên hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận.
Khi nào nên nhờ luật sư
Những tình huống có tiền lớn, có dấu hiệu tư lợi hoặc có nguy cơ hình sự không nên tự xử lý. Nếu chủ sở hữu định khởi kiện người cũ đòi bồi thường, cần đánh giá chứng cứ, thời hiệu và chi phí trước. Luật Doanh nghiệp 2020 cho thành viên công ty TNHH và cổ đông đáp ứng điều kiện luật định quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện người quản lý; đây là công cụ mạnh nhưng phải dùng đúng thủ tục.
Ngược lại, nếu bạn là người cũ và nhận được văn bản yêu cầu bồi thường, đừng vội ký cam kết hay thừa nhận. Đọc kỹ cáo buộc, đối chiếu biên bản bàn giao, quyết định giao việc, nghị quyết đã thông qua giao dịch bị cho là có vấn đề. Nhiều giao dịch bị nghi ngờ thực ra đã được chủ sở hữu hoặc hội đồng chấp thuận đúng thủ tục.
Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng ban đầu về tình huống của mình, rồi quyết định có cần thuê người làm nghề đại diện hay không. Thông tin trong bài là kiến thức pháp lý phổ thông, không thay cho ý kiến của luật sư về hồ sơ cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc cũ có phải trả nợ thay công ty không?
Thường là không, nếu công ty là TNHH hoặc cổ phần và khoản nợ phát sinh từ giao dịch ký đúng thẩm quyền. Giám đốc chỉ phải trả bằng tài sản riêng khi đã bảo lãnh cá nhân, khi ký vượt quyền với bên không biết giới hạn, hoặc khi gây thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ người quản lý.
Công ty có thể kiện giám đốc cũ sau khi người đó đã nghỉ bao lâu?
Việc khởi kiện chịu thời hiệu theo quy định tố tụng và dân sự, tính từ thời điểm luật định, không phải vô hạn. Thời hiệu cụ thể phụ thuộc loại yêu cầu, nên cần hỏi người làm nghề luật sớm khi phát hiện thiệt hại, tránh để quá hạn.
Người đại diện mới có bị phạt vì công ty chậm đăng ký thay đổi trước khi mình nhận chức không?
Vi phạm hành chính về đăng ký doanh nghiệp thường áp dụng với doanh nghiệp, không phải cá nhân người mới. Nhưng sau khi nhận chức, người mới có trách nhiệm điều hành công ty khắc phục, như nộp hồ sơ còn thiếu. Để lâu thì phần chậm sau đó thuộc thời gian của người mới.
Người cũ đã xin nghỉ nhưng công ty chưa ra quyết định thì còn trách nhiệm không?
Đơn từ chức có hiệu lực từ khi nào phụ thuộc điều lệ, quy định về người quản lý và hợp đồng giữa hai bên. Trong khoảng chưa rõ ràng, người đó vẫn có thể bị coi là người đại diện. Nên yêu cầu công ty xác nhận bằng văn bản và tránh ký giấy tờ trong thời gian chờ.
Chủ sở hữu có quyền giữ lương, thưởng của giám đốc cũ cho đến khi bàn giao xong không?
Nếu giám đốc cũ có hợp đồng lao động, việc trả lương khi chấm dứt hợp đồng chịu quy định của pháp luật lao động, không thể tuỳ ý giữ lại để gây sức ép. Các khoản bồi thường thiệt hại phải được xác định theo thủ tục. Trường hợp tranh chấp, nên tách hai việc và hỏi người làm nghề.